Vad menar vi med "Redaktörsguide"? Jo, det handlar kort och gott om att ge stöttning, verktyg och skapa trygghet bland era redaktörer och på så vis minska antalet interna frågor. Publicerar ni en redaktörsguide i er hemmeny så har ni alltid kunskapen samlad och sparad - oavsett om nya redaktörer tillkommer eller om väldigt kunniga redaktörer slutar. Helt enkelt ett smart sätt för att bevara kunskapen och minska personberoendet internt!
I den här artikeln presenterar vi förslag på hur en redaktörsguide kan se ut - se detta som inspiration och kom ihåg att anpassa er guide efter er verksamhet!
Vad ska vara med i en redaktörsguide?
Det beror såklart på vilka funktioner ni använder och vad för ansvar som ligger hos era redaktörer. Här nedan presenteras några förslag som lyfter både bra frågor att ställa er, samt förklarande text kring hur man skapar innehåll på Spintr. Plocka ut det som är relevant för er, och komplettera med interna riktlinjer och råd.
Sedan är det bara att börja skapa er guide - antingen som textsidor, en blogg eller Wikis. Och kom ihåg att målgruppsstyra guiden så den endast är synlig för era redaktörer, samt att bygga upp en struktur med tydliga avsnitt.
Avsnitt 1: Inledning och förklaring av guiden som följer
Inled guiden med en introduktionstext som förklarar vilket värde era redaktörer bidrar med och som kort förklarar vad för information de hittar i er Redaktörsguide. Nedan ser du ett exempel på inledande text för er Redaktörsguide - anpassa såklart efter er verksamhet och det budskap ni önskar förmedla.
Välkommen som redaktör!
Exempel:
Som redaktör är du med och håller intranätet levande. Du ser till att kollegor hittar rätt information, får nyheter som engagerar och att de känner sig delaktiga i vår gemenskap.
Din insats gör intranätet till mer än en informationsbank – det blir en plats som stärker samarbete, stolthet och kultur.
Den här guiden hjälper dig att lyckas i rollen, med tips och riktlinjer så att vi kan skapa en kommunikationsplattform som verkligen gör skillnad.
Avsnitt 2: Övergripande förklaring av deras ansvar och era interna riktlinjer
Tanken med detta avsnitt är att ge redaktörerna en överblick över deras kommande arbetsuppgifter, samt förklara vad ni förväntar er av dem. Likaså tydliggöra hur text ska produceras, hur bilder ska användas och vad som gäller kring underhåll av skapat innehåll.
Syfte och bakgrund
Kort förklaring av ert syfte och mål med Spintr:
Varför valde ni Spintr?
Varför har ni en internkommunikationsplattform?
Vad önskar ni att uppnå?
Roll och ansvar
Vad innebär rollen som redaktör och vad för förväntningar har ni på era redaktörer?
Vad för olika roller finns det, och vad skiljer dem åt? (Läs här om du är osäker).
Underhåll och kvalitetssäkring
Skapa tydlighet kring ansvar för uppdatering och kvalitetssäkring av innehåll.
Ska alla redaktörer ha som vana att använda funktionen "Förfallodatum"?
Om ja, hur ofta bör innehållet granskas?
Ska redaktörer använda "Godkännare av innehåll"?
Om ja, gäller det allt innehåll på textsidor eller bara vissa områden?
Tonalitet, media och struktur
Tydliggör hur ni önskar att text produceras, vilken tonalitet ni önskar att ha, och hur ni ska arbeta med bilder - ska det vara bilder från Unsplash eller era egna bilder? Ska texten vara lättsam och enkel, eller mer förklarande och detaljrik?
Hur önskar ni jobba med rubriker och underrubriker - helt enkelt er grundstruktur!
Avsnitt 3: Förklara vissa utvalda funktioner som är viktiga att era redaktörer har koll på!
Avsnitt tre är till för att förklara funktioner och ge dem stöd i hur de gör rätt. Ibland räcker det att dela vår inspelade utbildningsfilm, och ibland behöver filmen kompletteras med fler avsnitt. Vi har i exemplet nedan plockat ut de vanligaste funktionerna och inställningarna som många andra användare av Spintr väljer att trycka lite extra på!
Hur fungerar Spintr?
Exempel:
Enklast för er alla är att först se den här utbildningsfilmen. Här går Spintr's utbildare igenom allt nödvändigt för er att veta. Kom ihåg att ni alltid kan gå tillbaka och se filmen igen om ni skulle glömma någon del!
Att sätta rätt målgrupp
Exempel:
Det viktigaste vi har är målgruppsstyrningen i Spintr. Målgruppsstyrningen avgör vilka som ska se och ta del av publicerat innehåll. Ställ gärna de här kontrollfrågorna till dig själv innan publicering:
För vem är den här informationen viktig?
För vilka skapar detta innehåll värde?
Behöver verkligen alla ta del av den här informationen?
Är språket och nivån anpassad för vald målgrupp?
Synlig för: Valda grupper/mottagargrupper kommer se innehållet.
Användaren måste tillhöra alla valda målgrupper: Vad betyder detta?
Kryssar ni i detta fält så kommer i endast Butikschefer i Stockholm att se innehållet.
Kryssar ni inte i detta fält så kommer alla Butikschefer och alla i Stockholm att se innehållet.
Dolt för: Om ni önskar att dölja innehållet för en utvald grupp. Kanske ska alla i Sverige se det ni skapat, förutom de som tillhör Malmö? Då lägger ni till Malmö under "Dolt för".
Tänk på: Om du styr innehållet mot en målgrupp som du själv inte är en del av så kommer du inte att se innehållet i din "användarvy" på Spintr. Du hittar det alltid under "Administration" och "Innehåll" - men alltså inte i din användarvy. Vill du se hur det ser ut för mottagarna? Ha som vana att alltid lägga med dig själv som målgrupp!
Textsidor
Exempel:
Viktiga inställningar att alltid se över en extra gång:
Målgrupp: Vem/Vilka ska se innehållet?
Placering: Var i menystrukturen är det logiskt att textsidan placeras?
Förfallodatum: Detta för att sidansvarig ska få notiser om att granska och uppdatera innehållet regelbundet (kommunicera gärna en tidsram som ni ska jobba efter - ex. "aldrig längre än 6 månader")
Sidansvarig: Säkerställ att rätt person ligger som sidansvarig (om det är en annan person än du själv).
Godkännare av innehåll: Fyll i denna om du jobbar med innehåll där godkännande krävs (ex. Ekonomi, Hållbarhet och HR).
Tänk alltid igenom vilken struktur och vilket upplägg som blir bäst för mottagaren av innehållet. Vår hemmeny ska vara lätt att navigera i och lätt att hitta rätt i!
Nyheter
Exempel:
Viktiga punkter att ha med sig när du skriver en nyhet:
Målgrupp: Vilka bör ta del av innehållet?
Vilken prioritering ska nyheten ha? Standard, bra att veta, måste veta.
Vill du säkerställa att alla sett nyheten? Aktivera "Läskvitto".
Väldigt viktig nyhet som alla måste ta del av? Välj "Skicka som e-post" - då får samtliga inom vald målgrupp ett mail med länk till nyheten.
Fäster du nyheten: Säkerställ först hur många nyheter som är fästa, och fäst gärna inte nyheten längre än 1 vecka.
Om du fäster så kan du välja färg på nyhetsbilden som visas - valen är ingen, toning eller intranätets färg. Nedan ser du ett exempel med "Intranätets färg".
Om möjligt, förbered gärna nyheter med publiceringsdatum längre fram.
Säkerställ att vald bild förstärker budskapet i nyheten!
Filer
Exempel:
Alla filer som vi önskar att bifoga till en textsida, nyhet eller liknande ska alltid först laddas upp i vår filbank! Detta för att innehållet i filen ska vara sökbart för våra medarbetare.
Hur bifogar vi filer?
Det finns olika sätt att bifoga filer. Vi ska alltid bifoga genom textredigeringsverktyget (se bild). Då presenteras alltid filen på samma sätt och medarbetaren känner igen sig.
Mediabank
Exempel:
Det finns en stor del bilder uppladdat i vår mediabank - använd dem gärna! Du får mer än gärna också använda Spintr's funktion Unsplash, men tänk på att bilden gärna ska ha en tydlig koppling till budskapet i texten.
Att skapa i mobilappen
Exempel:
Det går att skapa visst innehåll genom mobilappen, men vi rekommenderar er redaktörer att främst arbeta från desktop - då har ni tillgång till samtliga funktioner och inställningar.
Det som går att skapa genom mobilappen är:
Nyheter (med viss begränsning kring inställningar)
Akutmeddelanden
Produkter (om ni har den funktionen aktiverad)
Och såklart inlägg i det sociala flödet
Tips: När man skapar innehåll och material i desktopläge kan det vara smart att gå in på mobilappen för att se hur det ser ut där!
Checklista - innan du publicerar
Ett bra stöd kan vara att dela en check-lista med era redaktörer. Vi har förslag på några frågor men ändra/komplettera efter er kommunikationsstrategi och era mål!
Förslag på check-lista:
Är innehållet relevant och korrekt?
Är språket tydligt och anpassat till målgruppen?
Är datum, länkar och dokument rätt?
Passar valda bilder ihop med innehållet?
Har du rätt inställningar på ditt innehåll?
Är sidan tillgänglig?
Avsnitt 4: Vanliga frågor och hjälp att få
Det avslutande avsnittet är tänkt att lyfta FAQ samt vilka kontaktvägar som finns - internt och externt. Lägg gärna med medarbetarkorten på de som man kan ta kontakt med, om det så väl är Kommunikatör, Marknadschef, HR chef, IT chef eller annan. Lyft gärna också Spintr's hjälpcenter och support för tekniska frågor.
Vanliga frågor
Bygg gärna en FAQ för redaktörer och fyll på den löpande - då säkerställer ni att alla frågor får svar och ni slipper svara på samma frågor flera gånger!
Vanliga frågor:
När skriver jag i sociala flödet vs skapar en nyhet?
Får jag redigera i innehåll som jag själv inte skrivit?
Vad gör jag om jag råkat publicera fel?
Kan jag återställa en gammal version?
Hur ofta ska jag gå igenom mina sidor?
Vad gör jag om jag ser att någon annans sida är inaktuell?
Och önskar ni förklara samtliga funktion som ni använder på Spintr? Länka då gärna direkt till vårt Hjälpcenter (utbildningsfilmen eller direkt till artiklar), så slipper ni skriva innehållet själva och vi säkerställer att det alltid är uppdaterat.
Hjälpcenter & Spintr's support
Exempel:
Stöter ni på problem med Spintr's plattform? Är det något som inte fungerar som det ska? Skicka då iväg ett meddelande till support@spintr.com eller chatta med dem. Ni hittar chatten nere i höger hörn i inloggat läge. Där når ni även Spintr's hjälpcenter - så läs där innan ni hör av er!
Vem internt hos oss kan du sträcka ut en hand till?
Exempel:
Ni får såklart alltid höra av er till [kontaktpersoner]om ni har frågor kring skapandet, struktur, strategi, innehåll etc. Vi finns här för att stötta er - det är bara att ringa eller skicka ett meddelande! Och hellre fråga en gång för mycket!
Tillsammans gör vi intranätet levande - en plats där kultur och engagemang växer!
Stöd av oss på Spintr
Efter att ni läst igenom vårt förslag på redaktörsguide så kanske ni önskar bolla era tankar och idéer med någon från Spintr? Ta då kontakt med er Customer Success Manager eller vår Support - vi hjälper er mer än gärna!
Och - kom ihåg att detta bara är förslag och exempel på områden att lyfta i en redaktörsguide. Ni skapar er egen utifrån er verksamhet, er strategi och era mål!