Att bygga upp ett intranät blir enklare om ni planerar lite innan ni börjar fylla på med innehåll. Använd checklistan nedan som stöd genom projektet – från de första funderingarna till lansering och förvaltning.

Längre ned i artikeln hittar ni även en "snabbcheck" inför lansering - säkerställ gärna att ni har berört och beslutat kring samtliga punkter innan ni lanserar.

Och som alltid: Har ni frågor så är ni mer än välkomna att ta kontakt med oss på Spintr!

Innan ni börjar

Börja med att fundera på varför ni har ett intranät och vad det ska hjälpa er med.

Vad är syftet med intranätet?
Vilka behov ska det lösa för medarbetarna?
Vad vill ni att medarbetarna ska kunna hitta eller göra?
Vilka är era viktigaste målgrupper?
Finns det information som idag finns på flera olika platser och som ni vill samla?

Tips: utgå från medarbetarnas behov. Vad behöver de hitta för att underlätta vardagen?

Planera innehållet

Bestäm vilken information som ska finnas på intranätet.

Vanliga exempel är:

Nyheter och aktuella händelser
Organisation och kontaktuppgifter
HR-information och personalhandbok
Policys och riktlinjer
Rutiner och arbetssätt
IT och support
Förmåner och friskvård
Mallar och dokument
Projekt- och avdelningsinformation
Vanliga frågor och svar

Diskutera och bestäm:

Vad ska finnas på plats vid lansering?
Vad kan vänta till senare?
Vilket befintligt innehåll behöver flyttas?
Finns det gammal information som behöver uppdateras eller tas bort?

Tips: Försök inte få med allt på en gång. Börja med det viktigaste och bygg vidare över tid.

Bestäm strukturen

Gör det enkelt för användarna att hitta rätt.

Vilka huvudområden och sidor behöver ni?
Vad ska finnas i huvudmenyn?
Var hör olika typer av information hemma?
Vilket innehåll ska vara lättast att nå?
Hur ska användarna kunna söka efter information?

Tips: Låt gärna några personer som inte varit med och byggt intranätet testa strukturen. Kan de hitta det de letar efter?

Utse ansvariga

Ett intranät behöver underhållas och uppdateras även efter lanseringen.

Vem är övergripande ansvarig för intranätet?
Vem ansvarar för olika delar eller sidor?
Vem publicerar nyheter?
Vem ser till att informationen hålls uppdaterad?
Vem tar emot frågor och feedback?

Tips: Tydliga ansvarsområden gör det enklare att hålla intranätet aktuellt över tid.

Planera behörigheter och målgrupper

All information behöver inte vara tillgänglig för alla.

Vilka personer ska vara administratörer och redaktörer?
Behöver ni extra mottagargrupper? Om ja, vilka?
Behöver olika avdelningar ha egna ytor?
Finns det innehåll som bara vissa grupper ska kunna se?
Vem ansvarar för att administrera behörigheter?

Tips: Börja gärna enkelt. En alltför komplex behörighetsstruktur kan bli svår att administrera.

Inloggning och användarhantering

Se till att det är enkelt för användarna att komma igång.

Hur ska användarna logga in?
Kan de använda sin vanliga arbetsinloggning, SSO?
Behöver någon användare skapas manuellt?
Har ni testat inloggningen?
Är det tydligt var användarna hittar intranätet?
Finns det en plan för nya medarbetare?
Vad händer när en medarbetare slutar?

Tips: Hör av er till support@spintr.com om ni önskar veta mer om inloggning.

Förbered en medarbetarguide

En kort guide kan göra starten enklare för alla medarbetare.

Guiden kan exempelvis beskriva:

Så här loggar du in
Här hittar du intranätet
Så här hittar du information
Så här använder du sökfunktionen
Så här hittar du nyheter och dokument
Hit vänder du dig om du behöver hjälp

Tips: För en mer detaljerad förklaring, läs mer här.

Bygg och fyll på innehåll

När strukturen är på plats är det dags att börja bygga.

Är innehållet korrekt och uppdaterat?
Är texterna enkla och tydliga?
Är det lätt att skumma och hitta det viktigaste?
Är länkar och dokument aktuella?
Är det tydligt vem som ansvarar för innehållet?
Är bilder och annat visuellt innehåll relevant och uppdaterat?

Tips: Skriv för användaren. Fundera på vad personen behöver veta – och gör det enkelt att hitta svaret.

Testa innan lansering

Låt gärna några medarbetare testa intranätet innan ni lanserar det för alla.

Be dem exempelvis att:

Logga in för första gången
Hitta en policy eller rutin
Hitta kontaktuppgifter
Leta upp en nyhet
Hitta ett dokument eller en mall
Söka efter information
Testa olika delar av intranätet

Kontrollera också att:

Inloggning och behörigheter fungerar
Länkar och dokument fungerar
Innehållet är korrekt
Intranätet fungerar på relevanta enheter

Planera lanseringen

Hjälp medarbetarna att förstå vad intranätet är, varför det finns och hur de kommer igång.

Har ni bestämt ett lanseringsdatum?
Har ni berättat varför ni lanserar intranätet?
Har ni berättat vad medarbetarna kan hitta där?
Har ni skickat ut information om hur man loggar in?
Vet medarbetarna vart de ska vända sig med frågor?

Tips: Berätta inte bara att intranätet finns – visa också varför det är värdefullt att använda. Kika gärna in vår lanseringschecklista.

Efter lanseringen

Ett intranät är aldrig riktigt "färdigt". Planera för löpande underhåll och utveckling.

Hur samlar ni in feedback?
Vem följer upp hur intranätet används?
Hur ofta ska innehållet ses över?
Hur hanterar ni gammal information?
Hur får nya medarbetare tillgång till intranätet?
Finns det en plan för förbättringar och nytt innehåll?

Snabbcheck inför lansering

Syfte: Vi vet varför vi har ett intranät.

Struktur: Det är enkelt att hitta rätt information.

Innehåll: Det viktigaste innehållet finns på plats och är uppdaterat.

Ansvar: Det är tydligt vem som ansvarar för intranätet och innehållet.

Behörigheter: Rätt personer har tillgång till rätt information.

Inloggning: Vi har testat att användarna kan logga in.

Medarbetarguide: Vi har en enkel guide för hur medarbetarna kommer igång.

Test: Vi har låtit några användare testa intranätet.

Lansering: Vi har en plan för hur vi informerar medarbetarna.

Förvaltning: Vi har en plan för hur intranätet ska underhållas efter lanseringen.

Kom ihåg

Ni behöver inte ha ett perfekt intranät från dag ett. Börja med det innehåll som är viktigast för era användare, gör det enkelt att hitta och utveckla sedan intranätet utifrån behov och feedback.

Lycka till!

Relaterade artiklar

Checklista: Bygg upp och lansera ert intranät