Ihr:e Mandantin bzw. Sie als Steuerkanzlei haben in lexoffice die Kontoumsätze der online angebundenen Geschäftskonten im exportiert.
Die Girokontenumsätze werden im DATEV-CSV-Format exportiert
Die Bankumsätze von Neo-Banken werden in einem DATEV-ähnlichen CSV exportiert (BIC/IBAN sind leer; in Zeile 1 gibt es eine Kopfzeile).
Das Format lässt sich leicht an DATEV-CSV anpassen.
Voraussetzungen in DATEV
Natürlich muss in DATEV das Konto korrekt angelegt sein. Die IBAN muss übereinstimmen. Wenn Sie in die CSV-Datei mit den Bankumsätzen schauen, sehen Sie in den Spalten 1 & 2 die BIC und IBAN. Das Konto in DATEV muss mit dieser IBAN angelegt sein. Sie können keine Umsätze in ein Konto mit einer anderen IBAN importieren.
Um das Konto in DATEV so anzulegen, klicken Sie auf + Neue Bank anlegen und vergeben die IBAN aus der Spalte 2 der CSV-Datei.
So importieren Sie die CSV der Girokonten in DATEV
Das oder die Giro-Geschäftskonten-Umsätze exportiert lexoffice in CSV-Dateien gepackt in eine ZIP-Datei. Bitte entpacken Sie die ZIP-Datei.
Gehen Sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen auf den entsprechenden Mandanten.
In Kanzlei ReWe wechseln Sie über Stammdaten > Banken in die Bankübersicht.
Wählen Sie das richtige Konto aus bzw. legen Sie das Konto neu an.
Mit Rechtsklick auf das Konto öffnet sich das zugehörige Kontextmenu.
Wählen Sie hier den Eintrag Zusatzangaben Rechnungswesen.
Sie befinden sich nun in den Zusatzangaben Rechnungswesen. Wählen Sie hier den Eintrag Einstellungen Bankkontoumsätze.
Nun befinden Sie sich in den Einstellungen Bankkontoumsätze. Klicken Sie auf Quelle der Kontoumsätze.
Unter Einstellungen wählen Sie Nicht aufgeführtes Programm.
Unter Pfad und Dateiname wählen Sie die zu importierende CSV-Dateien aus.
Unter Datenformat wählen Sie ASCII (Weiterverarbeitungsdatei)Unter Optionen Kontoumsätze können Sie z.B. auch einen Stichtag angeben, ab wann Sie die Bankumsätze importieren möchten.
Über Eingaben prüfen können Sie vorab einen Test-Import durchführen.
Gehen Sie bitte unter Erfassen, Belege buchen, öffnen den entsprechenden Stapel, in den Sie die Bank importieren möchten. Wenn Sie in der Erfassungsmaske sind, gehen Sie bitte unter Buchungsvorschläge bearbeiten
Führen Sie den Import durch.
So importieren Sie auch Neo-Banken (Paypal, etc. in DATEV)
Das nachfolgende Problem ist kein ursächliches lexoffice-Problem. DATEV setzt voraus, dass IBAN und BIC Pflichtfelder sind. Das war früher so, aber inzwischen gibt es zahlreiche neue Banken ohne IBAN. DATEV wird das Format aber vermutlich nicht mehr erweitern, denn parallel bietet DATEV den kostenpflichtigen Service RZ-Bankinfo an.
Das DATEV-CSV-Format setzt als Pflichtfeld die BIC und IBAN in den Spalten A und B voraus. Neo-Banken verfügen nicht immer über diese Pflichtfelder, daher lassen sich diese CSV-Dateien nicht einfach wie oben beschrieben in DATEV importieren.
Es gibt jedoch unterschiedliche Lösungsansätze, wie Sie diese CSV-Daten in DATEV importieren können:
Verwenden Sie z.B. dafür das Tool ISWL-Bankkonverter von DATEV. Damit können Sie die Daten importieren. Das Tool ist seitens DATEV kostenpflichtig.
Ein interessantes Video vom Schnittstellen-Experten Andreas Hausmann zum ISWL-Bankkonverter finden Sie auf Youtube.
Anpassen der Daten mit Dummy-IBAN und Dummy-BIC
Der nachfolgend beschriebene Lösungsansatz ist ohne Gewähr. Bitte versuchen Sie das nur, wenn Sie sich mit Excel und CSV-Dateien gut auskennen!
Der Aufbau unserer CSV-Datei orientiert sich am DATEV-CSV-Format. Der gelb markierte Bereich ist jedoch leer und diese CSV-Datei beinhaltet eine Kopfzeile. Um diese CSV-Daten in DATEV zu importieren, erwartet DATEV jedoch, dass die Spalten A und B gefüllt sind.
Nehmen Sie unsere CSV der Neo-Banken und füllen Sie die Spalten A und B (BIC und IBAN) mit realen Dummy-Werten.
Diese Werte müssen inhaltlich korrekt sein (also eine gültige IBAN und eine gültige BIC von einer anderen Bank). Legen Sie dazu ein Dummy-Konto (mit der verwendeten BIC/IBAN) in DATEV an.
Löschen Sie in unserer CSV die Zeile 1 (Kopfzeile) und speichern Sie die Datei wieder im CSV-Format.
Nun importieren Sie die CSV-Datei analog wie das Girokonto. DATEV prüft beim Import die verwendeten BIC/IBAN auf inhaltliche Korrektheit; ansonsten werden diese Daten nicht weiter verwendet.
Für den Weg 2 übernehmen wir keine Garantie!
Wenn etwas beim Import nicht klappt!
Bitte beachten Sie, dass wir von lexoffice keinen DATEV-Service für den Bankumsatz-Import übernehmen. Bitte wenden Sie sich an Ihre Ansprechpartner bei DATEV.
Übrigens: die technisch einfachste Möglichkeit Bankumsätze in Kanzlei Rechnungswesen zu übernehmen ist sicherlich der DATEV-Service RZ-Bankinfo. DATEV bietet mit RZ-Bankinfo eine leistungsstarke Schnittstelle, die Schnittstelle ist seitens DATEV, und oft auch seitens der Banken, kostenpflichtig.
Doch es gibt Konstellationen, bei denen RZ-Bankinfo nicht erste Wahl ist. RZ-Bankinfo kann nicht alle Neo-Banken oder der PIN des Mandanten liegt nicht vor oder die Bank verlangt einen zu hohen monatlichen Betrag für die Online-Anbindung.
Mit den obigen Hinweisen sollten Sie auch die Bankumsätze der Neo-Banken in DATEV importiert bekommen; es ist zugegebenermaßen jedoch etwas trickreich.