Vor der ersten Datenübertragung sind auf Seiten von DATEV einige Einstellungen zu machen. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt durch die Konfiguration, bis die erste Übertragung dann klappt.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice?
Beim Rechnungsdatenservice (Abkürzung: RDS) übertragen Sie bzw. Ihre Mandant:in nur die Belege inklusive der Belegdaten. Das ist für Mandant:innen interessant, bei denen Sie in der Steuerkanzlei die laufende Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. In zwei Übertragungen werden die Ein- und Ausgangsbelege separat an 'DATEV Belege Online' übertragen.
Beim Buchungsdatenservice (kurz BDS) übertragen werden Belege inkl. der laufenden Buchhaltung (Buchungsstapel) übertragen. Das ist bei Mandant:innen interessant, die unterjährig die laufende Buchhaltung selbstständig durchführen und die Umsatzsteuervoranmeldung über lexoffice machen. Der Jahresabschluss erfolgt in der Steuerkanzlei, daher benötigen Sie alle Buchungsdaten. Interessant ist Buchungsdatenservice auch, wenn Ihr:e Mandant:in gut vorarbeitet und Ihnen zur Vereinfachung alle Daten zur Verfügung stellt.
Rechnungsdatenservice oder Buchungsdatenservice einrichten - das ist zu tun!
I. SmartLogin bei DATEV beantragen
Mit DATEV SmartLogin können einige DATEV-Anwendungen genutzt werden, für die in der Vergangenheit eine DATEV SmartCard mit DATEV mIDentity notwendig war (z. B. DATEV Unternehmen online). Statt der Karte im Stick meldet man sich bei SmartLogin mit der SmartLogin-App an der DATEV-Online-Anwendung durch scannen eines QR-Code an.
Achtung: Wenn Sie in der Kanzlei über den Steuerberaterzugang die Daten aus lexoffice abholen, dann benötigt Ihr:e Mandant:in keinen DATEV-Zugang. Exportiert Ihr:e Mandant:in selbst, dann benötigt er/sie ein Smartlogin.
Gehen Sie bei DATEV auf die Seite zur Bestellung von SmartLogin
Ihr:e Mandant:in muss dann noch die SmartLogin-App von DATEV auf dem Handy installieren.
Parallel dazu vergeben Sie in DATEV Rechteverwaltung online die Rechte für DATEV-Cloud.
II. MyDATEV-Mandantenregistrierung
Ihre Mandant:in muss einmalig die MyDATEV-Manadntenregistrierung durchlaufen.
In DATEV klicken Sie rechts unter Kontextbezogene Links auf MyDATEV Mandantenregistrierung starten. Über die Schaltfläche Weiter kommen Sie zur Produktauswahl.
Wählen Sie in der Produktauswahl entweder
- Buchungsdatenservice (bei Selbstbuchern) oder
- Rechnungsdatenservice 1.0 (bei Buchungsmandanten).Sie können nun auch neue Benutzer anlegen oder Sie wählen die betreffenden Benutzer aus.
Zum Schluss klicken Sie auf Verbindlich bestellen.
III. Buchungsdatenservice in lexoffice freischalten
Aus technischen Gründen ist in lexoffice der Rechnungsdatenservice 1.0 eingestellt, der Buchungsdatenservice muss einmalig freigeschaltet werden. Hierzu ist es zwingend erforderlich, dass Ihre Mandant:in auch über die MyDATEV-Mandantenregistrierung registriert wurde.
Die erste Datenübertragung starten
Ist alles eingerichtet, steht der ersten Datenübertragung nichts mehr im Wege. Klicken Sie bitte im Steuerberater-Cockpit auf den Reiter Export.
Dort können Sie unter Export-Einstellungen einmalig die Konfiguration vornehmen. Für den DATEV-Cloud-Service sind folgende Einstellungen wichtig:
Rechnungswesen-Software: DATEV
Berater- und Mandantennummer,
Übertragungsart: DATEV Cloud-Service
Klicken Sie auf Daten auf Verbindung aufbauen.
Loggen Sie sich bei DATEV über das SmartLogin ein.
Sie gelangen nun automatisch in die Mandantenauswahl. Dort wählen Sie den richtigen Mandanten aus. Achten Sie dabei auf die Übertragungsart. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Übernehmen.
Wählen Sie den Monat und den Wirtschaftsjahresbeginn aus und klicken Sie auf Daten jetzt an DATEV übertragen.
Die Daten werden an das DATEV-Rechenzentrum übertragen.
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