In diesem Dokument erklären wir Schritt für Schritt, wie man aus Lexware Office exportierte Belege in DATEV einspielt.
Um Belegbilder nach DATEV Unternehmen Online > Belege online zu importieren, ist es erforderloch das Tool DATEV Belegtransfer einzusetzen.
Dieses Tool kann bei DATEV unter http://www.datev.de/belegtransfer kostenlos heruntergeladen werden.
Voreinstellungen / Neue Verzeichnisse anlegen
Starten Sie DATEV Belegtransfer.
Zunächst müssen Sie sich "Anmelden" und bei DATEV authentifizieren.
Die Anmeldung erfolgt über die DATEV-SmartCard bzw. den DATEV-SmartLogin.
Anschließend sind Voreinstellungen erforderlich - für Ihr:e Mandant:in sollte zuerst ein Verzeichnis in DATEV Belegtransfer angelegt werden.
1. Klicken Sie auf das "+" um ein Verzeichnis hinzufügen, wenn Sie noch gar keine Mandant:innen bzw. Verzeichnisse angelegt haben.
Alternativ klicken Sie auf "Verzeichnisse hinzufügen", wenn bereits Mandant:innen angelegt sind.
2. Definieren Sie die geforderten Angaben:
Wo auf Ihrem PC soll das Verzeichnis gespeichert werden?
Mit welchem Speichernamen?
Was soll mit den Belegen passieren, nachdem Sie in Belege Online hochgeladen wurden?
Klicken Sie anschließend auf "Speichern".
3. Im nachfolgenden Feld wählen Sie aus, für welche:n Mandant:in Sie dieses Verzeichnis anlegen möchten. Wählen Sie dementsprechend aus und bestätigen mit "Weiter".
4. Abschließend wählen Sie aus, wieviele Verzeichnisse angelegt werden sollen.
💥Hinweis: Bitte wählen Sie an dieser Stelle nur „ohne Belegtyp“ und bestätigen Sie Ihre Einnahme mit "Verzeichnisse anlegen".
💡Tipp:
Niedrigere Versionen von Belegtransfer benötigen an dieser Stelle zusätzlich die Einstellung „als XML Schnittstelle konfigurieren“.
Jetzt sind die Ersteinrichtungen abgeschlossen und Sie können mit dem Beleg-Upload beginnen.
Übertragen der Belege nach Belege Online
1. Machen Sie einen Rechtsklick auf das angelegte Verzeichnis "ohne Belegbild" und klicken Sie dort auf "Ordner öffnen".
Anschließend öffnet sich das Verzeichnis. Fügen Sie in diesem die komplette ZIP-Datei mit den Belegen aus Lexware Office ein.
💥Hinweis:
Bitte entpacken Sie die zip-Datei vorher nicht.
DATEV Belegtransfer kann die Belege nur korrekt übertragen, wenn Sie die zip-Datei unverändert lassen.
Schließen Sie anschließend das Verzeichnis wieder.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "alle Belege hochladen".
Die Belege werden dadurch an DATEV Unternehmen Online > Belege Online übertragen.
💥Hinweis:
Sollte die Übertragung scheitern, überprüfen Sie das Import-Protokoll.
Klicken Sie im Protokoll auf das Icon mit dem i, dadurch erfahren Sie den Grund, weshalb die Übertragung gescheitert ist und können diesen beheben.
Sie können den DATEV Belegtransfer schließen.
2. Wechseln Sie zu Unternehmen Online.
Wählen Sie hier den/die Mandant:in aus und öffnen Belege Online.
Nach der Übertragung mit DATEV Belegtransfer finden Sie die hochgeladenen Belege unter "Belege bereitstellen".
Wählen Sie alle Belege aus und klicken auf "bereitstellen".
3. Wechseln Sie abschließend in DATEV Kanzlei Rechnungswesen.
Holen Sie sich die bereitgestellten Belege über "Mandant ergänzen" ab. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Daten holen".
Wählen Sie anschließend die "Stapelverarbeitung" und markieren dort alle Stapel.
Klicken Sie auf "Verarbeiten".
💡Tipp:
Je nach dem, wie Sie in DATEV das Unternehmen Ihres Mandanten angelegt haben, kommen eventuell einige Warnhinweise im Importprotokoll. Drücken Sie hier auf "Schließen" und übernehmen Sie die Belege inklusive dieser Meldungen.
Die Belege werden Ihnen jetzt in Kanzlei Rechnungswesen > Belege buchen angezeigt und können gebucht werden.
