Belege scannen und aufbewahren
Mit lexoffice können Sie GoBD-konform papierhafte Belege einscannen und damit die Vorteile einer digitalen Buchführung nutzen. Durch das Hochladen zu lexoffice wird der Beleg digital rechtssicher und GoBD-konform gespeichert.
Unser Rat an lexoffice-Anwender:in : Den Originalbeleg auf Papier behalten Sie für Ihre händische Ablage. Heften Sie diese einfach in zeitliche Reihenfolge in einem Ordner ab und bewahren Sie diesen auf.
Ersetzendes Scannen
An das sogenannte ersetzende Scannen, bei dem der Papierbeleg anschließend vernichtet werden darf, sind aufwendige und komplizierte Anforderungen gebunden. Das bedeutet, nur wenn Mandanten:innen sehr viele papierhafte Belege haben, sollten sie es in Betracht ziehen diesen Weg zu gehen und dies trifft für sehr viele Unternehmen nicht zu.
Wenn Ihre Mandanten:innen die originalen papierhaften Belege aufbewahren, sind sie immer auf der sicheren Seite und müssen nicht mit negativen Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung rechnen.
Wenn sich Ihre Mandanten:innen dennoch für das ersetzende Scannen interessieren, dann müssen sie dabei allerdings einige Dinge beachten.
1. Schriftliche Verfahrensdokumentation für die eigene Belegablage erstellen
Ihre Mandanten:innen müssen für ihre Firma eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Belegablage erstellen.
Aus dieser muss hervorgehen, wer in dem Unternehmen wann welche für Belege wie verarbeitet. Zudem muss beschrieben werden, über welche Kontrollmechanismen (z.B. 4-Augen Prinzip) die Mandanten:innen sicherstellen, dass die gescannten Belege dem Original entsprechen.
Tipp: Als Steuerberater:in können Sie in lexoffice eine Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck erstellen.
2. Nach dem Scan eines Belegs das elektronische Bild sofort prüfen
Vollständigkeit: Stimmen die Seitenzahlen in Scan und Original überein? Sind alle Inhalte einer Seite erfasst?
Korrektheit: Sind alle Zahlen und der Text korrekt?
Lesbarkeit: Ist der Scan scharf? Ist der Kontrast ausreichend? Sind wichtige Farbinformationen (z.B. roter Text für Minusbeträge) lesbar?
3. Belege zeitnah in lexoffice erfassen und festschreiben
Nachdem der Scan in lexoffice hochgeladen wurde, sollte dieser möglichst zeitnah erfasst und die Belege möglichst umgehend - spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung - festschrieben werden.
4. Einige Belege müssen immer auch im Original aufbewahrt werden
Spendenbelege, (beurkundete) Verträge, Steuerbescheinigungen und Dokumente mit Beweiskraft in gerichtlichen Verfahren müssen immer auch im Original aufbewahrt werden. Diese Belege können Sie natürlich zusätzlich scannen und in lexoffice ablegen, um sie so jederzeit schnell im Blick zu haben.
5. Als Anwender tragen Sie die Verantwortung für Ihre Buchführung und Belegablage
Sie als Nutzer von lexoffice bzw. als gesetzlicher Vertreter Ihres Unternehmens sind und bleiben der Verantwortliche für Ihre Buchhaltung sowie die damit verbundene Erfassung und Archivierung Ihrer Belege. Diese Verantwortung kann Ihnen weder lexoffice noch Ihr Steuerberater abnehmen.
D.h. unabhängig davon, ob Sie lexoffice oder eine andere Technologie einsetzen und unabhängig davon, nach welchem Verfahren wie Sie Ihre Buchführung und Belegablage organisieren, sind Sie als gesetzlicher Vertreter verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
Im Einzelnen sind diese Anforderungen von Ihnen zu erfüllen:
Die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 Abs. 4 HGB)
Die Berücksichtigung der damit verbundenen Anforderungen an die Sicherheit IT-gestützter Rechnungslegung
Die Nachvollziehbarkeit der Buchführungs- bzw. Rechnungslegungsverfahren (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)
Die Nachvollziehbarkeit der Abbildung der einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB)
Die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften (§ 239 Abs. 4, § 257 HGB)