V Inboxe máme pravidlo, na základe ktorého sa nespracované e-maily po 3 mesiacoch presunú do koša. Tam zostanú ešte ďalší mesiac, potom sú zmazané automaticky. Dôvodom premazávania je ochrana osobných údajov podľa nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov, tzv. GDPR.
Uchádzači z Inboxu, ktorí boli uložení k pozíciám alebo do databázy, zostávajú v Teamiu počas 6 mesiacov, pretože ide o spracovanie osobných údajov na základe účelu.
Spracovanie osobných údajov na základe účelu, ktorým je účasť uchádzača vo výberovom konaní. V tomto prípade nie je potrebné, aby uchádzač udelil zamestnávateľovi súhlas so spracovaním osobných údajov, na výberovom konaní sa môže zúčastniť aj „bez súhlasu“ (základný princíp dobrovoľného, slobodne udeleného súhlasu). Tento účel trvá v Teamiu PRO maximálne 6 mesiacov od reakcie uchádzača.
Verzia Teamio Posting maže uchádzača vo väčšine prípadov rýchlejšie. Zamestnávateľ môže počas tejto lehoty s uchádzačom pracovať v rámci prebiehajúceho výberového konania alebo mu ponúknuť inú relevantnú pozíciu. Túto lehotu môže zamestnávateľ skrátiť a zmazať uchádzača skôr, alebo predĺžiť, ak výberové konanie trvá dlhšie. Uchádzač môže túto lehotu predĺžiť tým, že zamestnávateľovi dodatočne udelí súhlas so spracovaním osobných údajov.
Pri ukladaní uchádzača z Inboxu sa vo formulári zobrazuje informácia, že uchádzač zostane v Teamiu 6 mesiacov.
Navyše vás nabádame, aby ste uchádzačovi dali nejakým spôsobom vedieť, že s ním pracujete. A to buď pomocou ručného vloženia súhlasu (ktorý ste od neho už získali), alebo zaslaním žiadosti o súhlas pre zamestnávateľa.
Zadať ručne
Ak už súhlas so spracovaním osobných údajov máte, vyberte možnosť Zadať ručne. Zvolíte dátum prijatia súhlasu a jeho platnosť, teda na koľko mesiacov máte súhlas od uchádzača. Ďalej tiež potvrdzujete, že súhlasíte s podmienkami so spracovaním osobných údajov. Ide o vyhlásenie, že sa lehota platnosti zadaná v Teamiu zhoduje s lehotou platnosti, ktorú vám poskytol uchádzač.
TIP: Určite je dobré si potvrdený súhlas so spracovaním osobných údajov od uchádzača uložiť ako prílohu do Teamia, nech ho máte ihneď poruke a v karte uchádzača.
Zaslať uchádzačovi žiadosť e-mailom
Ak súhlas nemáte, môžete oň požiadať uchádzača prostredníctvom tlačidla Zaslať uchádzačovi žiadosť e-mailom.
Ako na to? Vyplňte všetky kolónky potrebné na uloženie uchádzača do Teamia a zvoľte možnosť, že chcete zaslať uchádzačovi žiadosť o udelenie súhlasu e-mailom. V Teamiu máte pripravené šablóny s textom, ktoré môžete na túto komunikáciu použiť (samozrejme, môžete si ich ľubovoľne upraviť alebo vytvoriť vlastné).
V texte šablóny musí vždy zostať špeciálny hashtag ##CALL_TO_ACTION##, ktorý sa uchádzačovi v e-maile zobrazuje ako tlačidlo Potvrdiť súhlas. Kliknutím na toto tlačidlo sa uchádzačovi otvorí znenie súhlasu, zvolí Súhlasím a táto informácia sa automaticky dostane do Teamia. Na karte uchádzača potom môžete vidieť, či vám uchádzač súhlas dal, alebo nie a do kedy je platný.
Ak vám uchádzač z nejakého dôvodu súhlas nedá, budete ho mať v Teamiu k dispozícii 6 mesiacov. Ak vám súhlas potvrdí, budete s ním môcť v Teamiu pracovať počas lehoty platnosti súhlasu. Tá je automaticky prednastavená na 3 roky. Na vašu žiadosť je možné túto lehotu upraviť.
TIP: Neviete, na akú lehotu máte u nás nastavený súhlas so spracovaním osobných údajov? Aktuálne znenie súhlasu nájdete pri každej vašej aktívnej pozícii na pracovných portáloch alebo Kariérnych stránkach. Stačí kliknúť pri pozícii na tlačidlo "Odpovedať", kde pri odpovednom formulári nájdete znenie súhlasu.