Softwares de gestão (como Astrea, ADV Box, Projuris, Legal One etc) são ferramentas feitas para ajudar o advogado a gerenciar e organizar melhor o seu escritorio. São como um ERP específico para escritórios de advocacia, contendo seções para CRM, gestão financeira, armazenamento de pastas e arquivos, gestão de tarefas etc.
Ocorre que, mesmo tendo o melhor dos software acima, você ainda precisará lidar diariamente com os sistemas dos tribunais, quer para acessar os autos dos processos, quer para protocolar petições, quer para dar baixa em intimações eletrônicas em aberto.
E essa interação envolve uma série de situações trabalhosas e burocráticas, como:
uso de certificado digital para fazer um simples login;
necessidade de um advogado compartilhar seu certificado digital e sua senha com outros advogados da equipe;
preenchimento de formulários intermináveis e repletos de campos redundantes;
adaptações de arquivos em função dos formatos e tamanhos exigidos pelos sistemas;
às vezes, uso de assinadores externos;
frequentes instabilidades nos servidores dos tribunais;
frequentes travamentos, especialmente em caso de protocolos com muitos documentos;
adoção de diferentes formas de intimação dependendo do órgão julgador (DJe, DJEN ou intimações eletrônicas).
É ai que entra o Legal Mail: seu propósito é substituir os sistemas dos tribunais, evitando que o advogado tenha que lidar com qualquer das situações acima.
Ele simplifica de tal forma essa interação que, ao usá-lo, o advogado sente que está simplesmente trocando e-mails com o juiz ou tribunal: cada intimação vira uma espécie de e-mail recebido e cada protocolo vira uma espécie de e-mail enviado.
A única semelhança direta entre o Legal Mail e os softwares de gestão é que ambos capturam intimações. No resto, tudo é diferente.