Nel seguente articolo viene spiegato cos'è una prenotazione automatica, come si attiva e come si gestisce e disattiva. Inoltre, si spiegano i motivi principali per cui non si può generare una prenotazione automatica.

Una prenotazione automatica è una prenotazione che attiviamo quando il cliente va tutte le settimane lo stesso giorno e ora alla stessa sessione.

Le prenotazioni automatiche ci permettono di generare prenotazioni future in modo che il cliente abbia il suo posto prenotato e di solito si usa per servizi ricorrenti come pilates, yoga o qualsiasi tipo di allenamento.

Si può attivare la prenotazione automatica in due modi diversi.

Una volta creata la prenotazione nella sessione, clicchiamo sul tasto delle altre opzioni (tre punti) e su Crea prenotazione automatica.

È l'opzione che si usa di più, visto che nella finestra della Nuova prenotazione automatica abbiamo già tutte le informazioni della stessa: servizio, giorno della settimana, data e ora di inizio e di fine... Dobbiamo solo controllare che sia tutto corretto e clicca su Creare.

Esiste anche la possibilità di attivare la prenotazione automatica dall'opzione

In questo caso, dobbiamo compilare tutte le informazioni della prenotazione nella finestra della Nuova prenotazione automatica e cliccare su Creare.

L'opzione Professionista preferito delle prenotazioni automatiche permette che le prenotazioni si generino con il professionista indicato. Utilizzeremo quest'opzione quando c'è più di un professionista che offre la stessa attività nello stesso giorno e ora. Nel resto dei casi non è necessario specificare la preferenza.

In questo caso, la prenotazione automatica continuerà a generarsi nel giorno e ora indicati, anche se il professionista selezionato non sta offrendo questa sessione.

Invece, l'opzione di Esigere la preferenza, solo genera la prenotazione automatica con il professionista selezionato. Nel caso in cui il professionista non imparta la sessione, la prenotazione non si genera.

Per questo motivo, raccomandiamo di selezione l'opzione per Esigere la preferenza solo se abbiamo la certezza che il professionista stia offrendo la sessione il giorno e ora indicati (non ha un periodo di ferie né si sono verificate modifiche manuali al calendario). In caso contrato, il cliente potrebbe restare senza posto prenotato.

Per accedere alla prenotazione automatica seguiamo il percorso:

Cliccando su Modificare appare la finestra della prenotazione automatica con la possibilità di modificare e creare una prenotazione automatica completamente nuova.

In questa sezione è possibile cambiare il servizio, i giorni da assegnare al cliente, il professionista di preferenza, l'ora d'inizio e di fine della prenotazione automatica.

In questo modo, il programma eliminerà l'attuale prenotazione automatica e la sostituirà automaticamente con la nuova prenotazione generata.

Esistono anche le seguenti opzioni:

Al momento di effettuare la prenotazione automatica abbiamo la possibilità di inserire la data fino alla quale vogliamo che sia attiva. Nel caso in cui non indichiamo una data finale, la prenotazione automatica avrà una validità illimitata.

Nella finestra di Modifica prenotazione automatica appare il campo Fino al giorno (incluso); in cui si indica fino a quale giorno si desidera che venga effettuata la prenotazione automatica.

Una volta superata la data finale, la prenotazione automatica apparirà come disattivata

Per disattivare una prenotazione automatica, accediamo a:

Nella finestra della conferma per disattivare la prenotazione automatica, di solito si lascia selezionata l'opzione Cancellare le prenotazioni in vigore per eliminare tutte le prenotazioni create. Se non vogliamo eliminarle, deselezioniamo questa opzione.

In genere, si eliminano tutte le prenotazioni generate da una prenotazione automatica. A volta, possiamo mantenerle fino ad una data in concreto perché vogliamo generare un'altra prenotazione automatica per un altro servizio lo stesso giorno e alla stessa ora.

A volte, una prenotazione automatica si cancella ma le prenotazioni da essa generate non vengono eliminate.

Per risolvere la situazione, accediamo alla scheda delle prenotazioni automatiche Eliminate della scheda del cliente. Cerchiamo la prenotazione automatica disattivata che continua a generare prenotazioni e, dal tasto altre opzioni, clicchiamo su Elimina tutte le prenotazioni create.

Da questa sezione abbiamo anche l'opzione per Riattivare una prenotazione automatica precedentemente eliminata.

Se hai generato una prenotazione automatica e non sta generando prenotazioni devi controllare i seguenti punti per assicurarti che sia todo corretto.

Prima di tutto, assicurati che la prenotazione automatica sia aggiornata. Per farlo, devi accedere alla scheda del cliente / sezione Prenotazioni / Automatiche ed aggiornare la prenotazione automatica.

Se aggiorni la prenotazione automatica e continua a non generarsi, controlla i seguenti punti:

In relazione a questo ultimo punto, tieni in considerazione l'opzione avanzata delle quote che permette che le prenotazioni automatiche si generino senza saldo. Senza quest'opzione selezionata, la prenotazione automatica solo si genera durante il periodo in cui l'utente ha saldo disponibile.

Per riassumere, controlla bene la configurazione e le condizioni della prenotazione automatica. Controllando i punti precedenti sicuramente troverai il motivo per cui non si sta generando.