Die Salesforce-Integration überträgt Meeting-Daten von tl;dv nach Salesforce – ganz ohne Copy-paste. Erstellen Sie Workflows, die Felder bei Kontakten, Leads, Accounts und Opportunities aktualisieren oder Meetings als Aufgaben, Termine oder Anrufe bei diesen Datensätzen protokollieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten zu übertragen:

tl;dv versieht außerdem jedes Meeting mit Stichwörtern zu den zugehörigen Salesforce-Datensätzen. So sehen Sie den CRM-Kontext direkt auf der Meeting-Seite, können Ihre Bibliothek danach filtern und ihn in der KI-Vorlagenautomatisierung nutzen.

Alles Weitere in diesem Artikel baut auf diesem Schritt auf. Lesen Sie ihn deshalb zuerst.

🚨 Der Schlüssel für den Abgleich ist die E-Mail-Adresse der im Kalender eingeladenen Person. Bevor Sie einen Workflow erstellen, stellen Sie sicher, dass die Personen in Ihrem Kalendertermin als Kontakte (oder Leads) in Salesforce vorhanden sind – sonst hat der Workflow nichts, das er aktualisieren oder verknüpfen kann.

Sobald eine Aufnahme abgeschlossen ist, prüft tl;dv die E-Mail-Adressen der Eingeladenen im Kalendertermin und sucht den passenden Datensatz in Salesforce.

Meetings, denen nur über einen Freigabelink beigetreten wurde, oder persönlich aufgezeichnete Meetings enthalten häufig keine Daten zu Eingeladenen. Es findet kein Abgleich statt, und kein Workflow wird ausgeführt.

Das lässt sich nachträglich beheben – siehe Teil 6: Eingeladene nach der Aufnahme zu einem Meeting hinzufügen – und synchronisieren Sie das Meeting anschließend mit Jetzt auslösen.

Die Verbindung mit Salesforce erfordert mehr Schritte als andere Integrationen, da tl;dv ein verwaltetes Paket (Managed Package) in Ihrer Salesforce-Organisation benötigt. Der gesamte Ablauf: Kontotyp auswählen → Paket installieren → Konto autorisieren.

🚨 Das Paket muss von einem Salesforce-Administrator installiert werden. Auch wenn Sie kein Administrator sind, können Sie den Ablauf starten und den Installationslink an jemanden weitergeben, der es ist – siehe Schritt 2 weiter unten.

Klicken Sie in tl;dv in der linken Seitenleiste auf Integrationen, dann auf die Kachel Salesforce und anschließend auf Verbinden. Sie werden gefragt, welche Art von Organisation Sie verbinden möchten:

💡 Wenn Sie die Integration zunächst ausprobieren möchten, verbinden Sie zuerst die Sandbox und prüfen Sie die Ergebnisse in einer Nicht-Produktionsorganisation. Wechseln Sie zur Produktion, sobald Sie mit Ihren Feldzuordnungen und Eingabeaufforderungen zufrieden sind.

Als Nächstes sehen Sie in tl;dv den Bildschirm Paket installieren.

Klicken Sie auf Installieren, um die Salesforce-Installationsseite für das Paket in einem neuen Tab zu öffnen.

💡 Kein Salesforce-Administrator? Klicken Sie stattdessen auf Link kopieren und senden Sie die Installations-URL an Ihren Administrator. Sobald das Paket installiert wurde, kehren Sie zu diesem Bildschirm zurück und fahren Sie mit Schritt 3 fort.

In Salesforce gelangen Sie auf den Installations- bzw. Upgrade-Bildschirm für das Paket tldvapp-eca, veröffentlicht von tl;dv.

Kehren Sie zum tl;dv-Tab zurück. Sie befinden sich weiterhin auf dem Bildschirm Paket installieren – das ist normal.

Klicken Sie auf Ich habe das Paket installiert →, dann erscheint der Bildschirm Ihr Salesforce-Konto verbinden.

Sie werden zurück zu tl;dv weitergeleitet, und Salesforce ist nun verbunden. Dies müssen Sie nur einmal pro tl;dv-Konto erledigen.

Scrollen Sie am unteren Rand der Salesforce-Seite zu Weitere Einrichtungsoptionen und aktivieren Sie Meetings mit CRM-Informationen versehen.

Diese Einstellung verknüpft jedes Meeting mit dem zugehörigen Salesforce-Kontakt, -Account und der -Opportunity. Durch die Aktivierung erhalten Sie:

🚨 Gilt nur für zukünftige Meetings. Meetings, die vor der Aktivierung aufgenommen wurden, werden nicht nachträglich mit Stichwörtern versehen.

Team-Administratoren im Business-Plan oder höher können die Stichwortvergabe für alle gleichzeitig aktivieren, statt jede Person einzeln darum zu bitten – dieselbe Berechtigung, die auch das Erstellen von Team-Workflows ermöglicht.

Beim Erstellen eines Workflows legen Sie dessen Geltungsbereich fest:

Nutzen Sie einen individuellen Workflow für persönliche Experimente und einen Team-Workflow, wenn Sie eine einheitliche Automatisierung im gesamten Team möchten.

ℹ️ Team-Workflows können von Team-Administratoren im Business-Plan oder höher erstellt werden.

Die Einrichtung folgt für alle fünf Aktionen demselben Ablauf. Unterschiede gibt es nur in Schritt 5 (Aktion konfigurieren).

Klicken Sie in tl;dv in der linken Seitenleiste auf Integrationen und dann im Tab „Marktplatz“ auf die Kachel Salesforce.

Wählen Sie Individueller Workflow oder Team-Workflow aus und klicken Sie dann auf Bestätigen.

Wählen Sie eine der fünf Aktionen aus und klicken Sie auf Jetzt ausprobieren.

💡 Nutzen Sie Bedingungen, damit Ihre Workflows fokussiert bleiben. Zum Beispiel: nur für externe Kunden-Meetings ausführen oder nur, wenn der Meeting-Titel „Discovery“ enthält.

💡 Sie können den Workflow auch AUS lassen und ihn nur bei Bedarf mit Jetzt auslösen ausführen (Teil 4).

Dieser Schritt sieht je nach ausgewählter Aktion anders aus. Für jede Aktion gelten zwei Einschränkungen:

🚨 Die Feldzuordnung unterstützt nur Text- und Mehrfachauswahlfelder. Andere Feldtypen — Zahl, Datum, einfache Auswahlliste, Referenz usw. — werden noch nicht unterstützt. Deshalb erscheinen sie gar nicht erst auf der Konfigurationsseite. Ein Hinweis am Seitenende weist darauf hin.

🚨 Benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen sind auf 3 Felder pro Workflow begrenzt. Sie können Variablen in beliebig viele Felder einfügen, aber der Schalter Benutzerdefinierte Eingabeaufforderung kann nur für bis zu drei Felder aktiviert werden. Wenn Sie mehr Felder per Eingabeaufforderung befüllen möchten, verteilen Sie die Logik auf mehrere Workflows.

💡 Neue Werte werden in Freitextfeldern unterhalb des bestehenden Inhalts angehängt. So steht das neueste Meeting ganz unten.

💡 Nutzen Sie eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung, wenn der Inhalt der Aktivität von Ihren tl;dv-Meeting-Notizen abweichen soll — zum Beispiel eine kürzere Zusammenfassung für den Aktivitätsfeed oder eine strukturierte Liste mit Aktionspunkten in einem bestimmten Format.

Die Aktivität erscheint in der Zeitleiste des Datensatzes. Alles, was Sie zugeordnet haben, wird in der Aktivität selbst angezeigt.

Öffnen Sie die Aktivität. Sie sehen die Felder, die Ihr Workflow ausgefüllt hat — hier eine Gesamtzusammenfassung und eine Liste mit Aktionspunkten, die durch benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen erstellt wurden. Die Meeting-URL im Kommentarfeld verlinkt zurück zur Aufnahme.

Klicken Sie oben auf der Seite auf den Workflow-Titel (z. B. Integration 22) und benennen Sie ihn aussagekräftig um, etwa in Vertrieb — Kontaktsynchronisierung, Vertrieb — Opportunity-Phase aktualisieren oder CS — Aktivitätsprotokoll. So finden Sie den Workflow später leichter und können ihn einfacher im Menü Jetzt auslösen auswählen.

Die nächsten drei Abschnitte finden alle auf der Meeting-Seite in tl;dv statt, nicht auf der Integrationen-Seite.

Automatische Workflows werden für alles ausgeführt, was ihren Bedingungen entspricht. Mit Jetzt auslösen können Sie einen Workflow jederzeit für ein bestimmtes Meeting ausführen.

Jetzt auslösen funktioniert mit jeder nativen tl;dv-Integration — Salesforce, HubSpot, Slack, Notion und allen weiteren.

💡 Der Workflow muss auf der Seite Integrationen bereits vorhanden sein. Jetzt auslösen führt vorhandene Workflows aus. Es erstellt keine neuen.

Jetzt auslösen führt individuelle Workflows und Team-Workflows gleichermaßen aus. Außerdem gelten die Bedingungen des Workflows weiterhin. Sie führen denselben Workflow aus, den Sie für die Automatisierung erstellt haben — das manuelle Auslösen ändert nur, wann er läuft, nicht, was er prüft. Wenn das Meeting die Bedingungen des Workflows nicht erfüllt, passiert nichts.

🚨 tl;dv prüft nicht, ob ein Workflow bereits für ein Meeting ausgeführt wurde. Wenn Sie einen Workflow auslösen, der bereits automatisch oder manuell gelaufen ist, wird er komplett erneut ausgeführt: Eine zweite Aktivität wird im Datensatz erstellt und Feldwerte werden ein zweites Mal geschrieben. Es wird nichts übersprungen, abgeglichen oder überschrieben.

Bevor Sie einen Workflow für ein Meeting erneut ausführen, löschen Sie deshalb in Salesforce alles, was der vorherige Lauf geschrieben hat. Das ist besonders wichtig, wenn Sie eine falsche CRM-Verknüpfung korrigieren (siehe Teil 5).

CRM-Info zeigt, mit welchen Salesforce-Datensätzen ein Meeting verknüpft ist, und lässt Sie die Verknüpfung korrigieren, wenn die automatische Zuordnung falsch ist.

Diese Verknüpfung dient nicht nur zum Nachschlagen. Sobald ein Meeting seine CRM-Daten enthält, können Sie Ihre Meeting-Bibliothek danach filtern und sie als Bedingung in der KI-Vorlagenautomatisierung nutzen. Es lohnt sich also, die Verknüpfung bei Bedarf manuell zu korrigieren.

ℹ️ Erfordert Meetings mit CRM-Info markieren (Teil 2).

Das Panel zeigt:

💡 In Salesforce anzeigen unten im Panel öffnet die verknüpfte Opportunity direkt in Ihrer Salesforce-Org.

Wenn der automatische Abgleich falsch ist oder das Meeting mit einer anderen Opportunity verknüpft werden soll, öffnen Sie das Dropdown-Menü Meeting linked opportunity und wählen Sie den richtigen Datensatz aus.

🚨 Eine Änderung der Verknüpfung in tl;dv verschiebt keine bereits synchronisierten Daten. Aktivitäten und Feldwerte, die bereits in Salesforce geschrieben wurden, bleiben dort, wo sie sind. Um sie zu verschieben: Löschen Sie die Daten zuerst in Salesforce, korrigieren Sie die Verknüpfung in CRM Info und führen Sie den Workflow anschließend mit Trigger now erneut aus. Wenn Sie den Löschschritt überspringen, landen die Daten an beiden Stellen — ein erneuter Durchlauf räumt nicht automatisch hinter einem vorherigen Durchlauf auf.

Das Panel zeigt zwei Phasen an, und der Unterschied ist entscheidend:

💡 Wenn Sie die Opportunity manuell in CRM Info verknüpfen oder ändern, wird die Phase gespeichert, die zum Zeitpunkt dieser Änderung aktuell war — nicht die Phase vom Tag des Meetings. tl;dv beschreibt dies als „Angebotsphase zum Zeitpunkt des Meetings oder bei der letzten Synchronisierung mit dem CRM“.

Da die Phase zusammen mit dem Meeting gespeichert wird, können Sie sie an zwei Stellen nutzen.

Öffnen Sie in Ihrer Meeting-Bibliothek den Filter Meeting deal stage, wählen Sie eine Pipeline aus und anschließend eine Phase. Der Filter umfasst jedes verbundene CRM, sodass Salesforce-Datensätze hier zusammen mit HubSpot-Datensätzen erscheinen — deshalb heißt er „deal stage“ und nicht „opportunity stage“.

Damit rufen Sie jeden Call auf, der an einem bestimmten Punkt der Pipeline stattgefunden hat, sodass Sie nachvollziehen können, was Opportunities von dort aus typischerweise voranbringt.

Die Phase steht auch als Bedingung in der AI template automation zur Verfügung, sodass die richtige Vorlage automatisch angewendet wird.

Meetings, denen über einen Freigabelink beigetreten wurde, oder persönlich aufgenommene Meetings, haben oft keine Daten zu Eingeladenen — es gibt also nichts, was mit Salesforce abgeglichen werden kann, und nichts, wonach in Ihrer Bibliothek gefiltert werden kann.

Sie können die Teilnehmer nach der Aufnahme selbst hinzufügen:

💡 Wenn Sie jemanden als Eingeladenen hinzufügen, erhält diese Person dadurch keinen Zugriff auf die Aufnahme. Es werden lediglich die Teilnehmerdaten korrigiert, auf die Abgleich, Suche, Berichte und Analysen zurückgreifen. Teilen Sie die Aufnahme separat, wenn diese Person sie ansehen soll.

Sobald die Teilnehmer korrekt sind:

Mit benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen generieren Sie genau den Text, den Sie für ein Feld oder eine Aktivität möchten. Sie sind nützlich, wenn eine feste Variablenzuordnung die benötigte Nuance nicht erfasst.

💡 Denken Sie daran: Nur für 3 Felder pro Workflow können benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen aktiviert werden. Reservieren Sie die Plätze für Felder, bei denen die zusätzliche Flexibilität wirklich wichtig ist — strukturierte Zusammenfassungen, Aktionspunkte, nächste Schritte.

Beispiel: Nächste Schritte in einem Kontaktfeld

Fassen Sie die vereinbarten nächsten Schritte aus diesem Meeting in ein bis zwei Sätzen zusammen. Wird ein Datum genannt, geben Sie es eindeutig an. Wurden die nächsten Schritte nicht besprochen, schreiben Sie „Nicht besprochen.“

Beispiel: Zusammenfassung mit 3 bis 5 Sätzen in einem benutzerdefinierten Aktivitätsfeld

Fassen Sie das Meeting in 3 bis 5 Sätzen zusammen. Konzentrieren Sie sich auf Entscheidungen und Ergebnisse, nicht auf eine Zusammenfassung der Diskussion.

Beispiel: Aktionspunkte in einem festen Format in einem benutzerdefinierten Aktivitätsfeld

Extrahieren Sie alle Aktionspunkte aus der Transkription und listen Sie sie im folgenden Format auf:

Tipps zum Schreiben von Eingabeaufforderungen:

Das ist normal. Nach der Installation des Pakets in Salesforce gelangen Sie zurück zum selben Bildschirm Install Package in tl;dv. Klicken Sie auf I've installed the package →, um zum Bildschirm Connect your Salesforce Account zu gelangen, und klicken Sie dann auf Connect, um die Autorisierung abzuschließen.

Sie können den Ablauf starten, aber jemand mit Administratorrechten muss das Paket installieren. Klicken Sie auf dem Bildschirm „Install Package“ auf Copy link und senden Sie die URL an Ihren Administrator. Sobald die Installation erfolgt ist, kommen Sie zurück und klicken Sie auf I've installed the package →.

Wenn Sie die Integration durchgängig testen, verwenden Sie zunächst Sandbox und überprüfen Sie die Ergebnisse in einer Nicht-Produktionsumgebung. Sobald Sie mit Ihren Feldzuordnungen und benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen zufrieden sind, richten Sie die Integration für Production ein.

Die Feldzuordnung unterstützt derzeit nur Text- und Mehrfachauswahlfelder. Andere Feldtypen — Zahl, Datum, Einzelauswahl-Auswahlliste, Referenz — werden noch nicht unterstützt und erscheinen daher nicht auf der Konfigurationsseite.

Sie können benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen für maximal 3 Felder pro Workflow aktivieren. Sobald drei aktiviert sind, ist der Schalter bei den restlichen Feldern deaktiviert. Deaktivieren Sie eines davon, oder verteilen Sie Ihre Logik auf mehrere Workflows.

Team-Workflows erfordern einen Business-Tarif oder höher sowie die Rolle „Team-Administrator“. In einem niedrigeren Tarif können Sie weiterhin individuelle Workflows für Ihre eigenen Meetings erstellen.

Prüfen Sie Folgendes:

Wenn das Meeting einfach keine Eingeladenen hatte, fügen Sie diese manuell hinzu (Teil 6) und verwenden Sie dann Jetzt auslösen.

Ja. Wählen Sie Opportunity oder Account unter Verknüpfter Datensatz, wenn Sie eine Aktivität erstellen-Aktion konfigurieren. tl;dv verwendet die E-Mail-Adresse des Teilnehmers, um den passenden Contact zu finden, und ordnet die Aktivität dann der zugehörigen Opportunity oder dem Account des Contacts zu.

Er wird vollständig erneut ausgeführt. tl;dv speichert keine Informationen zu früheren Ausführungen für dieses Meeting, sodass Sie eine doppelte Aktivität und eine zweite Kopie aller Feldwerte erhalten. Löschen Sie zuerst das frühere Ergebnis in Salesforce, wenn Sie nicht beide Versionen möchten.

Meetings mit CRM-Infos verschlagworten gilt nur für zukünftige Meetings. Meetings, die vor der Aktivierung aufgenommen wurden, werden nicht rückwirkend mit Stichwörtern versehen.

Ja. Erstellen Sie für jedes Szenario einen eigenen Workflow und grenzen Sie ihn mit Bedingungen ein. Zum Beispiel einen Workflow für Extern – Discovery und einen anderen für Extern – Demo.