Die HubSpot-Integration überträgt Meeting-Daten von tl;dv nach HubSpot – ganz ohne Copy-Paste. Erstellen Sie Workflows, die Eigenschaften von Kontakten, Deals und Unternehmen aktualisieren oder Meetings und Notizen als Aktivitäten protokollieren.

Es gibt drei Möglichkeiten, Daten zu übertragen:

tl;dv versieht außerdem jedes Meeting mit Stichwörtern zu den zugehörigen HubSpot-Datensätzen. So sehen Sie den CRM-Kontext direkt auf der Meeting-Seite, können Ihre Bibliothek danach filtern und ihn in der Automatisierung von Meeting-Notizen-Vorlagen nutzen.

Alles Weitere in diesem Artikel baut auf diesem Schritt auf. Lesen Sie ihn daher zuerst.

🚨 Der Abgleich erfolgt über die E-Mail-Adresse der im Kalender eingeladenen Person. Bevor Sie einen Workflow erstellen, stellen Sie sicher, dass die Personen aus Ihrem Kalendertermin als Kontakte in HubSpot vorhanden sind – sonst hat der Workflow nichts zu aktualisieren.

Sobald eine Aufnahme abgeschlossen ist, prüft tl;dv die E-Mail-Adressen der Eingeladenen im Kalendertermin und findet den passenden Kontakt in HubSpot.

💡 Dabei handelt es sich um einen regulären Kontakt mit Lifecycle stage = Lead – nicht um das separate Leads-Objekt in HubSpot.

Meetings, denen nur über einen geteilten Link beigetreten wurde, oder die persönlich aufgenommen wurden, enthalten oft keine Daten zu Eingeladenen. Es findet kein Abgleich statt, und kein Workflow wird ausgeführt.

Sie können dies nachträglich beheben – siehe Teil 7: Eingeladene nach der Aufnahme zu einem Meeting hinzufügen – und synchronisieren Sie das Meeting anschließend mit Jetzt auslösen.

🚨 Wenn Sie HubSpot bereits zuvor mit tl;dv verbunden haben, trennen Sie die bisherige Integration bevor Sie einen neuen Workflow erstellen. Die alte und die neue Konfiguration können sich gegenseitig stören und zu inkonsistenter Synchronisierung führen. Sie verbinden HubSpot während der Einrichtung des neuen Workflows erneut.

5. Schaltfläche „Integration trennen"

Klicken Sie in tl;dv in der linken Seitenleiste auf Integrationen und anschließend im Tab Marktplatz auf die Kachel HubSpot. Klicken Sie auf Mit HubSpot verbinden, wählen Sie das HubSpot-Konto aus, das Sie verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Zulassen, um die OAuth-Autorisierung abzuschließen.

Dies müssen Sie nur einmal pro tl;dv-Konto durchführen.

Sobald die Verbindung besteht, zeigt die HubSpot-Seite Ihre Verbindung, Ihre Aktiven Workflows und Zusätzliche Einrichtungsoptionen an.

Die vollständige HubSpot-Integrationsseite: Verbindung, Liste der aktiven Workflows, Dropdown-Filter für Workflow-Eigentümer, Neuer Workflow und Zusätzliche Einrichtungsoptionen

Scrollen Sie zu Zusätzliche Einrichtungsoptionen am unteren Ende der HubSpot-Seite und aktivieren Sie Meetings mit CRM-Infos versehen.

Zusätzliche Einrichtungsoptionen mit aktivierter Option „Meetings mit CRM-Infos versehen"

Diese Einstellung verknüpft jedes Meeting mit dem zugehörigen HubSpot-Kontakt, -Unternehmen und -Deal. Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie:

🚨 Gilt nur für zukünftige Meetings. Meetings, die vor der Aktivierung aufgenommen wurden, werden nicht rückwirkend mit Stichwörtern versehen.

💡 Sie müssen HubSpot zunächst verbinden (siehe oben), damit dieser Schalter eine Wirkung hat.

Team-Administratoren mit dem Business-Plan oder höher können die Stichwortvergabe für alle gleichzeitig aktivieren, anstatt jede Person einzeln darum zu bitten – dieselbe Berechtigung, mit der Sie auch Team-Workflows erstellen können.

Zusätzliche Einrichtungsoptionen im Team-Bereich mit dem einzelnen Schalter „Meetings mit CRM-Infos versehen"

HubSpot-„Kontakt"-Anrufaufnahmen zu tl;dv hochladen sendet in HubSpot aufgenommene Anrufe zurück an tl;dv, damit sie Transkripte und KI-Notizen erhalten.

→ Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie unter HubSpot-„Kontakt"-Anrufaufnahmen zu tl;dv hochladen (Beta).

Wenn Sie einen Workflow erstellen, legen Sie dessen Geltungsbereich fest:

Nutzen Sie einen individuellen Workflow für persönliche Experimente und einen Team-Workflow, wenn Sie eine einheitliche Automatisierung im gesamten Team wünschen.

ℹ️ Team-Workflows können von Team-Administratoren mit dem Business-Plan oder höher erstellt werden.

💡 Nutzen Sie den Filter für Workflow-Eigentümer auf der Integrationsseite, um zwischen Ihren persönlichen Workflows und den Workflows der einzelnen Teams zu wechseln. Siehe den Screenshot der Integrationsseite oben.

Die Einrichtung folgt für alle vier Aktionen demselben Ablauf. Unterschiede ergeben sich nur in Schritt 5 (Aktion konfigurieren).

💡 Suchen Sie nach Aufgaben? HubSpot-Aufgaben werden nicht über Workflows erstellt. Sie erstellen sie einzeln aus einer Zeile Ihrer KI-Notizen – siehe Teil 5.

Klicken Sie in tl;dv in der linken Seitenleiste auf Integrationen und anschließend im Tab Marktplatz auf die Kachel HubSpot.

Wählen Sie Individueller Workflow oder Team-Workflow aus und klicken Sie dann auf Bestätigen.

Wählen Sie eine der vier Aktionen aus und klicken Sie auf Jetzt testen.

💡 Nutzen Sie Bedingungen, um Ihre Workflows gezielt einzusetzen. Zum Beispiel: nur bei externen Meetings ausführen oder nur, wenn der Meeting-Titel „Demo" enthält.

💡 Sie können den Workflow auch DEAKTIVIERT lassen und ihn nur bei Bedarf über Jetzt auslösen ausführen (Teil 4).

Dieser Schritt sieht je nach gewählter Aktion etwas anders aus.

Bildschirm für die Eigenschaftenzuordnung

🚨 Die Eigenschaftenzuordnung unterstützt derzeit ausschließlich Eigenschaften im Textformat. Zahl, Datum, , und andere Eigenschaftentypen werden noch nicht unterstützt.

💡 Neue Werte werden bei Freitext-Eigenschaften unterhalb des vorhandenen Inhalts angehängt, sodass das aktuellste Meeting unten erscheint.

Konfigurationsbildschirm für Aktivität erstellen

💡 Nutzen Sie eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung, wenn der Aktivitätsinhalt von Ihren tl;dv-Meeting-Notizen abweichen soll — zum Beispiel eine kürzere Zusammenfassung für den Aktivitäts-Feed oder interne Notizen, die Kunden nicht sehen sollen.

Wem die Aktivität in HubSpot zugewiesen wird

Dies wählen Sie nicht selbst aus — es richtet sich nach dem Geltungsbereich des Workflows:

Testschritt

Workflow umbenennen

Klicken Sie oben auf der Seite auf den Workflow-Titel (z. B. Integration 1) und benennen Sie ihn aussagekräftig um, etwa in Vertrieb — Kontaktabgleich oder CS — Aktivitätsprotokoll. So lässt sich der Workflow später leichter finden und im Menü Jetzt auslösen einfacher auswählen.

Die nächsten vier Abschnitte spielen sich alle auf der Meeting-Seite in tl;dv ab, nicht auf der Integrationen-Seite.

Automatische Workflows werden auf alles angewendet, was ihren Bedingungen entspricht. Mit Jetzt auslösen können Sie einen Workflow jederzeit für ein bestimmtes Meeting ausführen.

Die Symbolleiste der Meeting-Seite mit CRM-Infos und Jetzt auslösen sowie den Symbolen für Slack, Salesforce und HubSpot

Jetzt auslösen funktioniert mit jeder nativen tl;dv-Integration — Slack, Notion, HubSpot, Salesforce und allen weiteren.

💡 Der Workflow muss bereits auf der Seite Integrationen vorhanden sein. Jetzt auslösen führt vorhandene Workflows aus, erstellt sie aber nicht.

Jetzt auslösen führt sowohl individuelle Workflows als auch Team-Workflows aus, und die Bedingungen des Workflows gelten weiterhin. Sie führen denselben Workflow aus, den Sie für die Automatisierung erstellt haben — die manuelle Auslösung ändert nur, wann er ausgeführt wird, nicht was er prüft. Wenn das Meeting den Bedingungen des Workflows nicht entspricht, passiert nichts.

🚨 tl;dv prüft nicht, ob ein Workflow bereits für ein Meeting ausgeführt wurde. Wenn Sie einen Workflow auslösen, der bereits ausgeführt wurde — automatisch oder manuell —, wird er erneut von vorn ausgeführt: Es wird eine zweite Aktivität auf dem Datensatz erstellt, und die Eigenschaftswerte werden ein zweites Mal geschrieben. Nichts wird übersprungen, abgeglichen oder überschrieben.

Löschen Sie daher vor einer erneuten Ausführung eines Workflows für ein Meeting alles, was der vorherige Durchlauf in HubSpot geschrieben hat. Das ist besonders wichtig, wenn Sie eine fehlerhafte CRM-Verknüpfung korrigieren (siehe Teil 6).

Workflows schreiben Notizen und Aktivitäten. Wenn Sie eine Aufgabe benötigen — also etwas mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum —, erstellen Sie diese Zeile für Zeile aus den KI-Notizen.

Jede Zeile Ihrer KI-Notizen enthält einen Zeitstempel, sodass die von Ihnen erstellte Aufgabe direkt zu dem Moment in der Aufnahme zurückführt, in dem sie vereinbart wurde.

4. Füllen Sie den Dialog aus:

💡 Das Fälligkeitsdatum wird nicht aus dem Gespräch ausgelesen. Sie wählen es selbst aus der Liste Aktivitätsdatum aus. Wenn also eine Aufgabe mit „lassen Sie uns nächste Woche noch einmal darauf zurückkommen“ erwähnt wird, müssen Sie trotzdem In 1 Woche auswählen.

5. Klicken Sie auf HubSpot-Aufgabe erstellen.

Wenn das Follow-up zu einer bereits erstellten Aufgabe gehört, wählen Sie Zu Aufgabe in HubSpot hinzufügen statt Aufgabe in HubSpot erstellen.

Nutzen Sie das, um mehrere Momente aus einem Anruf oder aus mehreren Anrufen in einer einzigen Aufgabe zu sammeln, statt pro Notiz eine eigene Aufgabe zu erstellen.

CRM-Info zeigt, mit welchen HubSpot-Datensätzen ein Meeting verknüpft ist, und lässt Sie die Verknüpfung korrigieren, wenn die automatische Zuordnung falsch ist.

Diese Verknüpfung dient nicht nur zum Nachlesen. Sobald ein Meeting seine CRM-Daten enthält, können Sie Ihre Meeting-Bibliothek danach filtern und sie als Bedingung in der Automatisierung von KI-Vorlagen nutzen. Es lohnt sich also, die Verknüpfung bei Bedarf manuell zu korrigieren.

ℹ️ Erfordert Meetings mit CRM-Info kennzeichnen (Teil 2).

Das Panel zeigt:

Wenn die automatische Zuordnung falsch ist oder das Meeting einem anderen Deal zugeordnet werden soll, suchen Sie den richtigen Datensatz direkt im Panel und wählen Sie ihn aus.

🚨 Wenn Sie die Verknüpfung in tl;dv ändern, werden bereits synchronisierte Daten nicht verschoben. Aktivitäten, Notizen und bereits in HubSpot geschriebene Eigenschaftswerte bleiben dort, wo sie sind. So verschieben Sie sie: Löschen Sie die Daten zuerst in HubSpot, korrigieren Sie die Verknüpfung in CRM-Info und führen Sie den Workflow dann mit Jetzt auslösen erneut aus. Wenn Sie den Löschschritt überspringen, stehen die Daten am Ende an beiden Stellen. Eine erneute Ausführung räumt nie nach einem vorherigen Lauf auf.

Das CRM-Info-Panel zeigt zwei Phasen. Der Unterschied ist wichtig:

💡 Wenn Sie den Deal in CRM-Info manuell verknüpfen oder ändern, ist die gespeicherte Phase die Phase aus dem Moment dieser Änderung – nicht die Phase am Tag des Meetings. tl;dv beschreibt sie als „Angebotsphase zum Zeitpunkt des Meetings oder als die letzte Synchronisierung mit dem CRM durchgeführt wurde.“

Da die Phase mit dem Meeting gespeichert wird, können Sie sie an zwei Stellen nutzen.

Öffnen Sie in Ihrer Meeting-Bibliothek den Filter Meeting-Angebotsphase, wählen Sie eine Pipeline und dann eine Phase aus.

So rufen Sie jeden Anruf auf, der an einem bestimmten Punkt in der Pipeline stattfand – zum Beispiel jedes Gespräch mit Discovery/Demo abgeschlossen. So hören Sie, was Deals ab diesem Punkt typischerweise voranbringt.

Die Angebotsphase ist auch als Bedingung in der Automatisierung von KI-Vorlagen verfügbar, sodass automatisch die richtige Vorlage angewendet wird.

💡 Zum Beispiel: eine Discovery-orientierte Vorlage für Meetings mit Discovery/Demo gebucht und eine Vorlage zu Einwänden und Preisen für Meetings mit Testphase abgeschlossen/Entscheidung ausstehend.

Meetings, denen per Freigabelink beigetreten wurde oder die persönlich aufgezeichnet wurden, haben oft keine Daten zu Eingeladenen. Es gibt also nichts, was HubSpot zugeordnet werden kann, und nichts, wonach Sie in Ihrer Bibliothek filtern können.

Sie können die Teilnehmenden nach der Aufnahme selbst hinzufügen:

Sobald die Teilnehmenden korrekt sind:

Mit benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen generieren Sie genau den Text, den Sie für eine Eigenschaft oder Aktivität benötigen. Sie sind hilfreich, wenn eine feste Variablenzuordnung nicht die nötige Nuance erfasst.

Beispiel: Wettbewerberinformationen in einer Deal-Eigenschaft

Extrahieren Sie Informationen über den Wettbewerber, den der Kunde im Meeting erwähnt hat. Fassen Sie dies in einem Satz zusammen. Wenn nichts erwähnt wurde, aktualisieren Sie nichts.

Beispiel: Nächste Schritte in einer Unternehmenseigenschaft

Fassen Sie den im Gespräch vereinbarten nächsten Schritt in einem Satz zusammen. Wenn ein Datum erwähnt wird, nennen Sie es klar.

Tipps zum Schreiben von Eingabeaufforderungen:

Prüfen Sie Folgendes:

Wenn das Meeting einfach keine Eingeladenen hatte, fügen Sie sie manuell hinzu (Teil 7) und nutzen Sie dann Jetzt auslösen.

Ja – öffnen Sie CRM-Info auf der Meeting-Seite und wählen Sie den richtigen Deal aus. Beachten Sie, dass bereits mit HubSpot synchronisierte Daten nicht verschoben werden: Löschen Sie sie in HubSpot, korrigieren Sie die Verknüpfung und führen Sie den Workflow anschließend mit Jetzt auslösen erneut aus.

Automatische Workflows laufen nur für die Person, die die Aufnahme erstellt hat. Öffnen Sie bei Meetings, die auf dem tl;dv-Konto einer anderen Person aufgenommen wurden, das Meeting und verwenden Sie Jetzt auslösen.

Meetings mit CRM-Infos kennzeichnen gilt nur für zukünftige Meetings. Meetings, die aufgenommen wurden, bevor Sie diese Funktion aktiviert haben, werden nicht nachträglich gekennzeichnet.

Das hängt vom Geltungsbereich des Workflows ab und ist nicht konfigurierbar: Ein individueller Workflow lässt das Feld für den Host leer, während ein Team-Workflow die Aktivität dem Eigentümer des Datensatzes zuweist, auf dem sie protokolliert wird.

Nein. Die manuelle Auslösung führt denselben Workflow mit denselben Bedingungen aus – es ändert sich nur, wann der Workflow läuft. Wenn das Meeting die Bedingungen nicht erfüllt, passiert nichts. Es funktioniert auch mit Team-Workflows, nicht nur mit individuellen Workflows.

Bei Freitext-Eigenschaften werden neue Werte unterhalb des vorhandenen Inhalts angehängt. Der Inhalt des aktuellsten Meetings erscheint am unteren Ende des Felds.

Ja. Erstellen Sie für jedes Szenario einen eigenen Workflow und grenzen Sie ihn mit Bedingungen ein. Erstellen Sie beispielsweise einen Workflow für Extern – Erstgespräch und einen weiteren für Extern – Demo.

Ja. Wenn Sie die Meeting-URL oder die Meeting-Notizen in den Inhalt der Aktivität aufnehmen, verlinken die Zeitstempel in den Notizen zum genauen Moment in der tl;dv-Aufnahme zurück.