Para cumplir con el RGPD y otras regulaciones locales (como LGPD, APPI, etc.), es importante que tengas el consentimiento de todos para grabar tus reuniones. ¡tl;dv lo ha hecho aún más fácil!
¿Cómo funciona la solicitud de consentimiento?
Para que esta funcionalidad funcione, necesitas tener:
una integración de calendario totalmente sincronizada (ver aquí cómo)
grabación automática habilitada de todos los eventos del calendario, incluso si no te unes
Si no tienes tu calendario sincronizado con tu cuenta de tl;dv, o no quieres grabar automáticamente, tl;dv no podrá recopilar la información del evento de tu calendario que necesita para solicitar el consentimiento.
Recuerda que tl;dv solo recopila información sobre eventos en tu calendario principal.
Cuando la opción de recopilación de consentimiento está habilitada, tl;dv reemplazará el enlace de la sala de reuniones en el evento de tu calendario con otro enlace que redirigirá a una pantalla de consentimiento dentro de tl;dv. Esto también se verá un poco diferente en los propios eventos del calendario. En lugar de ver el enlace de la sala de reuniones, verás un enlace que redirige a tl;dv.
Si eres el anfitrión de la reunión, la sala de reuniones no se verá diferente cuando hagas clic en el enlace. Pero cuando tus invitados externos quieran entrar a la sala de reuniones, verán una pantalla que les pedirá su consentimiento antes de que puedan entrar a la sala de reuniones:
🗣️ NOTA IMPORTANTE: Si entras a la sala de reuniones e inicias la grabación manualmente antes de la hora de inicio del evento, la recopilación de consentimiento no tendrá ningún efecto. Esta función solo funciona para reuniones que se graban automáticamente.
¿Qué sucede si mis invitados no dan su consentimiento para ser grabados?
Si tus invitados externos abren la página de recopilación de consentimiento y hacen clic en "Rechazar consentimiento y unirse a la reunión", ¡podrán entrar a la sala de reuniones y podrás tener tu reunión con normalidad! Pero tl;dv no podrá acceder ni grabar la reunión, ni automática ni manualmente.
Tu Extensión de Chrome o aplicación para ordenadores te dirá:
“La grabación de tl;dv está desactivada porque algunos participantes no han dado su consentimiento para grabar.”
¿Y qué pasa si tienes una reunión con varios invitados pero no todos han iniciado sesión todavía o han elegido si dan su consentimiento o no? Hasta que lo hagan, todavía no podrás grabar.
Verás en tu interfaz de usuario de tl;dv:
“La grabación manual está desactivada: esta reunión se grabará automáticamente solo si todos los participantes dan su consentimiento al unirse."
Hasta que todos los que figuran en la invitación a la reunión den su consentimiento para ser grabados, no puedes usar tl;dv para grabar la reunión. El consentimiento no puede ser implícito, debe ser confirmado. Si no hay confirmación de consentimiento, la grabación no continuará.
¿Cómo activo la recopilación automática de consentimiento para mis grabaciones?
En tu pestaña Automatizaciones, puedes encontrar la opción para habilitar la recopilación automática de consentimiento para grabar:
O si eres Administrador de equipo, también puedes alternar esta opción para todos los miembros de tu equipo (esta opción no se aplicará a ti, ya que no te afectan los controles de administrador, debes habilitar tu propia recopilación de consentimiento).
Cuando habilitas esta opción de solicitud de consentimiento automatizada para ti o para tu equipo, deberás otorgar a tl;dv permisos de actualización para escribir en los eventos de tu calendario. Debido a que reemplazaremos el enlace de la sala de reuniones con la página que recopilará el consentimiento de tus invitados, necesitamos tener nuevos permisos para acceder a tu calendario.
¿Por qué es importante solicitar el consentimiento de grabación?
Eres el principal responsable de cumplir con las regulaciones locales y de hacer un uso legal de las herramientas que ofrecemos.
Es importante que tengas el consentimiento de todos tus participantes externos para grabar las reuniones en las que participas, ya que en cualquier momento tus invitados pueden rechazar el consentimiento o incluso retirarlo durante la duración de la reunión.
Si tus participantes externos no consienten en ser grabados, tl;dv no facilitará la grabación y seguirás estando sujeto a las regulaciones de privacidad y seguridad de datos para respetar el consentimiento o la falta de consentimiento de tus invitados.