Το Online Check-in είναι ο πιο απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να συλλέξετε όλα τα απαραίτητα στοιχεία των επισκεπτών σας πριν από την άφιξή τους και να τους προσφέρετε μια ομαλή, επαγγελματική εμπειρία check-in, χωρίς περιττή επικοινωνία και καθυστερήσεις.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξουμε βήμα-βήμα πώς να διαμορφώσετε το Online Check-in στην Tourmie, πώς να το προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες των καταλυμάτων σας και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο όλες τις δυνατότητες που σας προσφέρει.
Ας ξεκινήσουμε!
Εισαγωγή στο Online Check-in
1) Τι είναι το Online Check-in;
Το Online Check-in σάς δίνει τη δυνατότητα να συλλέγετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες από τους επισκέπτες σας πριν από την άφιξή τους — εύκολα, γρήγορα και με απόλυτη ασφάλεια, απευθείας online.
Ξεχάστε τα ατελείωτα μηνύματα και το άγχος της τελευταίας στιγμής για έγγραφα και στοιχεία.
Με την Tourmie, προσαρμόζετε τη διαδικασία check-in όπως ακριβώς στις ανάγκες των καταλυμάτων και των επισκεπτών σας, κάνοντάς την πιο απλή για εσάς και πιο άνετη και απλή για τους επισκέπτες σας.
2) Πλεονεκτήματα Χρήσης Online Check-in
✅ Εξοικονομείτε χρόνο και μειώνετε την ανάγκη για συνεχή επικοινωνία.
✅ Συλλέγετε έγκαιρα όλα τα απαραίτητα στοιχεία και έγγραφα πριν την άφιξη.
✅ Προσφέρετε μια επαγγελματική και ομαλή εμπειρία στον επισκέπτη.
✅ Μπορείτε να προωθήσετε επιπλέον υπηρεσίες (όπως μεταφορές ή εμπειρίες) μέσα από τη διαδικασία check-in.
✅ Αυξάνετε την ικανοποίηση των επισκεπτών και ενισχύετε τα έσοδά σας.
3) Πώς λειτουργεί το Online Check-in;
Η διαδικασία του Online Check-in είναι απλή και ξεκάθαρη — τόσο για εσάς όσο και για τους επισκέπτες σας.
Για εσάς (οικοδεσπότες, διαχειριστές):
Δημιουργείτε μία ή περισσότερες εξατομικευμένες φόρμες check-in μέσα από την Tourmie.
Επιλέγετε τα πεδία, τις πληροφορίες και τις υπηρεσίες που θέλετε να περιλαμβάνονται.
Αποστέλλετε αυτόματα τον σύνδεσμο του check-in στους επισκέπτες σας μέσω της Tourmie.
Για τους επισκέπτες σας:
Λαμβάνουν τον σύνδεσμο πριν την άφιξή τους.
Συμπληρώνουν εύκολα τα στοιχεία τους σε 3 απλά βήματα.
Μπορούν να δηλώσουν τυχόν προτιμήσεις ή ειδικές ανάγκες.
Μετά την ολοκλήρωση του check-in, έχουν τη δυνατότητα να περιηγηθούν και να κάνουν κράτηση για επιπλέον υπηρεσίες.
💡 Μια γρήγορη, επαγγελματική διαδικασία που εξοικονομεί χρόνο, σας βοηθά να προετοιμαστείτε καλύτερα για τις αφίξεις σας και κάνει τη συνολική εμπειρία των επισκεπτών σας ακόμη πιο άνετη και ευχάριστη.
Δημιουργήστε μια Φόρμα Check-in
Μεταβείτε στη σελίδα Online Check-in.
Κάντε κλικ στο + Προσθήκη φόρμας.
Δώστε στη φόρμα check-in σας έναν τίτλο (π.χ. "Φόρμα Check-in για επισκέπτες βίλας") και προαιρετικά, μια σύντομη περιγραφή.
Κάντε κλικ στο Δημιουργία.
✏️ Σημείωση: Οι επισκέπτες σας δεν μπορούν να δουν ή να έχουν πρόσβαση στη φόρμα check-in αν δεν είναι ενεργή και συνδεδεμένη με κάποιο κατάλυμα.
Προσαρμόστε τη Φόρμα σας
Βήμα 1: Επιλέξτε τα Πεδία της Φόρμας
Στην καρτέλα Πεδία φόρμας, επιλέξτε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να συλλέξετε από τους επισκέπτες σας.
Για κάθε πεδίο, μπορείτε να ορίσετε αν θα είναι:
Ορατό (θα εμφανίζεται στη φόρμα).
Υποχρεωτικό (ο επισκέπτης θα πρέπει να το συμπληρώσει υποχρεωτικά, για να ολοκληρώσει το check-in του).
💡 Συμβουλή: Κρατήστε μόνο τα πεδία που σας είναι πραγματικά απαραίτητα. Όσο λιγότερα πεδία, τόσο πιο εύκολη και γρήγορη γίνεται η διαδικασία για τους επισκέπτες σας.
Τα Πεδία Φόρμας, Αναλυτικά:
Παρακάτω θα δείτε μια αναλυτική παρουσίαση των πεδίων της φόρμας, με χρήσιμες συμβουλές για το πότε να τα χρησιμοποιείτε.
1. Στοιχεία Κράτησης
Συλλέξτε πληροφορίες που σχετίζονται με τις κρατήσεις επισκεπτών, ώστε να οργανώνετε καλύτερα τις αφίξεις.
Κανάλι κράτησης: Καταγράψτε την πηγή της κράτησης (π.χ. Airbnb, Booking.com).
Κωδικός κράτησης: Καταγράψτε τον κωδικό της κράτησης. Χρήσιμο για εσωτερική οργάνωση ή για να συνδέσετε τη φόρμα check-in του επισκέπτη με την κράτησή του.
✏️ Σημειώσεις:
1) Τα πεδία Κανάλι Κράτησης και Κωδικός Κράτησης είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για οικοδεσπότες που δεν χρησιμοποιούν PMS ή Channel Manager. Σας βοηθούν να εντοπίζετε εύκολα από πού προέρχεται κάθε κράτηση και να διατηρείτε οργανωμένα τα δεδομένα σας.
2) Αν ο Οδηγός Επισκεπτη είναι ήδη συνδεδεμένος με μια κράτηση (προσωποποιημένος οδηγός), οι πληροφορίες αυτές θα είναι ήδη συμπληρωμένες κατά τη διαδικασία του Online Check-in. Έτσι εξοικονομείται χρόνος, μειώνονται τα λάθη και προσφέρετε μια ακόμη πιο ομαλή εμπειρία.
3) Μόλις ο επισκέπτης ολοκληρώσει τη φόρμα, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε το Online Check-in σε Κράτηση Διαμονής. Έτσι, όλα τα στοιχεία των επισκεπτών και οι κρατήσεις σας συγκεντρώνονται σε ένα σημείο, για πιο εύκολη και οργανωμένη διαχείριση. Παράλληλα, οι επισκέπτες σας θα λαμβάνουν τον δικό τους προσωποποιημένο οδηγό, ειδικά διαμορφωμένο για τη διαμονή τους.
Ώρα άφιξης: Ζητήστε από τους επισκέπτες να δηλώσουν πότε περίπου θα φτάσουν στο κατάλυμα. Αυτό σας βοηθά να οργανώσετε καλύτερα την άφιξή τους.
Ώρα αναχώρησης: Συλλέξτε την προγραμματισμένη ώρα αναχώρησης των επισκεπτών, ώστε να οργανώσετε τον καθαρισμό ή την προετοιμασία του καταλύματος για τους επόμενους επισκέπτες.
2. Πληροφορίες Επισκέπτη
Συλλέξτε βασικές προσωπικές πληροφορίες και νόμιμα έγγραφα ταυτοποίησης από τους επισκέπτες σας.
Αριθμός ατόμων: Οι επισκέπτες επιβεβαιώνουν πόσα άτομα θα μείνουν στο κατάλυμα.
Στοιχεία επιπλέον επισκεπτών: Ζητήστε πρόσθετες πληροφορίες (όπως όνομα και email), για τα υπόλοιπα μέλη της κράτησης.
Έγγραφο ταυτοποίησης: Ζητήστε από τους επισκέπτες να προσκομίσουν έγγραφο ταυτοποίησης για λόγους ασφάλειας, νομιμότητας ή τήρησης αρχείων. Μπορείτε να επιλέξετε να ζητήσετε ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω έγγραφα:
Διαβατήριο
ΑΦΜ
Ταυτότητα
Δίπλωμα οδήγησης
Από προεπιλογή, η φόρμα θα ζητά από τους επισκέπτες να συμπληρώσουν τον αριθμό του εγγράφου που θα επιλέξετε. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε ποια επιπλέον στοιχεία θέλετε να συλλέγετε για κάθε έγγραφο:
Υποβολή εγγράφου ταυτοποίησης: Μπορείτε να ζήτησετε από τους επισκέπτες σας να ανεβάσουν ένα αντίγραφο του εγγράφου.
Ημερομηνία έκδοσης εγγράφου: Μπορείτε να ζήτησετε από τους επισκέπτες να δηλώσουν την ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου.
Περιορισμός βάσει εθνικότητας: Μπορείτε να ορίσετε για ποιες εθνικότητες θα εμφανίζεται το πεδίο εγγράφου. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε υποχρεωτική τη υποβολή ΑΦΜ μόνο για επισκέπτες συγκεκριμένων χωρών.
Εθνικότητα: Συλλέξτε την εθνικότητα του επισκέπτη για νομικούς ή στατιστικούς λόγους.
Ημερομηνία γέννησης: Χρήσιμη για τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις ή για την τήρηση αρχείων.
Φύλο: Προαιρετικό πεδίο, χρήσιμο για στατιστικούς λόγους ή για πιο προσωποποιημένη επικοινωνία.
Διεύθυνση: Συλλέξτε τη μόνιμη διεύθυνση κατοικίας του επισκέπτη.
Χώρα: Συλλέξτε τη χώρα μόνιμης κατοικίας του επισκέπτη.
3. Στοιχεία Ταξιδιού
Συλλέξτε τα στοιχεία ταξιδιού των επισκεπτών σας, για να κατανοήσετε καλύτερα πώς και γιατί ταξιδεύουν.
Μέσο μετακίνησης: Ρωτήστε τους επισκέπτες πώς θα φτάσουν (αυτοκίνητο, αεροπλάνο, πλοίο κ.λπ.)
Σκοπός ταξιδιού: Κατανοήστε αν η διαμονή είναι για αναψυχή ή επαγγελματικούς λόγους.
Τιμολόγιο εταιρείας: Δώστε τη δυνατότητα στους επισκέπτες να δηλώσουν αν το ταξίδι τους είναι επαγγελματικό και αν επιθυμούν την έκδοση εταιρικού τιμολογίου.
4. Επικοινωνία & Προτιμήσεις
Συλλέξτε επιπλέον πληροφορίες και προτιμήσεις από τους επισκέπτες σας.
Σχόλια: Ανοιχτό πεδίο κειμένου όπου οι επισκέπτες μπορούν να μοιραστούν σημαντικές πληροφορίες, ανάγκες ή προτιμήσεις.
Λήψη ενημερώσεων και προσφορών για μελλοντικές διαμονές: Ζητήστε τη συγκατάθεση των επισκεπτών για να λαμβάνουν ενημερωτικά emails και προσφορές για μελλοντικές κρατήσεις.
5. Όροι & Προϋποθέσεις
Βεβαιωθείτε ότι οι επισκέπτες αποδέχονται τους βασικούς όρους πριν από την άφιξή τους.
Αποδοχή όρων διαμονής: Οι επισκέπτες πρέπει να αποδεχτούν τους όρους και τις προϋποθέσεις του καταλύματός σας, ώστε να ολοκληρώσουν τη διαδικασία check-in.
Αποδοχή πολιτικής απορρήτου: Οι επισκέπτες πρέπει να συμφωνήσουν με την πολιτική απορρήτου σχετικά με τη χρήση και την προστασία των προσωπικών τους δεδομένων.
💡 Συμβουλή: Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση της φόρμας check-in ανά πάσα στιγμή, για να δείτε ακριβώς πώς θα εμφανίζεται στους επισκέπτες σας.
Βήμα 2: Αντιστοιχίστε τη Φόρμα σε Καταλύματα
Στην καρτέλα Αντιστοιχισμένα καταλύματα, επιλέξτε σε ποια καταλύματα θα εφαρμόζεται η συγκεκριμένη φόρμα check-in.
💡 Συμβουλή: Μπορείτε να αντιστοιχίσετε διαφορετικές φόρμες check-in σε διαφορετικά καταλύματα, ώστε να έχετε απόλυτη ευελιξία στη συλλογή των πληροφοριών που χρειάζεστε — ανάλογα με τον τύπο, την τοποθεσία ή τις ανάγκες κάθε καταλύματος και επισκεπτών.
Βήμα 3: Προσθήκη Αιτημάτων Επισκεπτών (Προαιρετικό)
Δώστε τη δυνατότητα στους επισκέπτες σας να υποβάλουν ειδικά αιτήματα κατά τη διαδικασία του check-in.
✋ Πριν ξεκινήσετε: Βεβαιωθείτε ότι έχετε ήδη δημιουργήσει τα αιτήματα επισκεπτών που θέλετε να προσφέρετε. Μπορείτε να το κάνετε από την ενότητα Αιτήματα επισκεπτών στις Ρυθμίσεις.
Χρειάζεστε βοήθεια; Δείτε τον αναλυτικό οδηγό βήμα-βήμα.
Αφού έχετε ολοκληρώσει τη διαμόρφωση των αιτημάτων σας:
Μεταβείτε στην καρτέλα Αιτήματα επισκεπτών μέσα στη φόρμα check-in.
Επιλέξτε ποια αιτήματα θέλετε να εμφανίζονται στους επισκέπτες, όπως:
Πρόωρη άφιξη
Αργοπορημένη αναχώρηση
Self check-in / check-out
Παιδικό κρεβατάκι κ.λπ.
Μόνο τα αιτήματα που θα επιλέξετε θα εμφανίζονται στους επισκέπτες.
👁 Πώς το βλέπουν οι επισκέπτες σας:
Τα αιτήματα επισκεπτών εμφανίζονται στο Βήμα 3 της φόρμας Online Check-in, δίνοντας τη δυνατότητα στους επισκέπτες σας να υποβάλουν απευθείας τυχόν ειδικά αιτήματα πριν ολοκληρώσουν το check-in.
Για αιτήματα που έχουν επιπλέον χρέωση, οι επισκέπτες θα χρειαστεί να καταχωρίσουν τα στοιχεία της κάρτας τους. Η χρέωση θα πραγματοποιηθεί με ασφάλεια και μόνο εάν το αίτημα εγκριθεί.
Βήμα 4: Προσθήκη Επιπλέον Υπηρεσιών (Προαιρετικό)
Δώστε τη δυνατότητα στους επισκέπτες σας να κάνουν κράτηση για επιπλέον υπηρεσίες αμέσως μετά την ολοκλήρωση του check-in. Είναι μια ιδανική ευκαιρία να προωθήσετε πρόσθετες υπηρεσίες και να ενισχύσετε τα έσοδά σας.
✋ Πριν ξεκινήσετε: Βεβαιωθείτε ότι έχετε ήδη προσθέσει τις υπηρεσίες σας στην Tourmie — είτε πρόκειται για υπηρεσίες δικές σας ή εξωτερικών συνεργατών. Μπορείτε να το κάνετε μέσα από τις σελίδες Υπηρεσίες και Συνεργασίες.
Αφού έχετε ολοκληρώσει τη διαμόρφωση των υπηρεσιών σας:
Μεταβείτε στην καρτέλα Υπηρεσίες.
Επιλέξτε ποιες υπηρεσίες θέλετε να περιλαμβάνονται στη φόρμα check-in σας, όπως:
Μεταφορές
Ενοικιάσεις αυτοκινήτων
Εμπειρίες
👁 Πώς το βλέπουν οι επισκέπτες σας:
Μετά την ολοκλήρωση του Online Check-in, οι επισκέπτες σας θα δουν τις υπηρεσίες που έχετε επιλέξει και θα μπορούν να κάνουν άμεσα κράτηση για ό,τι χρειάζονται κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.
💡 Συμβουλή: Όσο περισσότερες πληροφορίες συλλέγετε μέσω του Online Check-in — όπως σκοπός ταξιδιού, ώρα άφιξης ή αριθμός ατόμων — τόσο πιο έξυπνες και στοχευμένες γίνονται οι έξυπνες προτάσεις AI της Tourmie, προσφέροντας στους επισκέπτες σας υπηρεσίες που πραγματικά ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους.
Για παράδειγμα: Αν ένας επισκέπτης δηλώσει ότι ταξιδεύει με αεροπλάνο και φτάνει νωρίς, η Tourmie μπορεί αυτόματα να του προτείνει υπηρεσία μεταφοράς από το αεροδρόμιο — βελτιώνοντας την εμπειρία του και αυξάνοντας τις πιθανότητες να κάνει κράτηση.
Βήμα 5: Προσθήκη Προσαρμοσμένων Ερωτήσεων (Προαιρετικό)
Αν θέλετε να συλλέξετε επιπλέον πληροφορίες που δεν καλύπτονται από τα βασικά πεδία της φόρμας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε τις δικές σας ερωτήσεις και να τις προσθέσετε στη φόρμα check-in σας.
💡 Ενδεικτικές ερωτήσεις που μπορείτε να προσθέσετε:
Is this your first time visiting the area? (Είναι η πρώτη σας φορά που επισκέπτεστε την περιοχή;)
Do you have any dietary restrictions or allergies? (Έχετε κάποιες διατροφικές ανάγκες ή αλλεργίες που θα πρέπει να γνωρίζουμε;
How would you prefer to be contacted during your stay? e.g. email, WhatsApp (Ποιον τρόπο επικοινωνίας προτιμάτε κατά τη διαμονή σας; π.χ. email, WhatsApp)
Are you celebrating a special occasion? (Γιορτάζετε κάποια ιδιαίτερη περίσταση;)
1) Πώς να Δημιουργήσετε μία Ερώτηση
Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ερώτηση:
Μεταβείτε στη σελίδα Online Check-in.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Προσαρμοσμένες ερωτήσεις.
Στη συνέχεια:
Πατήστε + Προσθήκη ερώτησης.
Πληκτρολογήστε την προσαρμοσμένη ερώτηση. Αν χρειάζεται, μπορείτε να προσθέσετε μεταφράσεις σε διαφορετικές γλώσσες περιεχομένου.
Κάντε κλικ στο Δημιουργία.
💡 Συμβουλή: Κρατήστε τις ερωτήσεις σας σύντομες και σχετικές με το κατάλυμά σας, ώστε να μην κουράσετε ή μπερδέψετε τους επισκέπτες.
2) Πώς να την Προσθέσετε στη Φόρμα Check-in
Επιστρέψτε στη φόρμα check-in σας.
Μεταβείτε στην καρτέλα Προσαρμοσμένες ερωτήσεις.
Επιλέξτε τη νέα ερώτηση που δημιουργήσατε για να την προσθέσετε στη φόρμα.
👁 Πώς το βλέπουν οι επισκέπτες σας:
Οι προσαρμοσμένες ερωτήσεις εμφανίζονται στο τέλος της φόρμας Online Check-in, ακριβώς πριν ο επισκέπτης υποβάλει τα στοιχεία του.
Γενικές Ρυθμίσεις Φόρμας Check-in
Στις Γενικές Ρυθμίσεις της φόρμας Online Check-in θα βρείτε δύο χρήσιμες επιλογές που σας βοηθούν να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία και να διατηρείτε οργανωμένα τα στοιχεία των επισκεπτών σας.
1) Μετατροπή Online Check-in σε Κράτηση Διαμονής
Με αυτήν την επιλογή ενεργοποιημένη, όταν ένας επισκέπτης ολοκληρώνει μια φόρμα Online Check-in που δεν είναι ήδη συνδεδεμένη με κάποια κράτηση, η Tourmie δημιουργεί αυτόματα μια νέα κράτηση καταλύματος στη σελίδα Κρατήσεις — ακόμη κι αν η κράτηση δεν προέρχεται από Channel Manager ή PMS.
Αυτό είναι ιδανικό για:
✅ Οικοδεσπότες που δεν χρησιμοποιούν PMS ή Channel Manager.
✅ Άμεσες κρατήσεις μέσω τηλεφώνου, email ή της δικής σας ιστοσελίδας.
✅ Οργάνωση όλων των κρατήσεων σε ένα σημείο.
💡 Παράλληλα, οι επισκέπτες σας θα λαμβάνουν τον δικό τους προσωποποιημένο οδηγό, ειδικά διαμορφωμένο για τη διαμονή τους.
2) Ενημέρωση Στοιχείων Κράτησης από τη Φόρμας Check-in
Αν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, η Tourmie θα ενημερώνει αυτόματα τα στοιχεία της υπάρχουσας κράτησης με τις πληροφορίες που παρέχει ο επισκέπτης κατά τη διαδικασία του Online Check-in.
Για παράδειγμα: Αν ο επισκέπτης συμπληρώσει σημαντικά στοιχεία που έλειπαν, όπως email, τηλέφωνο ή εθνικότητα, αυτά θα αποθηκευτούν αυτόματα στην υπάρχουσα κράτηση.
Αυτό εξασφαλίζει ότι:
✅ Τα στοιχεία της κράτησης είναι πάντα πλήρη και σωστά.
✅ Κερδίζετε χρόνο, αποφεύγοντας τη χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων.
✅ Οι επισκέπτες σας απολαμβάνουν μια πιο ομαλή εμπειρία άφιξης.
Διαχείριση των Φορμών Check-in σας
Από τη σελίδα Online Check-in, μπορείτε εύκολα να διαχειρίζεστε τις υπάρχουσες φόρμες Check-in σας. Παρακάτω θα βρείτε τις διαθέσιμες ενέργειες:
Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση Φόρμας
Ενεργοποιήστε τη φόρμα σας για να είναι έτοιμη προς χρήση ή απενεργοποιήστε την προσωρινά αν δεν θέλετε να έχουν πρόσβαση οι επισκέπτες σας.
Βρείτε τη φόρμα που θέλετε να ενεργοποιήσετε ή απενεργοποιήσετε.
Χρησιμοποιήστε τον διακόπτη για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη φόρμα.
💡 Οι επισκέπτες δεν μπορούν να δουν ή να έχουν πρόσβαση στη φόρμα αν δεν είναι ταυτόχρονα ενεργή και αντιστοιχισμένη σε κάποιο κατάλυμα.
Επεξεργασία Περιεχομένου Φόρμας
Θέλετε να κάνετε αλλαγές; Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια φόρμα οποιαδήποτε στιγμή, ακόμα κι αν είναι ήδη ενεργή.
Βρείτε τη φόρμα που θέλετε να επεξεργαστείτε.
Από το μενού γρήγορων ενεργειών (⋮), κάντε κλικ στο Επεξεργασία.
Προσαρμόστε τα πεδία, τα αιτήματα, τις υπηρεσίες ή τα αντιστοιχισμένα καταλύματα, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
💡 Όλες οι αλλαγές εφαρμόζονται άμεσα στη φόρμα.
Προεπισκόπηση φόρμας
Δείτε ακριβώς πώς θα εμφανίζεται η φόρμα στους επισκέπτες σας.
Βρείτε τη φόρμα που θέλετε να κάνετε προεπισκόπηση.
Από το μενού γρήγορων ενεργειών (⋮), κάντε κλικ στο Προεπισκόπηση.
✏️ Σημείωση: Η φόρμα πρέπει να είναι ενεργή και αντιστοιχισμένη σε τουλάχιστον ένα κατάλυμα.
Αντιγραφή Υφιστάμενης Φόρμας
Θέλετε να δημιουργήσετε παρόμοια φόρμα για άλλο κατάλυμα; Μπορείτε να αντιγράψετε μια υπάρχουσα φόρμα και να εξοικονομήσετε χρόνο.
Βρείτε τη φόρμα που θέλετε να αντιγράψετε.
Από το μενού γρήγορων ενεργειών (⋮), κάντε κλικ στο Αντιγραφή.
Θα δημιουργηθεί νέα φόρμα, την οποία μπορείτε να μετονομάσετε και να προσαρμόσετε όπως επιθυμείτε.
Διαγραφή Φόρμας
Μπορείτε να διαγράψετε οριστικά μια φόρμα check-in που δεν χρειάζεστε πλέον.
Βρείτε τη φόρμα που θέλετε να διαγράψετε.
Από το μενού γρήγορων ενεργειών (⋮), κάντε κλικ στο Διαγραφή.
Επιβεβαιώστε τη διαγραφή.
⚠️ Η διαγραφή μιας φόρμας είναι οριστική — αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί.
Κοινοποίηση Φόρμας Check-in στους Επισκέπτες
Μόλις ολοκληρώσετε τη διαμόρφωσης της φόρμας check-in, την αντιστοιχίσετε σε τουλάχιστον ένα κατάλυμα και την ενεργοποιήσετε, είστε έτοιμοι να τη στείλετε στους επισκέπτες σας!
Ακολουθούν μερικοί προτεινόμενοι τρόποι για να βεβαιωθείτε ότι οι επισκέπτες θα λάβουν και θα συμπληρώσουν τη φόρμα:
✅ Αυτοματοποιημένα Μηνύματα μέσω Tourmie
Συμπεριλάβετε τη φόρμα check-in στα αυτοματοποιημένα μηνύματα σας στην Tourmie για να εξοικονομήσετε χρόνο και να διασφαλίσετε μια ομαλή εμπειρία άφιξης.
Προτεινόμενο Πρότυπο Μηνύματος:
Θέμα: Get Ready for Your Stay – Complete Your Online Check-in
Κείμενο μηνύματος:
Hi {{guest_first_name}},
We’re looking forward to welcoming you! To make your arrival as smooth as possible, please take a minute to complete your Online Check-in:
👉 {{online_checkin_form_url}}
By completing it in advance, you’ll get instant access to your personalized Guest Guide with everything you need for your stay — including check-in instructions, directions, Wi-Fi password, parking information, and more.
If you have any questions, we're here to help.
Thank you,
{{host_title}}
📚 Χρειάζεστε βοήθεια; Δείτε τον αναλυτικό οδηγό βήμα-βήμα.
✅ QR Code στο Κατάλυμα ή Δωμάτιο
Τοποθετήστε το QR code της Tourmie σε εμφανές σημείο στη ρεσεψιόν ή στην είσοδο του καταλύματος ή του δωματίου. Οι επισκέπτες μπορούν εύκολα να το σαρώσουν με το κινητό τους και να ολοκληρώσουν το Online Check-in.
💡 Συμβουλή: Τοποθετήστε δίπλα στο QR code ένα σύντομο μήνυμα που ενθαρρύνει τους επισκέπτες να συμπληρώσουν τη φόρμα, όπως:
"Please scan to complete your Online Check-in for a smooth arrival experience."
✅ Κανάλια Κρατήσεων
Αν οι πλατφόρμες κρατήσεων που χρησιμοποιείτε (π.χ. Airbnb, Booking.com) υποστηρίζουν απευθείας μηνύματα ή πρότυπα αυτοματοποιημένων μηνυμάτων, συμπεριλάβετε τον σύνδεσμο της φόρμας Online Check-in στην επικοινωνία πριν την άφιξη.
✅ Εφαρμογές Μηνυμάτων
Αν επικοινωνείτε με τους επισκέπτες απευθείας μέσω WhatsApp, Viber, Messenger ή άλλων εφαρμογών, μπορείτε απλά να τους στείλετε τον σύνδεσμο της φόρμας Online Check-in για εύκολη πρόσβαση.
Προβολή & Διαχείριση Υποβολών Check-in
Κάθε φορά που ένας επισκέπτης ολοκληρώνει τη φόρμα check-in, θα λαμβάνετε ειδοποίηση μέσω email. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε όλες τις υποβολές απευθείας από τη σελίδα Επισκέπτες.
Προβολή Υποβολών Check-in:
Μεταβείτε στη σελίδα Επισκέπτες.
Στην καρτέλα Online check-ins, θα δείτε τη λίστα με τις υποβολές Check-in που έχουν ολοκληρωθεί.
Κάντε κλικ στο ID του Check-in για να δείτε τις πληροφορίες που συμπλήρωσε ο επισκέπτης κατά τη διαδικασία Online Check-in.
Λήψη Υποβολών Check-in:
Μεταβείτε στη σελίδα Επισκέπτες.
Στην καρτέλα Online check-ins, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λήψη.
Επιλέξτε το χρονικό διάστημα που θέλετε να εξαχθούν τα δεδομένα.
Κάντε κλικ στο Εξαγωγή για να κατεβάσετε τις υποβολές check-in ως αρχείο.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση, να ελέγχετε και να διαχειρίζεστε όλα τα στοιχεία που συλλέγετε μέσω των φορμών Check-in — όποτε τα χρειάζεστε.
Βέλτιστες Πρακτικές
✅ Προσθέστε μόνο τα απαραίτητα πεδία, ώστε να μην κουράσετε τους επισκέπτες σας.
✅ Δοκιμάστε τη φόρμα χρησιμοποιώντας την επιλογή Προεπισκόπηση, για να δείτε ακριβώς πώς τη βλέπουν οι επισκέπτες.
✅ Συμπεριλάβετε πρόσθετες υπηρεσίες που είναι δημοφιλείς ή χρήσιμες για το κατάλυμά σας.
✅ Προωθήστε το Online Check-in από νωρίς στις επικοινωνίες σας, για καλύτερα αποτελέσματα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να έχω διαφορετικές φόρμες για διαφορετικά καταλύματα;
Μπορώ να έχω διαφορετικές φόρμες για διαφορετικά καταλύματα;
Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε όσες διαφορετικές φόρμες Check-in χρειάζεστε και να τις αντιστοιχίσετε σε συγκεκριμένα καταλύματα. Έτσι, έχετε πλήρη ευελιξία να προσαρμόζετε τις πληροφορίες που συλλέγετε και τις υπηρεσίες που προσφέρετε, ανάλογα με τον τύπο, την τοποθεσία ή τις ανάγκες κάθε καταλύματος και επισκέπτη.
Μπορώ να τροποποιήσω τη φόρμα αφού την ενεργοποιήσω;
Μπορώ να τροποποιήσω τη φόρμα αφού την ενεργοποιήσω;
Φυσικά. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τη φόρμα οποιαδήποτε στιγμή — συμπεριλαμβανομένων των πεδίων, των αιτημάτων επισκεπτών, των υπηρεσιών ή των καταλυμάτων που είναι αντιστοιχισμένα.
Οι αλλαγές εφαρμόζονται άμεσα και οι επισκέπτες που ανοίγουν τη φόρμα μετά την ενημέρωση θα βλέπουν τη νεότερη εκδοχή.
Οι επισκέπτες θα βλέπουν όλες τις υπηρεσίες ή μόνο όσες επιλέξω;
Οι επισκέπτες θα βλέπουν όλες τις υπηρεσίες ή μόνο όσες επιλέξω;
Οι επισκέπτες θα βλέπουν μόνο τις υπηρεσίες που έχετε επιλέξει για τη συγκεκριμένη φόρμα.
Είναι υποχρεωτικό να χρησιμοποιήσω τα αιτήματα επισκεπτών και τις υπηρεσίες;
Είναι υποχρεωτικό να χρησιμοποιήσω τα αιτήματα επισκεπτών και τις υπηρεσίες;
Όχι, αυτές οι λειτουργίες είναι προαιρετικές — μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο ό,τι ταιριάζει στο κατάλυμά σας.
Μπορώ να αντιγράψω μια φόρμα Check-in;
Μπορώ να αντιγράψω μια φόρμα Check-in;
Ναι, μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε μια υπάρχουσα φόρμα για να εξοικονομήσετε χρόνο. Απλώς μεταβείτε στη σελίδα Online Check-in, βρείτε τη φόρμα που θέλετε να αντιγράψετε και από το μενού γρήγορων ενεργειών (⋮), κάντε κλικ στο Αντιγραφή.
Μπορώ να αποκρύψω συγκεκριμένα πεδία για ορισμένα καταλύματα;
Μπορώ να αποκρύψω συγκεκριμένα πεδία για ορισμένα καταλύματα;
Φυσικά. Μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές φόρμες με διαφορετικά πεδία για κάθε κατάλυμα. Αρκεί να δημιουργήσετε ξεχωριστή φόρμα Check-in για κάθε κατάλυμα και να προσαρμόσετε τα πεδία ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Πώς θα ξέρω πότε ένας επισκέπτης συμπληρώνει τη φόρμα Check-in;
Πώς θα ξέρω πότε ένας επισκέπτης συμπληρώνει τη φόρμα Check-in;
Κάθε φορά που ένας επισκέπτης υποβάλλει τη φόρμα Check-in, θα λαμβάνετε ειδοποίηση μέσω email. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τις υποβολές απευθείας από τη σελίδα Επισκέπτες, στην καρτέλα Online check-ins.
Τι συμβαίνει αν ένας επισκέπτης δεν συμπληρώσει τη φόρμα Check-in;
Τι συμβαίνει αν ένας επισκέπτης δεν συμπληρώσει τη φόρμα Check-in;
Η φόρμα είναι προαιρετική, όμως σας προτείνουμε να ενθαρρύνετε τους επισκέπτες να τη συμπληρώσουν όσο το δυνατόν νωρίτερα. Μπορείτε να στείλετε τον σύνδεσμο της φόρμας αυτόματα, μέσω τα αυτοματοποιημένα μηνύματα της Tourmie, ή χειροκίνητα, μέσω εφαρμογές μηνυμάτων και κανάλια κρατήσεων.
Μπορώ να απενεργοποιήσω προσωρινά μια φόρμα Check-in;
Μπορώ να απενεργοποιήσω προσωρινά μια φόρμα Check-in;
Ναι, μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε μια φόρμα οποιαδήποτε στιγμή. Απλώς μεταβείτε στη σελίδα Online Check-in, βρείτε τη φόρμα και απενεργοποιήστε τον διακόπτη. Η φόρμα θα παραμείνει αποθηκευμένη, αλλά δεν θα είναι ορατή στους επισκέπτες σας.
Τι συμβαίνει αν επεξεργαστώ μια φόρμα αφού τη μοιραστώ;
Τι συμβαίνει αν επεξεργαστώ μια φόρμα αφού τη μοιραστώ;
Οποιαδήποτε αλλαγή σε ενεργή φόρμα εφαρμόζεται άμεσα. Απλώς επεξεργαστείτε τη φόρμα και πατήστε Ενημέρωση — η ενημερωμένη εκδοχή θα εμφανίζεται σε κάθε επισκέπτη που ανοίγει τον σύνδεσμο μετά την αλλαγή.