I mange foreninger kræver vedtægterne, at visse udgifter skal godkendes af flere personer, før de må betales. Det handler om tegningsret og om at sikre, at foreningens penge bruges i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger.
Derfor indeholder Vores Forening en funktion til godkendere – en digital løsning til at håndtere denne proces direkte i systemet.
Hvad er en godkender?
En godkender er en person, der skal godkende en udgift eller et bilag, inden det kan anses som endeligt klar til betaling.
Når funktionen er aktiveret, vil alle udgifter skulle gennemgå en digital attestering, hvor der logges:
Hvem der har godkendt
Hvornår det er godkendt
Hvilken rolle vedkommende har
Hvornår giver det mening at bruge godkendere?
Godkendere er aktiveret som standard i alle nye foreninger – og det giver god mening at beholde, medmindre:
Alle tegningsberettigede allerede skal godkende betalingen direkte i banken
– så foregår godkendelsen i praksis uden for systemetRegnskabet føres bagudrettet, og alle udgifter er allerede betalt
– fx hvis I først bogfører året samlet senere
I de fleste andre tilfælde anbefaler vi at beholde godkender-funktionen, da den:
Skaber gennemsigtighed
Understøtter foreningens vedtægter
Skaber et digitalt revisionsspor
Gør det nemt for kassereren at se, hvornår en udgift er klar til betaling
Sådan opsætter du godkendere
Gå til Indstillinger i venstremenuen
Klik på fanen Udgifter øverst
Klik på fanen Godkendere
Her kan du:
Vælge hvor mange godkendere, der kræves (fx 1 eller 2)
Vælge roller, der må godkende (fx bestyrelsesmedlemmer)
Tilføje navne på personer, hvis du ønsker, at systemet automatisk udfylder godkendere
Du kan også lade feltet stå tomt og selv vælge godkendere, når du opretter udgiften
🔔 Hvis du ikke kan vælge nogen personer her, er det fordi foreningens bestyrelse endnu ikke er opsat under Indstillinger > Forening.
Hvordan fungerer godkendelsesflowet?
Når en udgift oprettes i systemet, vil status være:
Afventer godkendelse
– indtil det krævede antal godkendere har godkendtGodkendt
– når alle nødvendige godkendelser er registreret
– en mail sendes til den, der har oprettet udgiften, som tegn på at den trygt kan betalesAfvist
– hvis en godkender vælger at afvise udgiften
Sådan deaktiverer du godkendere
Hvis funktionen ikke er relevant for jeres forening, kan den slås fra:
Klik på Indstillinger i venstremenuen
Klik på fanen Udgifter i toppen af siden
Klik på Godkendere
Klik på den røde skraldespand ud for hver aktiv godkender
Gem ændringer
Herefter vil nye udgifter ikke længere kræve digital godkendelse, og systemet ændrer ikke status baseret på attestering.