Spring videre til hovedindholdet

Godkendere – sådan fungerer digital attestering af udgifter

Godkendere er en digital løsning til at håndtere tegningsregler direkte i Vores Forening.

Opdateret for over 4 måneder siden

I mange foreninger kræver vedtægterne, at visse udgifter skal godkendes af flere personer, før de må betales. Det handler om tegningsret og om at sikre, at foreningens penge bruges i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger.

Derfor indeholder Vores Forening en funktion til godkendere – en digital løsning til at håndtere denne proces direkte i systemet.


Hvad er en godkender?

En godkender er en person, der skal godkende en udgift eller et bilag, inden det kan anses som endeligt klar til betaling.

Når funktionen er aktiveret, vil alle udgifter skulle gennemgå en digital attestering, hvor der logges:

  • Hvem der har godkendt

  • Hvornår det er godkendt

  • Hvilken rolle vedkommende har


Hvornår giver det mening at bruge godkendere?

Godkendere er aktiveret som standard i alle nye foreninger – og det giver god mening at beholde, medmindre:

  • Alle tegningsberettigede allerede skal godkende betalingen direkte i banken
    – så foregår godkendelsen i praksis uden for systemet

  • Regnskabet føres bagudrettet, og alle udgifter er allerede betalt
    – fx hvis I først bogfører året samlet senere

I de fleste andre tilfælde anbefaler vi at beholde godkender-funktionen, da den:

  • Skaber gennemsigtighed

  • Understøtter foreningens vedtægter

  • Skaber et digitalt revisionsspor

  • Gør det nemt for kassereren at se, hvornår en udgift er klar til betaling


Sådan opsætter du godkendere

  1. Gå til Indstillinger i venstremenuen

  2. Klik på fanen Udgifter øverst

  3. Klik på fanen Godkendere

Her kan du:

  • Vælge hvor mange godkendere, der kræves (fx 1 eller 2)

  • Vælge roller, der må godkende (fx bestyrelsesmedlemmer)

  • Tilføje navne på personer, hvis du ønsker, at systemet automatisk udfylder godkendere

    Du kan også lade feltet stå tomt og selv vælge godkendere, når du opretter udgiften

🔔 Hvis du ikke kan vælge nogen personer her, er det fordi foreningens bestyrelse endnu ikke er opsat under Indstillinger > Forening.


Hvordan fungerer godkendelsesflowet?

Når en udgift oprettes i systemet, vil status være:

  • Afventer godkendelse
    – indtil det krævede antal godkendere har godkendt

  • Godkendt
    – når alle nødvendige godkendelser er registreret
    – en mail sendes til den, der har oprettet udgiften, som tegn på at den trygt kan betales

  • Afvist
    – hvis en godkender vælger at afvise udgiften


Sådan deaktiverer du godkendere

Hvis funktionen ikke er relevant for jeres forening, kan den slås fra:

  1. Klik på Indstillinger i venstremenuen

  2. Klik på fanen Udgifter i toppen af siden

  3. Klik på Godkendere

  4. Klik på den røde skraldespand ud for hver aktiv godkender

  5. Gem ændringer

Herefter vil nye udgifter ikke længere kræve digital godkendelse, og systemet ændrer ikke status baseret på attestering.

Besvarede dette dit spørgsmål?