Bogfør udgifter i Vores Forening

I Vores Forening er det nemt og sikkert at bogføre udgifter med det indbyggede udgiftsmodul. Modulet er designet til at sikre korrekt bogføring uden at man skal kende til debet og kredit.

For langt de fleste foreninger anbefales det udelukkende at bruge udgiftsmodulet, da det automatisk overholder bogføringslovens krav. Manuelle posteringer bør kun anvendes, hvis man har solid erfaring med dobbelt bogholderi.

En udgift er en registrering af et beløb, som foreningen har brugt – enten via bankkontoen, via en faktura, eller fordi et medlem har lagt ud af egen lomme. Det kan fx være indkøb af materialer, betaling af leverandører eller refusion til medlemmer.

Ved at bogføre udgifter korrekt får foreningen et retvisende billede af økonomien, og systemet sikrer samtidig, at alle relevante oplysninger gemmes og er let tilgængelige ved fx årsrapport og revision.

For at oprette en udgift skal du gå til udgiftsmodulet i systemet. Her får du et fuldt overblik over tidligere udgifter og kan tilføje nye. Det er kun kasserere og administratorer, der har adgang til at oprette udgifter.

Du får nu tre valgmuligheder, der dækker de mest almindelige udgiftstyper:

Denne type anvendes, når foreningen foretager et køb, og betalingen sker med det samme – fx med dankort i en butik. Det kan også bruges til bagudrettet bogføring af udgifter, som allerede er betalt.

Udfyld:

Kontantkøb bogføres automatisk som betalte og kræver derfor ikke efterfølgende handling.

Kreditkøb anvendes til fakturaer eller andre køb, hvor betalingen sker på et senere tidspunkt. Denne type sikrer, at udgiften registreres korrekt med forfaldsdato og kreditor.

Udfyld:

Udgiften oprettes som ubetalt og skal senere markeres som betalt, når betalingen sker.

Et udlæg bruges, når et medlem har betalt udgiften af egen lomme og skal have pengene refunderet. Det er vigtigt, at beboeren er oprettet i systemet.

Udfyld:

Også udlæg registreres som ubetalte, og skal markeres som betalt, når refusionen er overført.

Når en udgift oprettes som et kreditkøb eller et udlæg, bliver den som udgangspunkt registreret som ubetalt. Det skyldes, at beløbet endnu ikke er trukket fra foreningens konto, og derfor skal betalingen først registreres, når den faktisk er gennemført.

Dette giver overblik og sikrer, at regnskabet afspejler præcist, hvilke forpligtelser foreningen har – og hvornår pengene faktisk er brugt.

Sådan markerer du en udgift som betalt:

Når betalingen registreres, bogføres den automatisk, og systemet opdaterer udgiftens status til Betalt. Hvis der kun registreres en delbetaling, vil udgiften forblive markeret som Delvist betalt, indtil hele beløbet er dækket.

Denne funktion hjælper kassereren og bestyrelsen med at holde styr på, hvem foreningen skylder penge til, og hvilke udgifter der allerede er afsluttet.

Funktionen Godkendere i Vores Forening er udviklet for at understøtte foreningens tegningsregler og sikre, at alle udgifter godkendes, før de betales. Funktionen er især nyttig, hvis jeres vedtægter kræver, at én eller flere personer attesterer udgifter, inden betaling må ske.

Når godkendere er aktiveret i jeres indstillinger, vises et ekstra felt ved oprettelsen af en udgift. Her skal du angive, hvem der skal godkende udgiften. Du kan vælge personer manuelt – eller lade systemet foreslå en standardgodkender, hvis det er opsat.

Sådan vælger du og håndterer godkendere:

Hvis udgiften ikke er forhåndsgodkendt:

Denne proces skaber et sikkert og dokumenteret revisionsspor og sikrer, at jeres tegningsret bliver fulgt digitalt og gennemsigtigt.

I nogle tilfælde dækker en udgift et andet regnskabsår end det, hvor den bogføres – fx ved vedligeholdelse i starten af året, hvor fakturaen modtages og bogføres året før. Her kan du bruge periodisering til at flytte hele eller en del af udgiften til det korrekte regnskabsår.

Du kan periodisere udgiften:

Sådan gør du:

Systemet sørger herefter for, at den relevante del af beløbet flyttes regnskabsmæssigt – og bogføres korrekt i forhold til resultatopgørelse og balance.

Det sker, at en udgift bliver oprettet med forkerte oplysninger – det kan være alt fra en forkert dato til en fejl i beløbet eller den anvendte konto. I Vores Forening er det nemt og sikkert at rette op på dette uden at gå på kompromis med regnskabets validitet.

Sådan redigerer du en udgift:

Du kan ændre tekst, konto, beløb, dato og andre relevante oplysninger. Systemet sørger automatisk for at oprette de nødvendige modposteringer, så regnskabet stemmer, og bogføringsloven overholdes.

Sådan sletter du en udgift:

Ved sletning fjernes udgiften. Det efterlader ikke et hul i bogføringen, da systemet sikrer korrekt håndtering.