En god opsætning fra start gør, at resten af bestyrelsesarbejdet bliver lettere. Når husstande, beboere, økonomi og dokumenter er sat rigtigt op, bliver opkrævninger, bogføring og rapporter mere overskuelige, og I undgår mange rettelser senere.
Hvis I ikke ønsker at stå for oprettelsen eller opsætningen selv, kan I bestille oprettelsespakken, hvor vi hjælper med at få foreningen sat korrekt op fra start. Læs mere om oprettelsespakken.
Før I går i gang
Saml det vigtigste, så I ikke skal stoppe undervejs:
Liste over husstande (adresser og evt. kaldenavne)
Liste over beboere (navn, email, telefon og indflytningsdato)
Hvem der sidder i bestyrelsen og hvem der er kasserer
Seneste årsrapport eller balance pr. årets start (til åbningstal)
Budget (hvis I har det)
Bankoplysninger (registreringsnummer og kontonummer)
Evt. vedtægter og øvrige dokumenter, I vil lægge i arkivet
1. Opret bruger og opret forening
Hvis du allerede har oprettet en forening som vist i vores guide til oprettelse, så kan du springe dette skridt over.
Opret bruger
Hver person skal have sin egen bruger. I deler ikke et fælles login i bestyrelsen.
Udfyld fornavn, efternavn, email og kodeord
Opret brugeren
Vigtigt:
Brug en personlig email til brugerens login. Foreningens fælles mailadresse er noget andet og bruges til bestyrelsens indbakke.
Opret forening
Når brugeren er oprettet, opretter I foreningen med de oplysninger, systemet spørger efter.
Indtast CVR, hvis foreningen har det
Vælg foreningens navn
Vælg foreningens underdomæne
Bemærk:
Underdomænet skal ikke indeholde æ, ø og å. Vælg en stavemåde uden de bogstaver, men skriv stadig korrekt dansk alle andre steder i systemet.
Når foreningen er oprettet, kan I gå videre med opsætningen.
2. Forstå husstande og beboere
I Vores Forening skelner vi mellem husstande og beboere:
Husstanden er den enhed, der er medlem af foreningen, fx en grund i en grundejerforening eller en lejlighed i en ejerforening.
Beboere er personerne, der bor, har boet eller kommer til at bo i foreningen, som ejere eller lejere.
Det er vigtigt, fordi systemet kan håndtere ind og udflytninger korrekt, uden at historikken bliver rodet sammen, og uden at beskeder ender hos tidligere beboere.
3. Opret eller importer husstande og beboere
Der er to metoder, og de bruges lidt forskelligt.
Metode A: Manuel oprettelse
Denne metode giver mening, hvis I har få husstande, eller hvis I hellere vil indtaste alt manuelt.
Vigtigt:
Når I manuelt opretter husstande, skal I efterfølgende manuelt oprette beboere og flytte dem ind.
Opret husstande:
Gå til Medlemmer i venstremenuen
Vælg Husstande
Klik Opret
Udfyld felterne og gem
Opret beboere og flyt dem ind:
Gå til Medlemmer i venstremenuen
Vælg Beboere og opret beboerne
Gå til Medlemmer -> Husstande
Åbn den relevante husstand og flyt beboere ind med korrekt indflytningsdato
Metode B: Import
Import anbefales, hvis I har en medlemsliste i Excel, eller hvis I har mere end cirka 10 husstande.
Vigtigt:
Når I importerer, kan I typisk oprette husstande og beboere samlet, så beboerne automatisk bliver flyttet ind i forbindelse med importen.
Sådan importerer I:
Gå til Medlemmer i venstremenuen
Vælg Husstande
Klik Importer
Download importarket
Udfyld arket præcist efter hjælpeteksterne i kolonnerne
Upload arket og gennemfør importen
Efter import:
Gennemgå et par husstande og tjek, at beboere er flyttet ind korrekt
Tjek især email og telefon på de beboere, der typisk betaler
4. Opsæt bestyrelsen og roller
Når bestyrelsen er sat korrekt op, ved systemet hvem der kan se hvad, og hvem der kan oprette opkrævninger, udgifter og betalinger.
Gå til Indstillinger i venstremenuen
Find afsnittet for medlemmer -> bestyrelse
Tilføj de relevante personer
Sørg for at kassererrollen er sat korrekt
Gem ændringer
Tip:
Sørg for at opdatere dette ved bestyrelsesskifte, så adgang altid følger den aktuelle bestyrelse.
5. Opret grupper til kommunikation og opkrævninger
Grupper bruges til at kommunikere, opkræve eller dele dokumenter med udvalgte husstande.
Vigtigt:
Grupper oprettes på husstande, ikke på beboere. Det betyder, at alle beboere i en husstand er omfattet.
Sådan opretter I en gruppe:
Gå til Medlemmer i venstremenuen
Vælg Grupper
Klik Ny gruppe
Udfyld navn og eventuelt beskrivelse
Vælg de husstande, der skal være med
Gem
Der findes allerede en standardgruppe for alle husstande, som kan bruges til udsendelser til hele foreningen. Ligeledes findes der som standard en gruppe for henholdsvis alle ejere og lejere i foreningen.
6. Byg dokumentarkivet op
Dokumentarkivet er foreningens fælles arkiv. Her kan bestyrelsen oprette mapper, uploade dokumenter og dele dem med beboere, husstande eller grupper.
Opret mapper
Gå til Dokumenter i venstremenuen
Klik Opret mappe
Giv mappen et navn og klik Gem
Upload dokumenter
Åbn den mappe filen skal ligge i
Klik Upload
Vælg en fil eller en zip-fil og gennemfør upload
Del dokumenter og mapper
Åbn den mappe eller fil, du vil dele
Klik Del
Vælg modtager: beboer, husstand eller gruppe
Klik Gem
Vigtigt: Når du deler med en husstand eller gruppe, deles det med alle beboere i de husstande.
Flyt dokumenter
Åbn mappen hvor filen ligger
Klik de tre prikker ud for filen og vælg Flyt
Vælg den nye mappe og klik Flyt fil
Vigtigt: Filens deling følger den mappe den flyttes til.
7. Opsæt økonomi: regnskabsår, bankkonti og standardkonti
Regnskabsår
Tjek at regnskabsåret passer til foreningens periode.
Hvis I skal oprette et nyt regnskabsår:
Gå til Indstillinger i venstremenuen
Vælg Økonomi
Klik Tilføj regnskabsår
Vælg den ønskede periode
Klik Tilføj regnskabsår
Vigtigt:
Regnskabsår behøver ikke at blive oprettet kronologisk.
Genindlæs siden efter oprettelse, så regnskabsåret bliver tilgængeligt i systemet.
Bankkonti
Opret eller ret foreningens bankkonti, så registreringsnummer og kontonummer er korrekt.
Gå til Økonomi i venstremenuen
Vælg Bankkonti
Opret en ny konto eller rediger en eksisterende
Gem
Hvis I bruger bankoverførsel på fakturaer:
Standardkontoen for betalinger vælges under Indstillinger -> Økonomi -> Standardkonti
Registreringsnummer og kontonummer udfyldes på selve bankkontoen under Økonomi -> Bankkonti
8. Indtast åbningstal
Åbningstal bruges til at få regnskabet til at starte rigtigt i Vores Forening.
Hvornår skal I indsætte hvad:
Starter I ved begyndelsen af et regnskabsår, indsætter I typisk åbningstal for balanceposter, altså aktiver og passiver.
Starter I midt i et regnskabsår, kan det også være nødvendigt at indsætte tal på driftsposter, så regnskabet afspejler året korrekt.
Sådan gør I:
Gå til Økonomi i venstremenuen
Vælg Kontoplan
Klik Rediger åbningstal
Indtast beløbene pr. konto
Gem
Vigtige regler:
Indtægter og passiver står typisk i kredit, udgifter og aktiver står typisk i debet.
I skal ikke sætte minus på beløb. Systemet bruger debet og kredit til at forstå fortegn.
Debet og kredit skal balancere, ellers stemmer regnskabet ikke.
Fordeling på husstande eller kreditorer, hvis relevant:
Hvis en konto skal opdeles, fx restancer pr. husstand, så åbn kontoen og tilføj linjer til fordeling
Vælg tilknytning, fx husstand, og indtast beløb pr. linje
9. Opret budget
Budgettet oprettes én gang pr. regnskabsår og bruges i rapporterne til sammenligning.
Gå til Rapporter i venstremenuen
Vælg Budget
Skift til det rigtige regnskabsår i højre top, hvis nødvendigt
Klik Rediger budget
Indtast budgettal pr. konto
Gem ændringer
Vigtigt:
Indtast som udgangspunkt beløbene som positive tal. Systemet ved selv, om kontoen er en indtægt eller en udgift.
Når budgettet er gemt:
I kan eksportere budgettet til PDF eller Excel til behandling og godkendelse
Når det er godkendt, kan I sætte status til godkendt i budgetvisningen, så bestyrelsen altid kan se hvad der gælder
10. Klargør til opkrævninger og første udsendelse
Når husstande, beboere, konti og bank er på plads, er I klar til at oprette opkrævninger.
Før I sender første gang, anbefaler vi at tjekke:
At husstande og indflytningsdatoer ser rigtige ud
At fordelingstal er sat korrekt, hvis I bruger dem
At standard bankkonto for betalinger er valgt korrekt
At kontoplanen er korrekt, så opkrævningen bogføres rigtigt
Opret opkrævning:
Gå til Indtægter i venstremenuen
Vælg Opkrævninger
Opret eller rediger opkrævning
Udfyld linjer, beløb og interval
Gem
Tip:
Hvis I vil se en faktura som PDF, før I sender bredt, kan I sende én enkelt faktura og derefter åbne den under Indtægter -> Fakturaer for at se den endelige PDF.
11. Lav en kort kontrolrunde
Når opsætningen er gennemført, så brug 15 minutter på at kontrollere:
Åbn resultatopgørelse og balance og se om tallene giver mening
Åbn 2 til 3 husstande og tjek, at beboere og kontaktoplysninger er korrekte
Tjek at bankkontoens oplysninger er korrekte
Tjek at budgettet ligger på det rigtige regnskabsår
Tjek at dokumentarkivet har en struktur, I kan leve med i praksis
Det er her, I fanger de fejl, der ellers først opdages ved første opkrævning eller ved årsafslutning.