Hvis saldoen i Vores Forening ikke stemmer med den faktiske saldo i banken, skal der foretages en bankafstemning. Det betyder, at du systematisk gennemgår og sammenligner alle posteringer i Vores Forening med posteringerne på foreningens bankkonto for at finde og rette eventuelle fejl eller manglende bogføringer.
Hvad er bankafstemning?
Bankafstemning er en regnskabsmæssig kontrol, hvor du sikrer, at det der er bogført i systemet, svarer til de reelle bevægelser i banken. Det bruges både til at:
Kontrollere, at alle ind- og udbetalinger er korrekt registreret
Finde og rette fejlposteringer
Identificere manglende bilag eller betalinger
For foreninger med Standard-abonnement i Vores Forening foregår bankafstemningen manuelt, hvilket betyder, at du selv skal gennemgå og markere posteringerne.
Sådan foretager du en manuel bankafstemning
Hent et kontoudtog fra foreningens netbank
Gå til Økonomi > Bank
Klik på den relevante bankkonto for at åbne kontobevægelserne
Nu sammenligner du linje for linje, hvad der står i banken med hvad der står i Vores Forening.
Markér afstemte posteringer
For at holde overblik over, hvad du har gennemgået, kan du bruge afstemningsmarkøren i Vores Forening:
Hver post har en markør længst til venstre
Når en post er gennemgået og stemmer med banken, klik på markøren så den skifter fra rød (ikke afstemt) til grøn (afstemt)
Når du er færdig, vil eventuelle forskelle fremgå som:
Posteringer i banken uden tilsvarende post i Vores Forening
Posteringer i Vores Forening, der endnu ikke er afstemt (stadig røde)
Sådan retter du fejl
Når du har identificeret, hvilke posteringer der mangler eller er forkerte, kan du:
Bogføre de manglende posteringer (fx indtægter, udgifter eller betalinger)
Slette forkerte posteringer, hvis der er dobbeltbogført eller betalt ved en fejl
Bemærk: Når du sletter en post i Vores Forening, bliver der automatisk oprettet en modpostering (med modsat fortegn), da bogføringsloven ikke tillader reelle sletninger. Du vil derfor se både den oprindelige og modposteringen – de to udligner hinanden og skal begge afstemmes.
Særlige tilfælde
Samleposter fra banken
Nogle banker samler fx flere FI- eller Betalingsservice-indbetalinger i én samlet post. I Vores Forening vises disse derimod som én post pr. faktura. Hvis banken viser én samlet post på 3.000 kr., og du har tre fakturaer i Vores Forening på hhv. 1.200, 1.000 og 800 kr., stemmer totalen stadig. Du skal derfor summere posteringerne i systemet for at kunne afstemme med den samlede bankpost.
Fejl ved slettede betalinger
Har du fx ved en fejl markeret en faktura som betalt og derefter slettet betalingen, vil systemet vise:
En postering med beløbet i debet (den oprindelige betaling)
En postering med beløbet i kredit (modposteringen ved sletning)
De to udligner hinanden og kan afstemmes samlet.