Denne guide viser, hvordan du kommer sikkert fra løbende bogføring til en færdig årsrapport i Vores Forening. Målet er, at regnskabet stemmer, at banken er afstemt, at nødvendige periodiseringer er på plads, og at revisor enten kan gennemgå materialet direkte i systemet eller modtage en samlet revisionseksport.
Forberedelse
Inden du går i gang med selve afslutningen, giver det ro at få styr på de faste grundelementer.
Det bør du have på plads:
At alle indtægter og udgifter for året er bogført
At alle fakturaer, kreditnotaer og betalinger er opdateret med korrekt dato og beløb
At bilag er vedhæftet udgifter og ligger på de rigtige posteringer
At eventuelle fejlposteringer er rettet via den funktion, der har oprettet dem (faktura, udgift, betaling), og ikke ved tilfældige manuelle posteringer
En god tommelfingerregel er, at du først går videre, når årets bogføring føles færdig i det daglige. Årsafslutningen skal mest handle om kontrol og de sidste justeringer, ikke om at indhente store mængder manglende bogføring.
Bankafstemning
Bankafstemning er det vigtigste kontrolpunkt i årsafslutningen. Afstemning betyder, at du sikrer, at posteringerne i Vores Forening matcher bankens kontoudtog. Hvis banken ikke stemmer, vil årsrapporten heller ikke være korrekt.
Vi anbefaler, at man afstemmer en gang om måneden, men det kan også gøres samlet ved årsafslutningen, hvis man ikke har nået det løbende.
Sådan afstemmer du:
Gå til Økonomi -> Bankkonti
Klik på den bankkonto, du vil afstemme
Klik Afstem over tabellen
Klik Importer banktransaktioner og indlæs CSV-filen fra banken
Match posterne ved at trække posteringer fra højre side (Vores Forening) over på venstre side (banken)
Når beløbet matcher, bliver posten markeret som afstemt, og du kan fortsætte til næste.
Vigtige situationer ved afstemning:
Hvis en bankpost dækker flere bevægelser (fx samlepost fra Betalingsservice), kan du trække flere posteringer over på samme bankpost, indtil beløbet passer
Hvis du har poster i banken uden tilsvarende bogføring, mangler der at blive bogført noget (typisk en udgift, faktura eller manuel postering)
Hvis du har poster i bogføringen uden tilsvarende bankpost, er der ofte lavet en fejlregistrering, eller der mangler en markering som betalt
Hvis du ikke kan se en udgift til afstemning, er den ofte ikke markeret betalt endnu. Markér den betalt først, og prøv igen.
Periodisering
Periodisering bruges, når en udgift eller indtægt helt eller delvist hører til et andet regnskabsår end det, den er bogført i. Det er især relevant omkring årsskiftet, hvor fakturaer ofte kommer før eller efter den periode, de vedrører.
Typiske eksempler:
Forsikring betalt i december, men som dækker næste år
Serviceaftaler, der dækker flere måneder på tværs af år
Større fakturaer hvor en del vedrører næste regnskabsår
Sådan arbejder du med periodisering i praksis:
Find den relevante udgift og periodiser som vist i guiden
Periodisér enten ved oprettelse eller efterfølgende (afhængigt af hvordan udgiften er bogført)
Angiv det beløb, der skal flyttes, og hvilket regnskabsår det skal henføres til
Når periodisering er på plads, bliver resultatopgørelsen mere retvisende, fordi udgiften ikke lander i et forkert år. Læs evt. mere om periodiseringer i vores guide til at oprette udgifter.
Generering af årsrapporten
Vores Forening opstiller årsrapporten for jer, så I ikke skal gøre andet end at sikre, at tallene er korrekte og derefter generere rapporten.
Sådan genererer du årsrapporten:
Gå til Rapporter -> Årsrapport
Klik Generer rapport
Vælg det ønskede årstal for rapporten
Årsrapporten indeholder en række obligatoriske afsnit. Derudover kan du vælge at inkludere valgfrie afsnit:
Administratorerklæring
Revisionspåtegning
Anvendt regnskabspraksis
Ledelsesberetning
Klik Fortsæt
Hvis du har valgt et eller flere valgfrie afsnit, skal du færdiggøre teksterne til disse afsnit på baggrund af udkastene, der automatisk genereres
Herefter kommer du til udkastet, som kan læses som PDF eller downloades og deles
OBS: Når du godkender årsrapporten, fjernes vandmærket, men det er herefter ikke muligt at redigere i den. Sørg derfor for først at godkende, når revisor har godkendt indholdet.
Overlevering til revisor
Når regnskabet er afstemt og årsrapporten er genereret som udkast, er næste skridt at give revisor adgang til materialet.
Inviter revisor til adgang i systemet
Hvis revisor skal gennemgå bogføringen direkte i Vores Forening, skal du sikre, at vedkommende er oprettet og inviteret, samt er udpeget som revisor under foreningens bestyrelsesindstillinger.
Når revisoren er korrekt opsat, vil vedkommende have adgang til at gennemgå bogføringen direkte i Vores Forening.
Revisionseksport til revisor
Hvis revisor i stedet ønsker alle data samlet som en eksport, kan du lave en revisionseksport.
Gå til Værktøjer i venstre menu
Find Revisionseksport
Klik Aktiver
Vælg regnskabsår og hvilket indhold eksporten skal indeholde
Klik Eksporter
Når eksporten er klar:
Du modtager en mail med eksporten
Eksporten bliver også tilgængelig i foreningens filarkiv
Det gør det nemt at sende et samlet link til revisor, hvor bilag, posteringer, rapporter og øvrige data kan downloades.