Forbrugsregnskab og opkrævning af a-conto

Et forbrugsregnskab bruges, når foreningen har fælles forbrug, som senere skal fordeles retfærdigt mellem husstandene. Det kan fx være vand, varme eller el, hvor foreningen betaler regningerne i løbet af året, og hvor husstandene løbende betaler a conto, som senere afregnes, når det faktiske forbrug kendes.

I Vores Forening handler processen grundlæggende om tre ting:

Guiden her viser hele flowet fra opsætning til afregning og nulstilling.

Før I opkræver a conto, skal grundlaget være på plads: husstandene skal have a conto beløb, og der skal være de rigtige konti til forbrugsregnskabet.

A conto beløbet er det beløb, hver husstand betaler løbende for at dække forventet forbrug. Mange foreninger sætter beløbet pr. måned eller pr. kvartal, så økonomien bliver stabil hen over året.

En enkel måde at beregne et udgangspunkt på:

Eksempel:

A conto beløb kan indtastes ved oprettelse af husstande (ofte via import), og kan også justeres senere pr. husstand, hvis der er forskelle i størrelse eller forbrug.

Læs mere om fordelingstal og opsætning af acontobeløb.

Forbrugsregnskab bør bogføres på konti, der er lavet til formålet, så forbruget ikke forstyrrer driften og resultatopgørelsen på en misvisende måde.

Som udgangspunkt arbejder man med:

Vores Forening har standardkonti til vand- og varmeregnskaber, og vi anbefaler, at I bruger dem som udgangspunkt. Det gør det nemmere at bogføre ensartet og gør afregningen mere overskuelig.

Når a conto beløbene og kontiene er på plads, skal I opkræve beløbene løbende. Det gøres typisk som en fast, gentagende opkrævning.

Når opkrævningen er oprettet, tilføjer I fakturalinjer. En a conto linje fungerer lidt anderledes end en fast pris, fordi beløbet hentes fra husstanden.

Eksempel på linje for a conto vand:

Det betyder i praksis, at opkrævningen kan være den samme for alle, men beløbet kan variere pr. husstand, hvis I har sat forskellige a conto beløb.

Når opkrævningen er oprettet, bliver der genereret opkrævningsrunder frem i tiden. Vi anbefaler, at I åbner en kommende runde og tjekker et par udkast, så I kan se:

Når foreningen modtager regninger fra fx forsyningsselskab eller varmeselskab, skal de bogføres, så forbrugsregnskabet løbende viser de faktiske udgifter.

Det vigtigste princip er:
Forbrugsudgifter bogføres på forbrugskonti (typisk balancekonti), så de bliver en del af forbrugsregnskabet og ikke bare en almindelig driftsudgift.

Bogfør udgiften som en almindelig udgift i udgiftsmodulet, men vælg den konto, der er lavet til forbrugsudgifter.

Når udgiften er betalt, skal den markeres betalt, så den kan afstemmes mod bankkontoen.

Hvis en forbrugsudgift ved en fejl er bogført på en almindelig udgiftskonto, skal den flyttes ved at rette udgiften, så posteringen rammer den rigtige konto. Hvis posteringen er skabt af en udgift, er det altid udgiften, der skal rettes, ikke posteringen.

Når I får den endelige opgørelse (fx varmeregnskab eller vandopgørelse), skal hver husstand afregnes ud fra forskellen mellem:

Afregningen kan give:

I Vores Forening laves afregningen typisk via ekstraopkrævninger på en opkrævningsrunde, fordi det giver en samlet og ensartet udsendelse.

Her finder du afsnittet Ekstraopkrævninger, hvor du kan tilføje linjer pr. husstand.

Brug denne metode, hvis I kun har få husstande, eller hvis der kun er få, der skal have en regulering.

Eksempel 1, efterbetaling:

Eksempel 2, tilbagebetaling:

Når du gemmer, bliver linjen en del af opkrævningsrunden, og beløbet bliver automatisk med på fakturaen til den relevante husstand.

Hvis I har mange husstande, er import den hurtigste og mest sikre metode, fordi du kan arbejde i et samlet ark og undgå manuelle fejl.

Inde i ekstraopkrævninger kan du importere et Excel ark med de ønskede linjer. Her udfylder du en linje pr. husstand med titel, konto, type, antal og pris, og importerer derefter arket, så systemet opretter linjerne.

Når importen er gennemført, anbefaler vi altid at:

Når afregningen er lavet og sendt ud, skal forbrugsregnskabet gøres klar til den næste periode. Målet er, at de konti, der bruges til a conto og forbrugsudgifter, ikke fortsætter med gamle saldi ind i den nye periode.

I praksis betyder nulstilling, at I sørger for, at saldoen bliver udlignet, så I starter den nye periode på 0 kr. på de relevante forbrugskonti.

Nulstilling laves typisk med manuelle posteringer, hvor saldi flyttes mellem forbrugskontiene og afregningskontoen, så kontiene ender på 0.

Vi anbefaler, at I tager udgangspunkt i jeres revisor eller jeres regnskabspraksis, hvis I er i tvivl om præcis opsætning af konti og posteringer. Det vigtige er ikke metoden i sig selv, men at I kan dokumentere, at: