Zo kies je wat Walkies naar QuickBooks stuurt en welke QuickBooks-artikelen, -rekeningen en betaalmethoden het gebruikt. Dit doe je één keer na het koppelen, en je kunt het altijd wijzigen.
Je QuickBooks-instellingen openen
Tik op de menuknop op Start. Op iPad staat die in de zijbalk.
Tik onder Bedrijf op QuickBooks. Ga in de webapp naar Instellingen en kies onder Bedrijf voor QuickBooks.
Scrol naar Wat synchroniseren. De instellingen staan daaronder.
Wijzig wat nodig is en tik onderaan op Bewaar.
Direct na het koppelen vult Walkies elke instelling in die één duidelijke match in QuickBooks heeft, zoals het artikel Services en Undeposited Funds. Controleer ze allemaal voordat je bewaart. Tot dan wordt er niets gesynchroniseerd.
Wat synchroniseren
Facturen en betalingen: klanten, facturen, betalingen en terugbetalingen.
Creditnota’s: creditnota’s en het tegoed dat je op facturen gebruikt.
Uitgaven: je zakelijke uitgaven.
Er moet er minstens één aan staan. Staat er een uit, dan worden de bijbehorende instellingen verborgen en worden die records niet verstuurd.
Verkoop
Verkoopartikel: het QuickBooks-product of de QuickBooks-dienst voor elke factuurregel, tenzij een dienst een eigen artikel heeft. Het is verplicht als facturen of creditnota’s aan staan.
Btw-code voor verkopen met btw en Btw-code voor verkopen zonder btw: zie Hoe stel ik btw of omzetbelasting in voor QuickBooks?
Artikel voor reiskosten, Artikel voor fooien en Artikel voor toeslagen: de artikelen voor reiskosten, fooien en toeslagen op je facturen. Staan ze op Niet ingesteld, dan gebruiken ze het verkoopartikel.
Kortingsrekening: waar kortingen naartoe gaan. Staat die op Niet ingesteld, dan gebruikt QuickBooks zijn eigen kortingsrekening.
Artikel voor creditnota’s: het artikel op creditnota’s. Het verschijnt als Creditnota’s aan staat en gebruikt het verkoopartikel als het op Niet ingesteld staat.
Artikel voor terugbetalingen: het artikel op terugbetalingen. Het verschijnt als Facturen en betalingen aan staat en gebruikt het verkoopartikel als het op Niet ingesteld staat.
Artikelen per dienst
Al je Walkies-diensten staan in de lijst. Kies een QuickBooks-artikel voor elke dienst die je apart wilt houden, zoals uitlaten en logeeropvang, zodat je verkooprapporten in QuickBooks ze uitsplitsen. Diensten die op Standaard blijven, gebruiken het verkoopartikel.
Betalingen
Betalingen storten op: de rekening waar de betalingen en aanbetalingen van je klanten naartoe gaan. Undeposited Funds werkt goed als je betalingen in QuickBooks bundelt tot bankstortingen.
Terugbetalingen betaald vanaf: de rekening waar terugbetalingen vanaf gaan, meestal je bankrekening. Terugbetalingen worden pas gesynchroniseerd als deze is ingesteld.
Betaalmethoden
Elke manier waarop je klanten je kunnen betalen, staat in de lijst: Walkies Pay, Bankoverschrijving, PayPal, Venmo, Contant, Cheque, Zelle, Cash App en Overig.
Tik op een betaalmethode.
Kies Betaalmethode in QuickBooks om die te koppelen aan een betaalmethode in QuickBooks, zoals Contant of Creditcard.
Of kies Stortingsrekening om de betalingen met die methode naar een andere rekening te sturen, zoals je bankrekening voor overschrijvingen.
Methoden die op Standaard blijven, gebruiken de rekening bij Betalingen storten op.
Uitgaven
Uitgaven betaald vanaf: de bank- of creditcardrekening waarmee je uitgaven betaalt. Verplicht als Uitgaven aan staat.
Betaalwijze: Contant, Cheque of Creditcard. Kies je niets, dan is het Contant.
Uitgavenrekening: de QuickBooks-uitgavenrekening voor elke uitgave, tenzij de categorie een eigen rekening heeft. Verplicht als Uitgaven aan staat.
Rekeningen per categorie: kies een rekening voor een Walkies-uitgavencategorie, zoals Brandstof of Verzekering. Categorieën die op Standaard blijven, gebruiken de uitgavenrekening.
Kiezen uit QuickBooks
Elke instelling toont alleen de QuickBooks-records die erbij passen. Betalingen storten op toont bijvoorbeeld je bankrekeningen en rekeningen voor vlottende activa.
Gebruik Zoeken boven aan de lijst om er een op naam te vinden.
Zie je “Er past hier nog niets uit QuickBooks”, voeg het artikel of de rekening dan toe in QuickBooks en ga daarna terug naar het scherm QuickBooks in Walkies.
Zie je “Kies de gemarkeerde instellingen voordat je opslaat”, dan is een verplichte instelling leeg.
Goed om te weten
Wijzigingen gelden voor records die vanaf dan worden verstuurd. Records die al in QuickBooks staan, veranderen niet, tenzij je ze ook in Walkies wijzigt.
Bij het bewaren worden synchronisatieproblemen door een ontbrekende instelling of btw-code opnieuw geprobeerd.
Alleen de accounteigenaar kan deze instellingen zien en wijzigen.
Hoe elk record er precies uitziet in QuickBooks, lees je in Wat stuurt Walkies naar QuickBooks, en wanneer?