Står du og skal udsende et nyhedsbrev via webCRM, og er du ikke helt klar over, hvordan du nemt kan gøre det? Så læs med her hvor vi gennemgår hele processen fra skabelonen til den endelige udsendelse.
Først skal vi have oprettet nyhedsbrevet som en skabelon i webCRM. Gå til tandhjulet i højre hjørne og gå til Opsætning --> Skabeloner --> E-mail skabeloner.
Opret en ny skabelon til dit nyhedsbrev og udform nyhedsbrevet ved brug af vores editor.
Når du har bygget dit nyhedsbrev, som en e-mail skabelon, skal vi lave listen over modtagerne. Denne laver du via Oversigter.
Gå til Oversigter ved at trykke på tandhjulet i højre hjørne, og gå til Opsætning --> Oversigter.
Opret en ny Oversigt på det blå "+" ikon i højre side af billedet. Vær opmærksom på at nogle adgangsniveauer ikke har rettigheder til at oprette eller redigere Oversigter. Læs mere om adgangsniveauer her.
Oversigten skal være af typen Personer.
I Oversigten skal du definere, hvem der er modtagere af nyhedsbrevet. Det kan for eksempel være en checkboks, som er markeret med et flueben, eller en multivalgsliste, såfremt I har flere områder, hvorved I udsender nyhedsbreve.
I eksemplet herunder har vi en checkboks, som markerer, at den pågældende kontaktperson skal modtage nyhedsbreve.
Derfor kan vi bruge denne checkboks som et datafelt i Oversigten. Vores filtrering ser derfor indtil videre sådan her ud;
Filtreringen fortæller systemet, at vi kun ønsker at se de Personer, som har en markering i feltet Nyhedsbrev. Udover checkboksen skal vi sikre os, at vi ikke sender nyhedsbreve ud til personer, som ikke ønsker at modtage masseudsendelser. I webCRM finder du feltet Bloker masse-e-mails, som også kan bruges til at filtrere på dine modtagere af nyhedsbrevet. Her skal der ikke være nogen markering i checkboksen, da en markering vil betyde, at personen ikke ønsker at modtage nyhedsbreve.
Derudover kan det være en god idé at tilføje datafeltet E-mail bouncer. Dette felt er markeret hos en Person, hvis tidligere e-mails er bounced ved modtagelse. Disse Personer vil ikke være med i den endelige optælling af antal modtagere og er en god måde, hvorpå du finder ud af, om der skulle være Personer, som har bounced e-mailadresser i dit system.
På samme måde som før skal kriteriet for feltet være, at der ikke skal være en markering.
I dette eksempel er disse tre felter de eneste, som vi bruger til at filtrere i vores modtagere. Når du har opsat dine datafelter, skal du trykke på den blå Gem knap og herefter få vist rapporten ved at trykke på den hvide rapport knap.
På Oversigten vil du som udgangspunkt på vist Organisation navn, samt Personens fulde navn, e-mail og telefonnummer. For at sende dit nyhedsbrev tryk på knappen Aktioner --> Send e-mails.
I pop up-vinduet skal du igennem tre trin for at sende dit nyhedsbrev. Det første trin er Sendeindstillinger.
I Sendeindstillingerne kan du vælge, hvilket e-mail felt systemet skal udsende nyhedsbrevet til. Som udgangspunkt vil det altid være Primær e-mail. Derudover får du mulighed for at ekskludere mails, såfremt der er enkelte, som ikke skal modtage nyhedsbrevet. Sidst får du mulighed for at planlægge din udsendelse ud i fremtiden.
I det næste trin Afsenderindstillinger får du vist, hvilken e-mail adresse, som du sender nyhedsbrevet fra. Som udgangspunkt vil du kunne se din brugers e-mail her, men du kan også vælge at sende ud fra jeres virksomhedsmail, såfremt denne er koblet til webCRM.
I det sidste trin E-mailopsætning vil du som det første få vist den endelige optælling på antallet af modtagere. Stemmer dette tal ikke overens med antallet af personer i Oversigten, kan dette være af flere årsager. For eksempel kan Personer mangle e-mails, som gør, at de ikke bliver talt med - men dog stadig er en del af Oversigten, da de opfylder kriterierne for at være på listen.
Derudover skal du vælge den skabelon, som du har oprettet til nyhedsbrevet samt give e-mailen et emne. Herefter vil du få vist en forhåndsvisning af, hvordan e-mailen kommer til at se ud.
Når du er klar til at sende dit nyhedsbrev ud, kan du trykke på den blå Send knap. Har du ikke planlagt udsendelsen i fremtiden, vil nyhedsbrevet blive sendt ud med det samme.
Har du derimod planlagt en udsendelse, kan du se denne samt annullere den ved at gå til Opsætning --> E-mails / E-mails --> Planlagte masse e-mails.
