Mit der Round-Robin-Übergabe können Hosts gebuchte Termine mit nur wenigen Klicks an andere Teammitglieder übertragen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Teammitglieder unerwartet verhindert sind, spezifisches Fachwissen benötigt wird oder du die Arbeitsbelastung in deinem Team neu ausbalancieren möchtest. Der Teilnehmer wird automatisch per E-Mail über den Hostwechsel informiert.
Die Round-Robin-Übergabe steht allen Nutzern mit einem Business-, Scale- oder Enterprise-Abo zur Verfügung. Nutzer mit Starter- und Professional-Plänen können upgraden, um auf diese Funktion zuzugreifen.
So übergibst du einen Round-Robin-Termin
1. Navigiere zur Termine-Seite in deinem Zeeg-Dashboard und klicke auf das Round-Robin-Event, das du ändern möchtest
2. Klicke im Bereich Termindetails auf der rechten Seite auf das Host-Feld oder auf das Bearbeiten-Symbol daneben
3. Es öffnet sich ein kleineres Fenster, in dem du den neuen Host auswählen kannst. Triff deine Auswahl aus dem Dropdown-Menü und bestätige die Übergabe. Der Termin wird sofort dem ausgewählten Teammitglied zugewiesen.
Was passiert nach einer Übergabe
Wenn du einen Round-Robin-Termin an ein anderes Teammitglied übergibst:
Automatische Benachrichtigung: Der Teilnehmer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über den Hostwechsel mit aktualisierten Termindetails.
Kalender-Updates: Wenn die Kalenderintegration aktiviert ist, wird der Termin aus dem Kalender des ursprünglichen Hosts entfernt und zum Kalender des neuen Hosts hinzugefügt.
Host-Zuweisung: Der neue Host übernimmt die volle Verantwortung für den Termin und kann ihn in seiner Terminliste sehen.
Aktivitätsprotokoll: Die Übergabe wird im Aktivitätsprotokoll des Termins erfasst und zeigt, wer die Änderung wann vorgenommen hat.
Wichtige Hinweise
Verfügbarkeit des Teammitglieds: Stelle sicher, dass der neue Host zum geplanten Terminzeitpunkt tatsächlich verfügbar ist. Zeeg prüft nicht automatisch auf Konflikte, wenn du einen Termin übergibst.
Teilnehmererfahrung: Obwohl Teilnehmer automatisch benachrichtigt werden, solltest du in Erwägung ziehen, eine persönliche Nachricht zu senden, um den Grund für die Änderung zu erklären – insbesondere bei wichtigen Meetings.
Berechtigungen: Nur Organisationsinhaber, Administratoren und der ursprüngliche Host können Round-Robin-Termine übergeben.
Einmalige Änderung: Jede Übergabe ist eine einmalige Aktion. Wenn der neue Host ebenfalls verhindert ist, musst du eine weitere Übergabe durchführen.
Problembehandlung
Die Übergabeoption wird nicht angezeigt?
Stelle sicher, dass du einen Business-, Scale- oder Enterprise-Plan hast
Überprüfe, dass es sich um einen Round-Robin-Termin handelt (nicht um einen regulären Einzel- oder Gruppentermin)
Prüfe, ob du die erforderlichen Berechtigungen hast (Inhaber, Administrator oder ursprünglicher Host)
Der gewünschte neue Host erscheint nicht in der Liste?
Bestätige, dass das Teammitglied Teil deiner Organisation ist
Überprüfe, ob es ein aktives Zeeg-Konto hat
Stelle sicher, dass es derselben Round-Robin-Terminseite zugewiesen ist
Der Teilnehmer hat die Benachrichtigung nicht erhalten?
Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse des Teilnehmers korrekt ist
Bitte ihn, seinen Spam- oder Junk-Ordner zu überprüfen
Stelle sicher, dass E-Mail-Benachrichtigungen in deinen Organisationseinstellungen aktiviert sind