Eine Round-Robin-Terminseite verteilt eingehende Buchungen automatisch auf mehrere Teammitglieder. Anstatt dass Eingeladene selbst eine Person auswählen oder zufällig zugewiesen werden, weist Zeeg jedes Meeting einem verfügbaren Host basierend auf der gewählten Verteilungsmethode zu. So wird eine effiziente Planung sichergestellt und verhindert, dass einzelne Teammitglieder übermäßig ausgebucht werden – ideal für Verkaufsgespräche, Support-Sessions, Beratungen oder andere Situationen, in denen mehrere Personen denselben Meeting-Typ betreuen können.
Round-Robin ist ab dem Business-Plan verfügbar.
Terminseiten und Termine im Überblick
Bevor du loslegst, hilft es, zwei zentrale Begriffe zu kennen:
Terminseite – die Buchungsseite, die du erstellst und mit Eingeladenen teilst. Sie legt den Meeting-Typ, die Dauer, die Verfügbarkeit, die Host-Verteilungsmethode und alle weiteren Einstellungen fest.
Termin (oder Meeting/Buchung) – ein einzelner geplanter Termin, der entsteht, wenn jemand über deine Terminseite bucht. Eine Terminseite kann beliebig viele einzelne Buchungen erzeugen.
Kurz gesagt: Die Terminseite ist die Vorlage – der Termin ist das, was darüber gebucht wird.
So erstellst du eine Round-Robin-Terminseite
Schritt 1: Navigiere im linken Seitenmenü deines Zeeg-Dashboards zu Terminseiten und klicke oben rechts auf + Neu erstellen.
Schritt 2: Wähle im Auswahlbildschirm für den Termintyp Round-Robin-Termin aus.
Schritt 3: Fülle die grundlegenden Details deiner Terminseite aus:
Name der Terminseite – Gib deiner Terminseite einen klaren, einprägsamen Namen. Dieser ist für Eingeladene auf der Buchungsseite sichtbar. Beispiele:
Gespräch mit unserem Team buchen
Verkaufsberatung
Support-Session
Sprache – Oben rechts im Pop-up-Fenster kannst du aus einem Dropdown verschiedene Sprachen auswählen: Englisch, Deutsch (du), Deutsch (Sie), Spanisch, Französisch, Niederländisch usw.
Seiteninhaber – Wähle das Team oder den Workspace aus, dem diese Terminseite gehört und der sie verwaltet. In einer Organisation ist das in der Regel dein Workspace, der mit der Anzahl der enthaltenen Mitglieder angezeigt wird. Aktiviere den Schalter Gesamtes Team automatisch einschließen, wenn alle aktuellen und zukünftigen Mitglieder des gewählten Workspaces automatisch als Hosts hinzugefügt werden sollen. Ist dieser deaktiviert, fügst du Hosts einzeln hinzu.
Hauptgastgeber – Suche nach den Teammitgliedern, die über diese Terminseite Buchungen erhalten sollen, und füge sie hinzu. Du kannst nach Name oder E-Mail-Adresse suchen. Alle hier hinzugefügten Hosts nehmen an der Round-Robin-Verteilung teil.
Schritt 4: Klicke auf Speichern, um deine Terminseite zu erstellen.
So konfigurierst du deine Round-Robin-Terminseite
Nachdem deine Terminseite erstellt wurde, solltest du sie konfigurieren, bevor du sie mit Eingeladenen teilst. Suche die Seite in deinem Dashboard und klicke sie an, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen.
In der Bearbeitungsansicht findest du links ein Menü mit allen verfügbaren Einstellungsbereichen. Folgendes kannst du konfigurieren:
1) Basis Einstellungen
Lege den Seitennamen, den URL-Slug, die Dauer, die Sprache sowie den Meeting-Ort oder das Videokonferenz-Tool fest (z. B. Google Meet, Zoom oder eine physische Adresse). Hier kannst du auch die Seitenfarbe ändern.
2) Hosts
Im Bereich Hosts legst du fest, welche Teammitglieder an der Round-Robin-Verteilung teilnehmen und wie Meetings zwischen ihnen vergeben werden.
Teilnehmer kann Host auswählen: Aktiviere diesen Schalter, wenn Teilnehmende bei der Buchung optional ein bestimmtes Teammitglied wählen dürfen. Ist er deaktiviert, weist das System Hosts automatisch nach der konfigurierten Verteilungsmethode zu.
Wem gehört die Terminseite?: Wähle den Workspace aus, dem diese Terminseite gehört. Wähle daneben im Dropdown deine bevorzugte Verteilungsmethode:
Optimiert für die meisten verfügbaren Zeiten – Meetings werden dem jeweils verfügbaren Host zugeteilt, mit dem Ziel, möglichst viele Buchungsslots anzubieten. Ideal, wenn du so viele Buchungen wie möglich ermöglichen möchtest und eine gleichmäßige Verteilung weniger wichtig ist.
Gleiche Anzahl von Terminen pro Host – Meetings werden so gleichmäßig wie möglich auf alle Hosts verteilt. Ist ein Host drei oder mehr Meetings voraus, wird seine Verfügbarkeit vorübergehend ausgeblendet, bis sich die Auslastung wieder ausgleicht. Ideal, wenn eine faire Verteilung im Team Vorrang hat.
Gesamtes Team automatisch einbeziehen: Aktiviere diesen Schalter, um alle aktuellen und zukünftigen Mitglieder des gewählten Workspaces automatisch als Hosts hinzuzufügen. Ist er deaktiviert, fügst du Hosts einzeln hinzu.
Round-Robin-Hosts: Nutze das Suchfeld oder klicke auf + Hinzufügen, um einzelne Teammitglieder zum Round-Robin-Pool hinzuzufügen. Alle hier aufgeführten Hosts erhalten Buchungen gemäß deiner gewählten Verteilungsmethode. Du kannst Hosts durch Ziehen auf der rechten Seite jeder Zeile neu anordnen – das bestimmt die Host-Priorität, wenn mehrere Mitglieder gleichermaßen verfügbar sind.
3) Verfügbarkeit
Lege fest, wann Eingeladene bei deinem Team buchen können. Du kannst den Standard-Verfügbarkeitsplan jedes Hosts verwenden oder einen individuellen Plan speziell für diese Terminseite festlegen.
Du kannst auch den Schalter Gleiche Zeiten für alle Hosts aktivieren, um eine einheitliche Verfügbarkeit für alle Hosts zu erstellen.
4) Fragen
Füge individuelle Fragen hinzu, die Eingeladene vor Abschluss der Buchung beantworten müssen. Fragen können als Pflicht- oder optionale Felder definiert werden, und du kannst zwischen verschiedenen Feldtypen wählen – z. B. Text, Dropdown oder Checkbox.
Das ist hilfreich, um vorab Kontext für das Meeting zu erfassen, etwa das Thema des Gesprächs oder den Firmennamen des Eingeladenen.
5) Benachrichtigungen
Im Bereich Benachrichtigungen steuerst du, wie Hosts und Teilnehmende über Buchungen und Stornierungen informiert werden.
Wähle aus, wie Buchungsbestätigungen zugestellt werden. Standardmäßig ist dies auf Kalendereinladung eingestellt, die bei einer Buchung sowohl an den Host als auch an den Teilnehmenden gesendet wird.
Standardbenachrichtigungen
Standardmäßig wird eine Bestätigung als Kalendertermin an Host und Teilnehmenden gesendet, sowie eine Stornierungsmail an den Teilnehmenden. Über das Bearbeiten-Symbol neben jeder Benachrichtigung kannst du den Inhalt anpassen.
Weitere Optionen
Host-E-Mails deaktivieren – Hosts erhalten keine Aktualisierungs- oder Stornierungsmails für diesen Termin
Benachrichtigungen weiterleiten – Host-Mails an weitere Empfänger weiterleiten (z. B. ein Team-Postfach)
Persönliche Daten ausblenden – Teilnehmerdaten aus Host-Benachrichtigungsmails ausschließen
Stornierung-/Umbuchungslinks hinzufügen – Stornierung- und Umbuchungslinks in Bestätigungsmails an Teilnehmende einfügen (standardmäßig aktiviert)
6) Zahlung
Verlange von Eingeladenen eine Zahlung, bevor ihre Buchung bestätigt wird. Du kannst PayPal oder Stripe verknüpfen, einen Preis pro Stunde oder Minute festlegen und die Währung definieren. Ideal für kostenpflichtige Beratungen oder Meetings, bei denen eine Vorauszahlung erforderlich ist.
Wenn du Teil einer Organisation bist, muss der Inhaber zuerst eine Zahlungsmethode einrichten.
7) Erweiterte Einstellungen
Passe weiteres Terminplanungsverhalten mit folgenden Optionen an:
Sprache – Legt die Sprache fest, die auf der Buchungsseite für Eingeladene angezeigt wird
Puffer vor/nach dem Termin – Füge Vorbereitungs- oder Nachbereitungszeit vor und nach jedem Meeting ein. Eingeladene können keine Slots buchen, die in diese Puffer fallen
Buchungslimit festlegen – Begrenze die maximale Anzahl an Buchungen pro Tag. Ist das Limit erreicht, werden für diesen Tag keine weiteren Slots mehr angezeigt
Max. Termine pro Host – Lege tägliche und wöchentliche Buchungslimits pro einzelnem Host fest. Erreicht ein Host sein Limit, wird er vorübergehend aus dem Round-Robin-Pool entfernt.
Mindestvorlaufzeit – Lege fest, wie weit im Voraus eine Buchung erfolgen muss. Wird z. B. 30 Minuten eingestellt, sind keine kurzfristigen Buchungen innerhalb dieses Zeitfensters mehr möglich
Min. Buchungszeitraum im Voraus – Steuere, wie weit in die Zukunft Eingeladene deine Verfügbarkeit sehen können, basierend auf Kalendertagen oder einem rollierenden Zeitfenster
Buchungsintervalle – Lege die Zeitschritte fest, in denen verfügbare Slots für Eingeladene angezeigt werden (z. B. alle 30 Minuten)
Zeitzoneneinstellung – Zeeg erkennt die Zeitzone des Eingeladenen standardmäßig automatisch. Du kannst sie auf eine bestimmte Zeitzone festlegen, was für persönliche Meetings empfohlen wird
E-Mail-Adresse des Teilnehmenden verifizieren – Verlange, dass Eingeladene ihre E-Mail-Adresse vor der Buchungsbestätigung verifizieren
Weiterleitung nach Buchung – Leite Eingeladene nach Abschluss der Buchung zu einer individuellen URL weiter
Stack-Modus – Wenn aktiviert, werden neue Buchungen direkt an bestehende angehängt, sodass der Kalender deines Teams kompakt bleibt
Termin-Übergabe bei Round-Robin
Wenn ein Host nicht mehr verfügbar ist oder du die Arbeitslast neu verteilen musst, kannst du einen geplanten Round-Robin-Termin direkt auf der Seite Termine einem anderen Teammitglied übergeben. Der Teilnehmende wird automatisch per E-Mail über den Hostwechsel informiert.
So übergibst du einen Termin:
Gehe zu Termine in deinem Zeeg-Dashboard und klicke auf den Round-Robin-Termin, den du neu zuweisen möchtest.
Suche im rechten Bereich unter Termindetails das Feld Host und klicke darauf oder auf das Bearbeiten-Symbol daneben.
Wähle den neuen Host aus dem Dropdown aus und bestätige die Übergabe.
Der Termin wird sofort neu zugewiesen. Der ursprüngliche Host sieht den Termin nicht mehr in seiner Terminliste, und der neue Host findet das Meeting in seinem Bereich unter Termine.
Zeeg prüft bei einer Terminübergabe nicht automatisch auf Konflikte. Stelle sicher, dass der neue Host zum geplanten Zeitpunkt verfügbar ist, bevor du die Übergabe bestätigst. Nur Organisationsinhaber, Administratoren und der ursprüngliche Host können eine Übergabe durchführen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen den beiden Verteilungsmethoden? „Optimiert nach maximaler Verfügbarkeit" maximiert die Anzahl buchbarer Slots, indem es die Verfügbarkeit jedes verfügbaren Hosts anzeigt. „Optimiert nach gleicher Anzahl an Terminen pro Host" blendet die Verfügbarkeit eines Hosts vorübergehend aus, wenn er drei oder mehr Termine voraus ist – hier hat eine faire Verteilung Vorrang vor der Gesamtzahl an Buchungen.
Kann ich für verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Buchungslimits festlegen? Derzeit gilt das Limit für maximale Termine pro Host einheitlich für alle Hosts einer Round-Robin-Seite. Wenn du unterschiedliche Limits für verschiedene Teammitglieder benötigst, erstelle separate Round-Robin-Terminseiten für jede Gruppe.
Zählen stornierte Termine gegen das Buchungslimit eines Hosts? Nein. Nur bestätigte, aktive Termine zählen zu den täglichen und wöchentlichen Limits. Stornierte Termine werden nicht berücksichtigt.
Wann werden tägliche und wöchentliche Limits zurückgesetzt? Tägliche Limits werden um Mitternacht in deiner konfigurierten Zeitzone zurückgesetzt. Wöchentliche Limits werden zu Beginn jeder Woche zurückgesetzt, in der Regel montags um Mitternacht.
Können Teilnehmende bei der Buchung ihren Host selbst wählen? Ja. Du kannst die Host-Auswahl durch Teilnehmende im Bereich Hosts deiner Terminseite aktivieren. Teilnehmende sehen dann ein Dropdown mit allen verfügbaren Teammitgliedern und können entweder einen bestimmten Host wählen oder die automatische Zuweisung durch das System nutzen.
Kann ich den Termintyp einer Terminseite nach der Erstellung noch ändern? Nein. Der Termintyp wird beim Erstellen der Terminseite festgelegt und kann danach nicht mehr geändert werden. Wenn du einen anderen Termintyp benötigst, erstelle eine neue Terminseite.
Was passiert, wenn alle Hosts ihr Buchungslimit erreicht haben? Wenn alle Hosts ihre konfigurierten Limits erreicht haben, werden Eingeladenen für diesen Zeitraum keine verfügbaren Slots mehr angezeigt. Erwäge in diesem Fall, die Limits zu erhöhen oder weitere Hosts zum Round-Robin hinzuzufügen.
Ist eine Terminübergabe für alle Termintypen möglich? Nein. Die Terminübergabe ist ausschließlich für Round-Robin-Termine verfügbar. Für Einzelgespräche oder Gruppen-Terminseiten steht diese Funktion nicht zur Verfügung.