Die Funktion "Maximale Termine pro Host" ermöglicht es dir, tägliche und wöchentliche Buchungslimits für einzelne Hosts in deinen Round-Robin-Terminseiten festzulegen. Sobald ein Host sein definiertes Limit erreicht, schließt Zeeg ihn automatisch aus dem Round-Robin-Pool aus. So stellst du eine faire Arbeitsverteilung sicher und verhinderst, dass einzelne Teammitglieder überbucht werden. Das ist besonders hilfreich, um die Kapazität deines Teams zu steuern und Termine gleichmäßig auf mehrere Teammitglieder zu verteilen.
Verfügbar ab Business-Plan: Die Funktion "Maximale Termine pro Teammitglied" ist ab dem Business-Plan verfügbar, da sie die Round-Robin-Funktion voraussetzt.
So richtest du Terminlimits pro Host ein
Folge diesen Schritten, um die maximale Anzahl an Terminen pro Host für deine Round-Robin-Terminseite zu konfigurieren:
1. Gehe in deinem Zeeg-Dashboard zu Terminseiten und wähle die Round-Robin-Terminseite aus, die du anpassen möchtest.
2. Klicke im Bearbeitungsmodus in der linken Seitenleiste auf Erweiterte Einstellungen.
3. Scrolle zum Bereich Max. Termine pro Host und aktiviere den Schalter, um Terminlimits für deine Hosts zu aktivieren.
4. Lege deine täglichen und wöchentlichen Limits fest:
Tägliches Limit: Lege die maximale Anzahl an Round-Robin-Terminen fest, die ein Host an einem einzelnen Tag haben kann
Wöchentliches Limit: Lege die maximale Anzahl an Round-Robin-Terminen fest, die ein Host in einer Woche haben kann
Du kannst entweder nur ein Limit oder beide festlegen – je nach den Anforderungen deines Teams.
So funktionieren Round-Robin-Limits pro Host
Sobald du Terminlimits festgelegt hast:
Zeeg überwacht kontinuierlich die geplanten Termine jedes Hosts
Wenn ein Host sein tägliches oder wöchentliches Limit erreicht, wird er automatisch aus dem Round-Robin-Pool ausgeschlossen
Nur Hosts, die ihre Limits noch nicht erreicht haben, werden neuen Interessenten angeboten
Die Limits werden automatisch zu Beginn eines neuen Tages (bei täglichen Limits) oder einer neuen Woche (bei wöchentlichen Limits) zurückgesetzt
Hinweis: Termine, die vor der Aktivierung der Limits gebucht wurden, zählen trotzdem zum aktuellen Gesamtlimit.
Best Practices
Berücksichtige die Kapazität deines Teams: Lege Limits basierend auf der tatsächlichen Verfügbarkeit und Arbeitskapazität jedes Teammitglieds fest. Wenn deine Teammitglieder unterschiedliche Kapazitäten haben, solltest du separate Round-Robin-Terminseiten mit entsprechenden Limits für jede Gruppe erstellen.
Beachte die Termindauer: Berücksichtige bei der Festlegung von Limits die Dauer deiner Termine. Wenn deine Termine beispielsweise 1 Stunde dauern und du ein tägliches Limit von 8 Terminen festlegst, stelle sicher, dass deine Hosts auch wirklich 8 Stunden Verfügbarkeit haben.
Überwache und passe an: Überprüfe regelmäßig die Buchungsmuster deines Teams und passe die Limits bei Bedarf an, um eine optimale Verteilung zu gewährleisten und Engpässe zu vermeiden.
Kombiniere mit anderen Einstellungen: Nutze Terminlimits zusammen mit anderen Planungsfunktionen wie Puffern und Verfügbarkeitseinstellungen für ein umfassendes Terminmanagement.
Kommuniziere mit deinem Team: Stelle sicher, dass alle Teammitglieder die Limits verstehen und wissen, wie sie sich auf ihre Terminplanung auswirken.
Fehlerbehebung
Keine Zeitfenster für Interessenten sichtbar
Wenn Interessenten keine verfügbaren Zeiten sehen, prüfe, ob alle Hosts ihre Limits erreicht haben. Überprüfe deine täglichen und wöchentlichen Limits und erwäge, diese zu erhöhen oder weitere Hosts zum Round-Robin hinzuzufügen. Du kannst auch prüfen, ob deine Hosts für den gewünschten Buchungszeitraum ausreichend Verfügbarkeit konfiguriert haben.
Ungleichmäßige Verteilung trotz Limits
Wenn die Buchungen weiterhin ungleichmäßig verteilt sind, überprüfe, ob alle Hosts ähnliche Verfügbarkeitseinstellungen konfiguriert haben. Hosts mit mehr verfügbaren Stunden erhalten naturgemäß mehr Buchungen, selbst bei identischen Limits. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder vergleichbare Verfügbarkeitsfenster haben, um eine ausgewogene Verteilung zu erreichen.
Limits funktionieren nicht korrekt
Wenn die Limits nicht wie erwartet zu funktionieren scheinen, überprüfe, ob:
Der Schalter für maximale Termine pro Host aktiviert ist
Du deine Änderungen nach dem Festlegen der Limits gespeichert hast
Der Terminseiten-Typ auf Round-Robin eingestellt ist (diese Funktion funktioniert nicht mit anderen Planungsarten)
Vergangene Termine zählen zum Limit
Alle geplanten Termine – einschließlich der Termine, die vor der Aktivierung der Limits gebucht wurden – zählen zu den aktuellen täglichen und wöchentlichen Gesamtzahlen. Wenn du einen Neustart brauchst, musst du möglicherweise deine Limits vorübergehend anpassen oder Termine umplanen, um die Last auszugleichen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn alle Hosts ihre Limits erreichen?
Wenn alle Hosts in einem Round-Robin ihre konfigurierten Limits erreichen, werden Interessenten für diesen Zeitraum keine verfügbaren Zeitfenster angezeigt. Erwäge, E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, um dein Team zu informieren, wenn die Kapazität erreicht ist.
Kann ich für verschiedene Hosts unterschiedliche Limits festlegen?
Derzeit gilt die Einstellung für maximale Termine pro Host gleichermaßen für alle Hosts in einer Round-Robin-Terminseite. Wenn du unterschiedliche Limits für verschiedene Teammitglieder benötigst, erstelle separate Round-Robin-Terminseiten mit entsprechenden Limits.
Zählen stornierte Termine zum Limit?
Nein, stornierte Termine zählen nicht zum Limit des Hosts. Nur bestätigte, geplante Termine werden gezählt.
Wann werden die Limits zurückgesetzt?
Tägliche Limits werden um Mitternacht in deiner konfigurierten Zeitzone zurückgesetzt. Wöchentliche Limits werden zu Beginn jeder Woche zurückgesetzt (typischerweise montags um Mitternacht).
Kann ich diese Funktion mit Collective-Terminseiten verwenden?
Nein, die Funktion für maximale Termine pro Host ist ausschließlich für Round-Robin-Terminseiten verfügbar. Collective-Terminseiten unterstützen keine individuellen Host-Limits.