Umfragen in Zeeg werden über Arbeitsabläufe erstellt – automatisierte Abläufe, die auf der Grundlage von Buchungsereignissen Aktionen auslösen. Ein Umfrage-Arbeitsablauf ermöglicht es dir, automatisch ein individuell gestaltetes Feedback-Formular oder einen Fragebogen an deine Eingeladenen und/oder den Gastgeber zu senden – zu einem definierten Zeitpunkt, z. B. direkt nach Ende eines Meetings. Du kannst Inhalt, Zeitpunkt und Empfänger ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen.
Die Funktion Arbeitsabläufe ist ab dem Professional-Plan verfügbar.
So erstellst du einen Umfrage-Arbeitsablauf
Bevor du einen Arbeitsablauf erstellst, wähle den Workspace aus, in dem du die Umfrage anlegen möchtest – falls du mehr als einen Workspace besitzt.
Schritt 1: Arbeitsabläufe öffnen
Navigiere in deinem Zeeg-Dashboard im linken Seitenmenü unter dem Bereich Interaktion zu Arbeitsabläufe und klicke auf + Arbeitsablauf erstellen.
Schritt 2: Art des Arbeitsablaufs auswählen
Wähle im Auswahlbildschirm die Option Umfrage senden aus.
Schritt 3: Grundlegende Informationen ausfüllen
Du wirst aufgefordert, folgende Angaben zu konfigurieren:
Feld | Beschreibung |
Name des Arbeitsablaufs | Ein interner Name zur Identifikation dieses Arbeitsablaufs (z. B. „Feedback nach dem Meeting") |
Gehört zu | Wähle aus, ob dieser Arbeitsablauf einem bestimmten Nutzer, einem Team oder der gesamten Organisation zugeordnet werden soll |
Gilt für | Wähle aus, für welche Buchungsseite(n) dieser Arbeitsablauf aktiv sein soll – du kannst eine oder mehrere Seiten aus deinem Workspace auswählen |
Schritt 4: Auslöser definieren – „Wenn das passiert"
Lege die Bedingung fest, die den Versand der Umfrage auslöst:
Wähle aus dem Auslöser-Dropdown das Ereignis aus, das den Arbeitsablauf aktivieren soll, zum Beispiel “Ereignis endet”.
Lege dann fest, wann die Umfrage gesendet werden soll:
Sofort – die Umfrage wird gesendet, sobald der Auslöser eintritt
Benutzerdefinierte Verzögerung – gib eine Verzögerung an (z.B. 30 Minuten, 2 Stunden oder 1 Tag nach Ende des Ereignisses)
Schritt 5: Aktion konfigurieren – „Mach das"
Wähle im Bereich “Mach das” aus, wer die Umfrage erhalten soll und was genau gesendet wird.
Aktiviere die Schalter für die gewünschten Empfänger:
E-Mail an Eingeladene senden
E-Mail an Gastgeber senden
SMS an Eingeladene senden
SMS an Gastgeber senden
Du kannst eine oder mehrere dieser Optionen aktivieren. Jeder aktivierte Schalter öffnet einen eigenen Nachrichten-Editor.
Vorlage auswählen
Wenn ein Schalter aktiviert wird, öffnet sich das Editor-Formular. Wähle aus dem Dropdown “Vorlage auswählen” eine der folgenden Optionen:
Feedback-Umfrage – eine vorgefertigte Vorlage zur Erfassung von Feedback nach dem Meeting
Benutzerdefiniert – beginne von Grund auf und erstelle eigene Umfrageinhalte
Schritt 6: Umfrageinhalt verfassen
Betreff
Gib den Text ein, der als E-Mail-Betreff angezeigt werden soll. Du kannst ihn mit dynamischen Variablen anreichern – zum Beispiel kannst du das Ereignisdatum einfügen, sodass der Betreff automatisch das tatsächliche Meeting-Datum widerspiegelt.
💡 Verwende Variablen, um deine Nachrichten persönlicher und relevanter zu gestalten. Klicke auf die Variablenauswahl, um alle verfügbaren Optionen zu durchsuchen.
Nachrichtentext
Verfasse den Textkörper deiner Umfragenachricht. Wie bei der Betreffzeile kannst du auch hier Variablen verwenden, um den Inhalt mit ereignisspezifischen Details zu personalisieren – z. B. Name der eingeladenen Person, Titel des Ereignisses oder Uhrzeit des Meetings.
Absage- und Terminverschiebungslinks
Wähle am unteren Rand des Nachrichten-Editors aus, ob du Stornierung- und Umbuchungslinks in die Nachricht aufnehmen möchtest. Dies ist optional – es kann hilfreich sein, wenn du den Empfängern eine einfache Möglichkeit geben möchtest, zukünftige Buchungen direkt aus der Umfrage-E-Mail heraus anzupassen.
Schritt 7: Arbeitsablauf speichern
Klicke auf Speichern, sobald du mit deiner Konfiguration zufrieden bist.
Dein Umfrage-Arbeitsablauf ist jetzt aktiv. Er wird automatisch auf Basis der von dir festgelegten Bedingungen ausgelöst und die Umfrage an die ausgewählten Empfänger gesendet.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Umfrage-Arbeitsabläufe für dieselbe Buchungsseite erstellen?
Ja. Du kannst so viele Arbeitsabläufe erstellen wie benötigt und sie auf dieselbe Buchungsseite anwenden. Du könntest zum Beispiel einen Arbeitsablauf einrichten, der sofort eine Dankes-Nachricht sendet, und einen weiteren, der einen Tag später ein ausführliches Feedback-Formular verschickt.
Kann ich Umfragen gleichzeitig per SMS und E-Mail senden?
Ja. Du kannst sowohl den E-Mail- als auch den SMS-Schalter gleichzeitig aktivieren. Jeder Kanal verfügt über einen eigenen unabhängigen Nachrichten-Editor.
Welche Variablen stehen für Betreff und Nachrichtentext zur Verfügung? Klicke im Editor auf die Variablenauswahl, um die vollständige Liste der verfügbaren Optionen anzuzeigen:
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Kann ich einen Arbeitsablauf nach dem Speichern noch bearbeiten?
Ja. Gehe in deinem Dashboard zu Arbeitsabläufe, suche den gewünschten Arbeitsablauf und klicke zum Bearbeiten darauf. Änderungen gelten nur für zukünftige Auslösungen.
Was ist der Unterschied zwischen den Vorlagen „Feedback-Umfrage" und „Benutzerdefiniert"?
Die Vorlage Feedback-Umfrage bietet eine vorgefertigte Struktur zur Erfassung von Feedback nach dem Meeting, die du nach Bedarf anpassen kannst. Die Option Benutzerdefiniert startet mit einem leeren Editor und gibt dir vollständige Kontrolle über Inhalt und Format.