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Importar Facturas - Venta y Compra (modelo viejo)
Importar Facturas - Venta y Compra (modelo viejo)

Importacion de facturas

Actualizado hace más de una semana

En el caso que quieras ver una breve capacitación del Módulo de Clientes hace clic aquí.

Esta funcionalidad permite incorporar de forma masiva facturas de venta y compras a Colppy. El procedimiento para importar facturas de compra es exactamente igual que para las facturas de ventas. Para importar facturas de venta debes ingresar al modulo Clientes > Solapa Gestión de Clientes > Botón Importar > Facturas (Modelo Viejo) tal como lo muestra la siguiente captura de pantalla :

En el caso que quieras ver una breve capacitación del Módulo de Proveedores hace clic aquí.

Para importar facturas de compra debes ingresar al modulo Proveedores > Solapa Gestión de Proveedores > Botón Importar > Facturas. Podes ver un ejemplo en la siguiente captura de pantalla :

Una vez que se hace clic en Importar Facturas, se abre una ventana con las instrucciones para realizar la importación.

¡Vamos a ver el paso a paso para importar facturas de venta!

PASO 1: Descarga el archivo modelo de importación

Para descargar el archivo modelo debes hacer clic sobre el link "Descargar archivo Modelo" :

Una vez descargado el archivo , debes hacer clic para abrirlo. Vas a poder ver la descarga en la parte inferior de la pantalla:

Luego podrás ver el archivo modelo de esta manera :

PASO 2: Completa los datos de las facturas en el archivo modelo

En este paso se deben copiar y pegar, o ingresar manualmente los datos de las Facturas que se desean importar en la planilla de Excel descargada en el Paso 1. Es importante que los datos que se copian coincidan con los títulos de las columnas previstas en el archivo modelo.

Los campos a completar son los siguientes:

  • Comprobante: Ingresar las siglas del comprobante que se desea importar. FAV=Factura Cuenta Corriente; NCV=Nota de Crédito; NDV=Nota de Débito; FVC=Factura Contado. Campo Obligatorio.

  • Letra: Ingresar la letra del comprobante que se desea importar. A, B, C, E, M, Z. Campo Obligatorio.

  • Cliente: Ingresar la Razón Social del cliente tal como está ingresada en Colppy, si se ingresa el CUIT este campo no es necesario completarlo.

  • CUIT: Ingresar la CUIT del cliente, si se ingresa la Razón Social este campo no es obligatorio.

  • NroFactura: Se ingresa con el formato 0000-00000000. En caso de querer generar factura electrónica al importar, se debe ingresar en los primeros 4 dígitos el prefijo correspondiente al punto de venta de factura electrónica registrado en Colppy y los 8 dígitos del número debemos registrarlos con el numero 0 (cero). Por ejemplo : si el punto de venta es 0004, todas las facturas se van a completar con 0004-00000000

  • Fecha Factura: Fecha de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio.

  • Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio

  • Descripción de la Venta: Ingresar la descripción del concepto de la factura. Campo Obligatorio.

  • Total Factura: Ingresar el importe total de la factura en formato numérico con 2 decimales. Debe ser igual a la sumatoria de los importes ingresados en los campos IVA 10,5%, IVA 21%, IVA 27%, Neto Gravado $, No Gravado $, Percepción IIBB $ y Percepción IVA $. Campo Obligatorio.

  • IVA 10,5%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

  • IVA 21%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

  • IVA 27%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

  • Neto Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo obligatorio en caso de haber ingresado valores en alguno de los campos IVA 10,5%, IVA 21% o IVA 27%. No debe completarse si no hay valores en IVA 10,5%, IVA 21% ni IVA 27%.

  • No Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

  • Percepción IIBB: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

  • Percepción IVA: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

  • Cuenta Ingreso: Ingresar el código de cuenta contable de ingreso en la cual se desea imputar la venta. Campo obligatorio.

  • Medio de Cobro: Ingresar el código de cuenta contable en la cual se desea imputar el cobro de la factura en caso de que se trate de una Factura de Venta Contado. Debe tratarse de una cuenta vinculada en el módulo de tesorería a alguna Caja, Banco o Tarjeta. Campo obligatorio de tratarse de Comprobante FVC.

IMPORTANTE: 

-No cambie los títulos de las columnas en el archivo modelo. Éstos tienen que permanecer sin cambios para que la importación se procese correctamente.

-En los campos que contienen importes no utilizar separadores de miles con punto (.) ni coma (,) . Sólo separador decimal con coma (,) Ej: 10500,25

-Si emiten facturas electrónicas a través de Colppy deben utilizar un punto de venta distinto al de tu talonario electrónico para registrar facturas que no son electrónicas o se duplicarán.

PASO 3: Guarda el archivo como .csv

Una vez completo el archivo modelo , debemos hacer clic en "Archivo" (Lo vas a ver a la izquierda ,en la parte superior de la pantalla) > Opción "Guardar como" y lo guardamos en nuestra PC:

Una vez seleccionada la opción "Este PC" o el sitio donde guardamos nuestro archivo, en el campo Tipo debemos elegir la opción "CSV (delimitado por comas) y luego hacer clic en "Guardar" :

PASO 4: Adjunta e importa el archivo en Colppy

En este paso debemos seleccionar el archivo generado desde el lugar donde ha sido guardado:

Al hacer clic en "Importar" se realizará el proceso de importación de los datos.

Una vez importado, en pantalla te mostrará una validación en la cual te informará que tu archivo está en proceso:

Resultados de la importación

Va a llegar un email al correo del usuario con los resultados de la importación de facturas de clientes/proveedores :

El proceso de importación realiza una serie de validaciones respecto de los datos que se desean importar tendientes a:

  • Evitar duplicaciones con Facturas ya existentes en Colppy.

  • Controlar que los clientes/proveedores de las facturas a importar estén ingresados en Colppy.

  • Controlar los formatos de los datos.

  • Verificar que los importes sean consistentes.

  • Verificar que las cuentas contables existan en el plan de cuentas de la empresa en Colppy.

Si el proceso es exitoso, significa que las facturas ya han sido importadas a Colppy.

En caso de que haya duplicaciones o inconsistencias en la importación, esto se informa en un adjunto en el mail que permite descargar un archivo Excel con los errores que fueron detectados en cada línea.

Los registros que no aparezcan en el archivo de errores, ya fueron importados de manera satisfactoria y los registros que contienen errores pueden ser corregidos, y con ese mismo archivo, se puede volver a realizar el proceso de importación desde el paso 3.



IMPORTANTE: Recomendamos que al realizar la primera importación, prueben con un solo registro.
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