NOTA: Se realiza de la misma forma para compras y ventas pero en cada uno de los módulos. 

Haz clic Aqui para ver un vídeo instructivo sobre importación de facturas

Esta funcionalidad permite incorporar de forma masiva facturas de Venta y compras a Colppy.

El procedimiento para Facturas de Compra es exactamente igual que para las de Ventas. Para acceder se debe hacer clic sobre el botón "Importar Facturas" en el sector inferior de la solapa Gestión de Clientes/Proveedores.

Una vez que se hace clic en Importar Facturas, se abre una ventana con las instrucciones para realizar la importación. Los pasos a seguir son los siguientes:

PASO 1: DESCARGAR EL ARCHIVO MODELO EN FORMATO EXCEL

Para descargar el archivo modelo con los títulos de las columnas que Colppy necesita para importar sus datos de Facturas se debe hacer click sobre el link "Descargar archivo Modelo"

Automáticamente, se abrirá en el Excel la planilla con el modelo de importación:

PASO 2: COPIAR LOS DATOS DE LAS FACTURAS EN LA PLANILLA

En este paso se deben copiar y pegar, o ingresar manualmente los datos de las Facturas que se desean importar en la planilla de Excel descargada en el Paso 1. Es importante que los datos que se copian coincidan con los títulos de las columnas previstas en el archivo modelo.

Los campos a completar son los siguientes:

  • Comprobante: Ingresar las siglas del comprobante que se desea importar. FAV=Factura Cuenta Corriente; NCV=Nota de Crédito; NDV=Nota de Débito; FVC=Factura Contado. Campo Obligatorio.

  • Letra: Ingresar la letra del comprobante que se desea importar. A, B, C, E, M, Z. Campo Obligatorio.

  • Cliente: Ingresar la Razón Social del cliente tal como está ingresada en Colppy, si se ingresa el CUIT este campo no es necesario completarlo.

  • CUIT: Ingresar la CUIT del cliente, si se ingresa la Razón Social este campo no es obligatorio.

  • nroFactura: Se ingresa con el formato 0000-00000000. En caso de querer generar factura electrónica al importar, se debe ingresar en los primeros 4 dígitos el prefijo correspondiente al punto de venta de factura electrónica registrado en Colppy y los 8 dígitos del número, completar con un número cualquiera no utilizado anteriormente. Campo Obligatorio.

  • Fecha Factura: Fecha de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio.

  • Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio

  • Descripción de la Venta: Ingresar la descripción del concepto de la factura. Campo Obligatorio.

  • Total Factura: Ingresar el importe total de la factura en formato numérico con 2 decimales. Debe ser igual a la sumatoria de los importes ingresados en los campos IVA 10,5%, IVA 21%, IVA 27%, Neto Gravado $, No Gravado $, Percepción IIBB $ y Percepción IVA $. Campo Obligatorio.

  • IVA 10,5%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

  • IVA 21%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

  • IVA 27%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

  • Neto Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo obligatorio en caso de haber ingresado valores en alguno de los campos IVA 10,5%, IVA 21% o IVA 27%. No debe completarse si no hay valores en IVA 10,5%, IVA 21% ni IVA 27%.

  • No Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

  • Percepción IIBB: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

  • Percepción IVA: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

  • Cuenta Ingreso: Ingresar el código de cuenta contable de ingreso en la cual se desea imputar la venta. Campo obligatorio.

  • Medio de Cobro: Ingresar el código de cuenta contable en la cual se desea imputar el cobro de la factura en caso de que se trate de una Factura de Venta Contado. Debe tratarse de una cuenta vinculada en el módulo de tesorería a alguna Caja, Banco o Tarjeta. Campo obligatorio de tratarse de Comprobante FVC.

IMPORTANTE: 

-No cambie los títulos de las columnas en el archivo modelo. Éstos tienen que permanecer sin cambios para que la importación funcione correctamente.

-En los campos que contienen importes no utilizar separadores de miles con punto (.) ni coma (,) . Sólo separador decimal con coma (,) Ej: 10500,25

-Si emiten facturas electrónicas a través de Colppy deben utilizar un punto de venta distinto al de tu talonario electrónico para registrar facturas que no son electrónicas o se duplicarán.

PASO 3: "GUARDAR COMO" ARCHIVO .CSV (DELIMITADO POR COMAS)

Una vez completado el archivo modelo con los datos, se debe cambiar su formato a ".csv (delimitado por comas).

Para esto es necesario seleccionar "Guardar Como" en su Excel y cambiar el Tipo de archivo a CSV (delimitado por comas).

IMPORTANTE: 

  • Verificar con un editor de texto o bloc de notas que el archivo esté generado con separación de datos entre puntos y comas " ; " . No funcionará la importación de la separación de datos es a través de comas " , " . 

  • Sólo se puede realizar la conversión con Microsoft Excel, no funciona si es generado con otras planillas de cálculo ni con Open Office.

  • Importar de a 100 registros como máximo

  • Verificar que la configuración regional del equipo tenga definido la coma " , " para separador de decimales y el punto " . " para separador de miles.

PASO 4: IMPORTAR EL ARCHIVO .CSV GENERADO

Seleccionar en el archivo .csv generado desde el lugar donde ha sido guardado.

Al hacer clic en "Importar" se realizará el proceso de importación de los datos.

Una vez importado, en pantalla te mostrará una validación en la cual te informará que tu archivo está en proceso

PASO 5: RESULTADOS DE LA IMPORTACIÓN. 

Va a llegar un email al correo del usuario con los resultados de la importación de facturas de clientes/proveedores

El proceso de importación realiza una serie de validaciones respecto de los datos que se desean importar tendientes a:

  • Evitar duplicaciones con Facturas ya existentes en Colppy.

  • Controlar que los clientes/proveedores de las facturas a importar estén ingresados en Colppy.

  • Controlar los formatos de los datos.

  • Verificar que los importes sean consistentes.

  • Verificar que las cuentas contables existan en el plan de cuentas de la empresa en Colppy.

Si el proceso es exitoso, significa que las facturas ya han sido importadas a Colppy.

En caso de que haya duplicaciones o inconsistencias en la importación, esto se informa en un adjunto en el mail que permite descargar un archivo Excel con los errores que fueron detectados en cada línea.

Los registros que no aparezcan en el archivo de errores, ya fueron importados de manera satisfactoria.

Los registros que contienen errores pueden ser corregidos, y con ese mismo archivo, se puede volver a realizar el proceso de importación desde el paso 3.



IMPORTANTE: Recomendamos que al realizar la primera importación, prueben con un solo registro.

NOTA: Con Colppy se pueden importar facturas electrónicas. Consideraciones a tener en cuenta:Ingresar un número de factura con el prefijo definido como punto de venta en Colppy para factura electrónica.Asegurarse de ingresar un número de factura que no exista, es decir, que no se haya usado.Que tengan fecha de HOY, es decir, del día en que se lleve a cabo la importación. 


Por cualquier duda o consulta podes ponerte en contacto con nosotros vía e-mail a: soporte@colppy.com

¡Nuestro equipo de Customer Success está listo para ayudarte!

¿Encontró su respuesta?