Wat is precies een order?
Je duidt ze misschien aan als opdrachten, offertes, schattingen, voorstellen, aanvragen, contracten of nog met een andere term.
We gebruiken het woord “Order” omdat het de hele huurcyclus omvat – van de eerste offertes tot huurovereenkomsten, en uiteindelijk de facturering. Ze zijn voor potentiële opdrachten als wel bevestigde orders.
Hoe werkt het proces?
Om je te helpen elke stap van de huurcyclus te beheren, zijn er drie hoofdfases van een order in OnRent:
Offerte
Voorlopige order
Order
Je ziet deze weergegeven door een drietal pictogrammen, beginnend met een cirkel en zich ontwikkelend tot een vinkje naarmate jouw bestelling dichterbij voltooiing komt.
Hoe werk ik met deze fases?
Begin met het aanmaken van een order in een van de drie fases en zet deze om naar de volgende fase als deze meer bevestigd wordt.
Converteer eenvoudig naar de volgende fase, alle informatie die je al hebt ingevoerd, blijft behouden.
Gebruik zoveel of zo weinig van de opportuniteits-fases als je nodig hebt.
Bewerk je order wanneer een taak verandert; het is eenvoudig om gegevens te wijzigen.
Je kunt orders ook terugzetten naar een eerdere fase als je een fout hebt gemaakt of de klant van gedachten verandert.
Als je een eenvoudige doorsnee verhuur doet voor een vaste klant, wilt je misschien gewoon een order maken, de artikelen leveren en een factuur sturen. Aan de andere kant wil je, wanneer een nieuwe prospect belt om een prijs voor een bepaalde periode te vragen, beginnen met een offerte en pas in een later stadium doorgaan naar een order.
Wat valt onder een order?
Hier staan alle huurgegevens.
Hier registreer je algemene informatie, zoals wie de klant is, de datum van de opdracht en het aflever-/ophaaladres.
Hier maak je een lijst van producten en diensten.
Hier maak je offertedocumenten en stuurt deze ter goedkeuring naar de klant.
Hier beheer je het magazijnproces, inclusief het toewijzen van artikelen, en het uitboeken en retourneren van materiaal.
Hier beheer je bemanning, inclusief personeel en boekbare medewerkers.
Hier print je pakbonnen, afleverbonnen en andere documenten.
Hier genereer je volledige of gedeeltelijke facturen.
Hier voeg je bijlagen toe zodat gerelateerde bestanden opgeslagen worden.
Hier meldt je schade en verlies bij materiaalinspecties.
Wat zijn de offerte-, voorlopige order- en orderfases?
Er zijn drie fases van een order; en dit is waarvoor je ze kunt gebruiken:
Offerte
Een offerte is een gedetailleerd voorstel of prijsraming die je naar een prospect of klant wilt sturen.
De offertefase heeft dezelfde velden en functies als een voorlopige order, maar producten worden op dit punt gemarkeerd als "Offerte". Een offerte heeft geen effect op de beschikbaarheid of voorraadniveaus.
Let op: Een prospect kan pas verder converteren na een offerte, nadat je ze een 'Klant' maakt in OnRent.
Nadat je de offerte hebt gemaakt, kun je deze afdrukken onder Acties. Als de offerte wordt geaccepteerd, verandert de offerte naar een voorlopige order door te klikken op Omzetten naar een voorlopige order onder Acties.
Voorlopige order
Een voorlopige order is een bevestigde offerte of een in behandeling zijnde bestelling. In deze fase is de aanvraag gewonnen als offerte, maar mogelijk niet direct te leveren. Het is daarom een voorlopige order die wacht op verdere acties, zoals het toewijzen van een inkoopordernummer of het toewijzen van een resource.
In deze fase kun je de goederen reserveren, wat van invloed is op de beschikbaarheid op productniveau, maar niet op de specifieke voorraadniveaus. Superhandig voor het bijhouden van de beschikbaarheid voor toekomstige of langetermijnverhuur en ook om ervoor te zorgen dat je goederen niet overboekt. Het laat ook zien dat er verdere fases nodig zijn om het een actieve order te laten worden.
Let op: Je kunt de goederen niet verhuren totdat je deze hebt omgezet naar een order en artikelen hebt toegewezen.
Order
Jouw order is nu een bevestigde overeenkomst met de klant, en is tevens van invloed is op de beschikbaarheid en voorraadniveaus.
Op de order kun je artikelen toewijzen om afleverbonnen te kunnen afdrukken en het huurproces te starten. Je kunt ook artikelen retour nemen en facturen verwerken om naar de klant te sturen.
Bovendien kun je op een later tijdstip nog extra artikelen aan de order toevoegen, artikelen retourneren aan het depot, of deze markeren als Niet Beschikbaar indien deze verloren is gegaan, beschadigd is geraakt of een servicebeurt nodig heeft.
Je kunt een order of offerte ook op elk moment annuleren door op Order Annuleren te klikken.
Sta je klaar om te beginnen?
Bekijk onze handige gids betreffende het maken van een order.