Er zijn drie type orders die je kunt creëren:
Offerte (creëren van een offerte zal geen artikelen boeken).
Voorlopige order
Order
Je kunt tussen deze stadia door op elk moment converteren en terugdraaien. Zie onze guide voor meer informatie over wat iedere orderstatus betekent.
Aan de slag
Om een nieuwe order te creëren, navigeer naar Orders > Orders > Order toevoegen.
Hier zul je in staat zijn om het type order te selecteren die je wilt creëren:
Snelle tip ⭐️ Je kunt ook orders creëren vanuit andere schermen binnen de applicatie, zoals binnen het Accounts scherm. Navigeer simpelweg naar het gewenste account van waaruit je een order wilt creëren en selecteer het plus symbool om een nieuw order scherm te openen.
Nu je het benodigde type order hebt geselecteerd zul je naar het volgende scherm genavigeerd worden:
Je kunt nu beginnen met het invullen van de details:
Account - Dit is jouw lijst met accounts. Je kunt zoeken op het accountnaam, accountnummer, contact en adres om het relevante bedrijf te vinden. Om een nieuw account te creëren, klik de Account link die je naar een nieuw scherm zal brengen, zodra je de accountdetails hebt ingevuld en je op bewaren klik zul je teruggenomen worden naar de order header waar je verder kunt.
Factuuradres - Dit haalt automatisch het standaard factuuradres binnen van het account, als er meerdere locaties geassocieerd zijn met dit account. Selecteer simpelweg de X en voer een andere zoekopdracht uit in factuuradres naam veld om een ander adres te associeren met de order.
Afleveradres - Dit is jouw afleveradres en kan een van de volgende opties zijn:
Probeer eerst te zoeken naar een al bestaande plaats in het veld met het vergrootglas:
Bevestig dit met de klant, als het niet gevonden wordt en je een nieuw adres moet creëren doe dan het volgende:
Afleveradres: Je kunt hier de link aanklikken om een nieuwe plaats (of locatie-adres) te creëren - zodra het is ingevuld wordt je teruggenomen naar de huurorder, je kunt die plaats dan opnieuw gebruiken in de toekomst.
Vrij typen: Als je alleen maar een adres vrij in wilt typen voor de order, selecteer dan geen automatisch voorgestelde plaats en ga verder met het invullen van de details onder het veld met het vergrootglas (wat gebruikt wordt voor zoeken binnen opgeslagen plaatsen). Automatisch-voorgestelde adressen zullen opduiken omdat OnRent kan zoeken naar een anders vanuit een globale adresopzoeking, maar als je niet op de resultaten klikt kun je doorgaan met het invoeren van jouw eigen adres.
Zoeken naar een adres: Bij het zoeken in het veld onder het ene met het vergrootglas kun je gebruik maken van de automatisch-voorgestelde globale adres-zoekfunctie. Typ hier simpelweg het adres in, klik een resultaat aan en de rest zal voor jou worden ingevuld.
Snelle Tip ⭐️ Je kunt de route van jouw chauffeur plannen of de afstand van de afleverlocatie controleren met de Route plannen optie boven afleveradres. Dit zal Google Maps openen en de route tussen dit adres en jouw depot tonen.
Orderdatum - Dit is de datum van de creatie van de order
Afleverdatum - Dit is de afleverdatum van de order
Startdatum doorbelasting - Dit is de standaard doorbelasting startdatum tegenover de orderartikelen op de order
Verwachte retourdatum - Als je een verwachte retourdatum wilt invoeren, kun je deze optie inschakelen en er een invoeren. Dit heeft geen invloed op doorbelasting of beschikbaarheid. Dit inschakelen vertoont de totalen balk op de order dat de verwachte winst tegen de verwachte retourdatum toont. Je kunt de "Einddatum doorbelasting" toevoegen in de orderweergave om dit in de aangepaste weergaves te zien.
Open einde - Deze optie kan altijd standaard in- of uitgeschakeld worden gebaseerd op Bedrijfsinstellingen. Het is van invloed op de manier waarop de huur productbeschikbaarheid is berekend in OnRent en is essentieel om te begrijpen hoe jij jouw bedrijf wilt laten werken met OnRent.
Lees hier meer over de standaardinstellingen:
https://intercom.help/OnRent/en/articles/3040281-company-details
Wanneer een OnRent systeem voor het eerst wordt opgezet, is Open einde standaard ingeschakeld, wat betekentdat de einddatum van de verhuur onbekend is. Om de apparatuur weer beschikbaar te maken, zal het artikel ingeboekt moeten worden.
Als je Open einde uitschakeld, betekent dit dat je op voorhand weet dat de artikelen gegarandeerd terugkomen op de ingestelde datum. Dit betekent dat de artikelen beschikbaar zijn na deze datum zonder ze eerst in te boeken.
Zodra je hebt gespecificeerd of de order Open einde is of niet en de artikelen toegevoegd zijn op de order, kan het niet meer veranderd worden op die specifieke order.
Zodra Open einde is uitgeschakeld, zullen twee aanvullende datums verschijnen:
Ophaaldatum- Dit is de geplande ophaaldatum van de order
Einddatum doorbelasting - TDit is standaard ingesteld op de orderartikelen zodra ze aan de order werden toegevoegd.
Opmerking: Als de doorbelasting voorbij de bedoelde einddatum doorgaat, zal het blijven doorbelasten op de orderartikelen totdat ze zijn gemarkeerd als Uit Huur. Als de datum is ingesteld, zal de artikelbeschikbaarheid er van uitgaan dat de artikelen geretourneerd zullen worden op de geplande einddatum, dus zorg ervoor dat je de order einddatums bijwerkt als de verhuur verder doorgaat dan verwacht. Je kunt een dashboard pod gebruiken om aankomende einddatums te managen en ze te verlengen. Als je de einddatum niet weet en de order als open einde laat, zullen de artikelen beschikbaar komen zodra ze zijn ingeboekt en niet eerder.
Zodra je Open einde uitschakeld, zal de Verwachte retourdatum verborgen zijn aangezien het wordt vervangen door de Einddatum doorbelasting.
Aanvullende informatie
Je kunt nu beginnen met het toevoegen van aanvullende informatie indien benodigd, voordat je verder met het toevoegen van apparatuur op de order.
Details
Klantreferentie - Dit is een referentie die jouw klant kan verstrekken zoals een Inkoopordernummer
Depot - Dit is een drop-down lijst van de gebruikers hun beschikbare depots om te specificeren welke depot deze order voor is
Besteld door - Dit is de naam van de contactpersoon die de apparatuur of service besteld
Contactpersoon locatie - Dit kan het contactpunt zijn bij een levering
Factuurruncode - Run codes worden gebruikt om orders te groeperen voor een factuurrun. Je kunt van een drop-down lijst bestaande runcodes selecteren of een nieuwe creëren
Betalingstermijn - Pas een betalingstermijn toe om de condities te bepalen waaronder een verkoper een sale zal voltooien. Dit zal verschijnen op de orderfactuur
Naam ophaaladres - Als het ophaaladres afwijkend is van het afleveradres kun je hier een alternatieve ophaaladres toekennen
Project - Als deze order toebehoort aan een project, of er zijn meerdere orders voor dezelfde klant, kun je een project toekennen of maken om hier toe te kennen
Eigenaar - Dit is de verkoper of verhuurafdeling medewerker die verantwoordelijk is voor de order. Het zal automatisch jouw naam invullen echter kun je een andere gebruiker hier toekennen
Toeslagen
Als je bijkomende kosten moet toevoegen aan jouw order zoals schoonmaakkosten, schakel dan simpelweg de benodigde toeslag groepen in door de schakelaar op Ja te verzetten.
Opmerking
Je kunt enige aanvullende informatie toevoegen in de opmerkingen sectie op de order of commentaar voor jouw collega's om op te volgen.
Zodra je klaar bent met het toevoegen van alle relevante informatie selecteer simpelweg Order toevoegen en het zal je naar het order overzicht brengen. Je kunt nu beginnen met het vullen van jouw order met apparatuur, uitboeken en documenten printen.
Zie onze guide over hoe je artikelen kunt toevoegen aan jouw order en hoe apparatuur uit te boeken.
Wil je meer ontdekken? Begin een gesprek met behulp van de blauwe hulp ballon in de hoek rechts onderin van jouw systeem.