Zodra een Service/Reparatie is voltooid dan zijn er een aantal simpele stappen nodig om de werkorder af te sluiten. Dit zijn het markeren van de artikelen als geretourneerd en optioneel facturen produceren of enig ander document om voltooiing te bevestigen.

Retourneren van werkorderartikelen kan individueel of voor meerdere worden gedaan op een werkorder, wat handig is als je ontzettend veel artikelen repareert en ze gelijktijdig wilt terugbrengen. Om te beginnen, ga naar de werkorder, klik op de Actie dropdown en dan op 'Uitboeken'.

Standaard zal dit alle werkorder artikelen met een groen vinkvakje alvast selecteren voor jou om het uitboeken te accepteren. Als je het nodig vindt om enkele te deselecteren, klik dan gewoon op de blauwe vink naast het artikel en dit zal de selectie verwijderen en het artikel zal de volgende keer niet geretourneerd worden. Om alles te selecteren of deselecteren klik op de blauwe vink naast de 'Naam' tabelheader.

Je kunt ook op 'Annuleren' klikken om terug te gaan naar het voorgaande scherm, maar als je gereed bent klik dan op 'Uitboeken accepteren' en bevestig je keuze, wat vervolgens de gemarkeerde artikelstatus als 'Geretourneerd' en enige verkochte onderdelen als 'Verkocht' zal markeren.

Dit zal ook de beschikbaarheid van artikelen updaten en de relevante onderhoudstypes, dus als je een artikel voor een bepaalde jaarlijkse inspectie hebt ingeboekt dan zullen zijn records worden geüpdatet om te tonen dat de inspectie volgend jaar is verwacht.

Opmerking: Op dit punt, kun je dit proces nog steeds terugdraaien door te klikken op Terugdraaien in de Actie dropdown op de regel van het artikel. Dit zal de status van het artikel terug op 'Toegewezen' veranderen, tezamen met enige onderdelen die zijn toegevoegd op de werkorder. Hoewel je niet kunt terugdraait als er Onderhoudstypes geselecteerd zijn op de werkorder voor dit aritkel.

Zodra alle werkorder artikelen zijn geretourneerd dan zal de status van de order veranderen naar Compleet (tenzij er doorbelastingen zijn om te factureren naar de klant), wat zegt dat al het werk voor deze order gedaan is

Opmerking: Zodra een werkorder voltooid is, kun je nog steeds:

· Voeg nieuwe artikelen toe of onderdelen die je bent vergeten

· Print elk document zoals het werkbriefje of voltooiingsbon

· Bewerk de werkorder

· Log activiteiten, voeg notities toe of voeg documentenbijlage toe
​

Als een werkorder een klant heeft dan kun je een factuur in de factuurrun of wanneer je wilt (ad-hoc) produceren. In deze situaties, een orderstatus zal niet op Compleet worden gezet totdat het volledig is gefactureerd. Voor meer informatie over het facturatieproces, zie graag onze Invoicing Works Orders guide at: https://intercom.help/OnRent/en/articles/5945574-invoicing-a-works-order

Als onderdeel van het werkorder proces, vind je het misschien nuttig om documenten te genereren voor jouw order, momenteel voorzien we in een Offerte, Werkbriefje en een Voltooiingsbon voor jou om te gebruiken. Beide van deze delen standaard document functies zodat je naar PDF kunt downloaden, naar gebruikers of klanten kunt mailen en ze afdrukken.

Geweldig voor het het verstrekken van klanten voor de kosten van onderhoud/reparatie, zal dit document belangrijke informatie tonen zoals de gebruikte onderdelen en arbeid, de artikelen waaraan gewerkt is, kosten, datums en elke externe notities die je maakt.

Je kunt dit emailen naar de klant en zodra ze acceptatie bevestigen, klik je op "Omzetten naar order" in Acties zijbalk op de werkorder om het te verwerken als een echte order.

Opmerking: Offertes kunnen alleen geprint worden terwijl de werkorder in het "Offerte" stadium is, je kunt geen offertes printen totdat het is geconverteerd naar een Order

Een samenvatting van belangrijke informatie over de werkorder tezamen met de gebruikte artikelen en onderdelen. Dit kan nuttig zijn aan het begin om een monteur een overzicht van wat benodigd is te geven of aan de klant een samenvatting van het werk te geven.

Idealiter gebruikt zodra de werkorder is voltooid, kun je dit printen om een overzicht te te tonen van belangrijke informatie over de werkorder tezamen met de gebruikte onderdelen en een handtekening sectie in de voettekst voor de klant of monteur om te ondertekenen. Dit zal hoofdzakelijk nuttig voor reparatiewerk of werkzaamheden aan eigendom van de klant-apparatuur die autorisatie nodig hebben om te bevestigen dat de werkorder voltooid is.

Opmerking: We ondersteunen momenteel geen aanname van elektronische handtekeningen hiervoor, echter is dit voor een toekomstige update gepland.

Zoals met al onze documenten, kunnen ze worden aangepast aan uw branding, als dit iets is waar je in geïnteresseerd bent neem dan alsjeblieft contact op met het team via de blauwe Intercom ballon rechtsonder in de hoek.