Je kunt je klanten op de volgende manieren factureren voor werk dat is uitgevoerd op basis van een werkorder:
Ad-hocfacturen
Factuurrun
Als je afzonderlijke facturen moet maken, bijvoorbeeld zodra het werk is voltooid of vooraf, dan moet je Ad-hocfacturen gebruiken. Als je meerdere werkorders moet factureren en deze in één keer wilt aanmaken, bijvoorbeeld als wekelijkse of maandelijkse taak, dan kun je het beste de Factuurrun gebruiken.
Ad-Hocfacturen
Deze kunnen op elk moment worden aangemaakt als onderdeel van het orderproces, maar als je voor bepaalde artikelen al een factuur hebt gemaakt, wordt er geen dubbele factuur aangemaakt. Om te beginnen klik je gewoon op Factuureer werkorder en je ziet het onderstaande formulier verschijnen.
Naam
Verschijnt niet op facturen, maar wel in de omschrijving
Factuurdatum
Wordt standaard ingesteld op de datum van vandaag en is de datum die op de factuur wordt weergegeven, handig als er meerdere facturen worden aangemaakt voor dezelfde werkorder op verschillende dagen
Factuur tot Datum
Wordt standaard ingesteld op de begindatum van de werkorder en kan voor ad-hocfacturen met rust worden gelaten, omdat dan alle onderdelen worden gefactureerd waarvan de besteldatum op of voor deze datum ligt.
Omschrijving
Opmerkingen die je kunt maken en die als referentie worden gebruikt.
Alleen geretourneerde artikelen factureren
Als je dit instelt op Ja, dan worden alleen de geretourneerde artikelen gefactureerd. Overgebleven werk kan in een later stadium worden gefactureerd.
Als je dit instelt op Nee, dan worden alle artikelen gefactureerd, ongeacht of er nog aan gewerkt wordt of niet.
Staat standaard op Ja, maar als je dit op Nee zet, kan het handig zijn als je voorschotfacturen moet maken.
Als je het formulier hebt ingevuld, klik je op OK. De factuur wordt gemaakt en is klaar om te worden verwerkt.
Factuurrun
De Factuurrun is geweldig als het gaat om het maken van facturen voor meerdere orders tegelijk en is de beste keuze als je tientallen of honderden werkorders moet factureren, omdat je ze allemaal met slechts een paar klikken kunt doen.
Om te beginnen ga je naar Facturering > Factuurrun en je ziet het onderstaande formulier verschijnen:
Naam
Wordt gebruikt om de factuurbatch te identificeren en is alleen bedoeld als referentie
Factuurdatum
Deze datum verschijnt op de facturen die worden gemaakt, inclusief de documenten
Factuur tot datum
Deze datum wordt gebruikt om alle niet gefactureerde werkorders op te halen met een begindatum op of voor deze datum
Omschrijving
Eigen notities die je kunt gebruiken om deze factuurrun te identificeren en uit te leggen wat er wordt doorbelast en waarom
Depots
Alleen orders die behoren tot het hier gekozen depot worden gefactureerd
Als je niets invult, worden de orders voor alle depots gefactureerd (als je meerdere depots hebt ingesteld)
Factuurruncode
Als je een runcode invoert, worden alleen orders opgehaald die de runcode hebben die je hier selecteert en die meerdere klanten kunnen omvatten, tenzij de Account-filter wordt gebruikt
Account
Als je hier een account selecteert, worden alleen orders opgehaald voor de klant die je selecteert en dit kan worden gecombineerd met de runcodefilter
Als je deze optie leeg laat, wordt er geen filter toegepast en worden alle klanten geselecteerd
Opnemen in factuurrun
Als je Ja selecteert, worden de order het geselecteerde type opgenomen in de factuurrun voor facturering. Als je Nee kiest, worden ze niet gefactureerd in deze run
Dit is opgesplitst in 2 secties: Huur-/verkooporders en Werkorders zodat je kunt kiezen of je alleen een factuurrun Werkorders, alleen voor Huurorders of zelfs voor beide wilt
Vooral handig als je verschillende mensen hebt die verantwoordelijk zijn voor verschillende facturen, bijvoorbeeld je boekhoudteam voor verhuurfacturen en je werkplaatsvoorman voor reparatiefacturen enzovoort, omdat ze allebei hun taken kunnen uitvoeren zonder de ander te storen
Factureer alleen retouren
Als je Ja selecteert, worden alleen artikelen doorbelast die zijn opgehaald bij de klant (verhuurorders) of wanneer de dienst/reparatie is voltooid (werkorders)
Klik op OK als je klaar bent om met de Factuurrun te starten. Je ontvangt een e-mail zodra de facturen zijn aangemaakt.
De facturen kunnen nu worden bekeken en verwerkt als onderdeel van een factuurbatch. Als je meer wilt weten over Factuurbatches en de volgende stappen, raadpleeg dan onze handleiding op https://intercom.help/OnRent/nl/articles/3827328-factuurbatches-boeken