'Back-to-back' inkooporders

Wat is een "Back-to-back inkooporder"?

Binnen OnRent kun je een inkooporder direct vanuit het Inkooporders gebied maken. Echter in veel gevallen, zullen organisaties een order direct van een leverancier van verhuurartikelen, verkoopartikelen, derde-partij vervoer of diensten die ze zelf niet bieden willen bestellen.

In veel gevallen verlangen deze een inkooporder om het proces nauwkeurig te voltooien met een controletraject van wat er was besteld met een correcte referentie, zodat wanneer de factuur binnenkomt van de leverancier, het afgestemd kan worden met de goedgekeurde inkooporder.

OnRent staat jou toe om eenvoudig inkooporders voor de relevante inhuurartikelen, gekochte voorraad of diensten rechtstreeks gelinkt vanuit de order - deze gids laat je zien hoe dat gedaan kan worden.

Als je op zoek bent naar het inverhuren van apparatuur kun je de onderstaande gids volgen om te zien hoe het gedaan kan worden:

Hoe artikelen die je nodig hebt om te verhuren of verkopen toe te voegen, en het vervolgens inkopen van een leverancier:

Als je jouw inhuur artikelen of verkoopartikelen / diensten toegevoegt aan jouw order - als je dat zo doet, verzeker jezelf ervan dat je de "Inhuur" knop aanklikt of als het een verkoopartikel of dienst is dit verandert naar "Inkoop".

Onderverhuurde artikelen:

Voor huurartikelen of serviceartikelen (terugkerende kosten) zie je de knop Inhuur:

Verkoopartikelen / Onderaanbestede diensten

Voor verkoop / niet-voorraadartikelen (eenmalige kosten) zie de Inkoop knop:

Zet deze allereerst op Ja.

Specificeren van leveranciers, prijzen en referenties:

Zodra dat is gebeurd, zie je een nieuwe set vakjes verschijnen onder het artikel op het snelle keuze scherm. Deze verschillen enigszins, afhankelijk van of het artikel een huur- of verkoopartikel is.

Als het een huur-/serviceartikel betreft, zie je:

Als het een verkoop-/niet-voorraad-/transportartikel betreft, zie je:

Hier kun je optioneel invoeren:

1: Een leveranciersrekening.

2: De definitie van het huurtarief van de leverancier als het een huurartikel betreft.

3: Het huurtarief van de leverancier of de inkoopprijs van de leverancier als het een verkoopartikel betreft.

4: De referentie van de leverancier (meestal hun ordernummer)

5: Een instelling waarmee je de ingevoerde leveranciersgegevens naar de accessoires kunt kopiëren, indien van toepassing.

Je kunt bovenstaande informatie ook toevoegen of bewerken door op de knop te klikken:​

Of door op "Bewerken" te klikken bij de acties van het orderartikel (als je het artikel al hebt toegevoegd) - daar kun je het artikel terugzetten naar jouw eigen voorraad of de hierboven weergegeven details bewerken nadat de regel is toegevoegd.

Als je snel dezelfde leverancier aan een selectie artikelen wilt toewijzen, kun je dat doen via het hieronder uitgelegde kostenoverzicht.​

Over de leveranciersreferentie:

Jouw leverancier kan je verschillende ordernummers geven voor verschillende regels op jouw bestelling, of ze kunnen jou dezelfde referentie geven voor alle regels - of zelfs helemaal geen.

Later, wanneer je de gekoppelde inkooporders aanmaakt, zal er één inkooporder per leveranciersreferentie zijn, waardoor het voor jouw leveranciers gemakkelijker wordt om een ​​specifieke inkooporder te koppelen aan hun eigen orders.

Leveranciersinformatie kopiëren naar de accessoires

Wanneer je ervoor kiest om onder te huren of te kopen, zie je de knop Kopiëren naar accessoires verschijnen. Hiermee kun je de leveranciersinformatie naar de accessoires kopiëren, zodat je deze eenvoudig aan dezelfde inkooporder kunt toevoegen, indien van toepassing.

Zodra het is ingesteld, worden dezelfde leveranciersgegevens automatisch ingesteld, zelfs als je op dat moment geen accessoires toevoegt en deze later toevoegt.

Als je weer jouw eigen accessoires wilt gebruiken, kun je het op elk gewenst moment uitschakelen.

Tijd om de kosten te herzien en de inkooporders te verhogen!

Wanneer je al jouw regels hebt toegevoegd, klik je bovenaan de order op de menuoptie Acties en kies je Kosten:

Met de kostenmodus van de order kun je alle kosten zien die aan jouw order zijn gekoppeld voordat je de benodigde inkooporders plaatst.

Dit is een geweldige manier om te kunnen zien wat jou in rekening wordt gebracht en alle vereiste instellingen te kunnen maken voordat je de inkooporders plaatst..

In het kostenoverzicht zie je alle artikelen die je wilt onderverhuren of inkopen bij een leverancier. Door hier op "prijs" of "korting" te klikken, kun je de waarden direct bewerken. Je kunt ook op Actie en Bewerken klikken om de regelinformatie gedetailleerder te bewerken, bijvoorbeeld om de leverancier te verwijderen of de tariefdefinitie van de leverancier te wijzigen.

Je kunt de blauwe vinkjes aan de linkerkant gebruiken om de items te selecteren waarvoor je een actie wilt verwerken.

Inkooporders aanmaken

Wanneer je een leverancier, een huurprijs of inkoopprijs voor een leverancier en eventuele benodigde leveranciersreferenties hebt ingesteld, kun je op de knop 'Inkooporder aanmaken' klikken om de inkooporders aan te maken.

Wanneer je dit doet, wordt je gevraagd te bevestigen. Zodra je ja hebt bevestigd, worden de inkooporders aangemaakt en wordt het volgende scherm weergegeven:

Hier kun je doorklikken naar de gekoppelde inkooporder door op het veld met het inkoopordernummer te klikken, of deze eenvoudig bekijken en naar de leverancier sturen door op de knop 'Afdrukken' te klikken. Je zult merken dat in het bovenstaande geval twee inkooporders zijn aangemaakt voor twee verschillende leveranciers.

Als je één leverancier en dezelfde leveranciersreferentie hebt, dan is er één inkooporder. Als er één leverancier is, maar twee verschillende leveranciersreferenties, dan zijn er twee inkooporders.

De marge bekijken - kosten versus opbrengsten - op een order:

Om de marge op een order te kunnen bekijken, moet je eerst de "Geschatte retourdatum" instellen of een "Niet-open einde" order hebben.

Door de einddatums in te stellen, kunnen de verwachte huurkosten en -lasten worden berekend, omdat deze een specifieke einddatum hebben.

Wanneer je dit doet, zul je op het bestelscherm zien dat de marge in de volgende sectie als volgt wordt weergegeven:

Veelgestelde vragen:

Wat als ik geen inkooporder mag autoriseren?

Als de gebruiker de machtiging om een ​​inkooporder te autoriseren heeft uitgeschakeld voor zijn/haar rol, krijgt de inkooporder geen nummer en wordt het gewoon een 'Concept'-inkooporder. Een gebruiker die de machtiging heeft om een ​​inkooporder te autoriseren, moet de concept-inkooporder openen en goedkeuren om een ​​inkoopordernummer toe te wijzen.

Het wijzigen of instellen van de leverancier voor meerdere kosten:

Je kunt de leverancier voor meerdere regels tegelijk instellen door op de knop Kosten te klikken, de kosten aan te vinken en vervolgens de leverancier voor de geselecteerde artikelen in te stellen. Dit is handig in de situatie waarin je prijsafspraken bij leveranciers hebt en je bepaalde artikelen goedkoper in kan kopen.

Wat als de inkooporder die ik heb aangemaakt, onjuist is en ik een nieuwe wil genereren?

Mocht deze situatie zich voordoen, dan kun je de inkooporder eenvoudig bewerken en vervolgens verwijderen, afhankelijk van jouw rechten. Dit ontkoppelt de inkooporder van de kosten en je kunt een nieuwe inkooporder genereren door het hierboven beschreven proces te volgen.

Kan ik de gekoppelde order vinden op het scherm Inkooporder?

Ja - je kunt de link Bronvolgorde zien aan de linkerkant van de inkooporderpagina.

Kan ik rechtstreeks vanuit de Leveranciersselectie een nieuwe leverancier aanmaken?

Ja, als jij je op de pagina 'Artikel toevoegen' of 'Artikel bewerken' bevindt (niet 'Snel kiezen') waar je de leverancier selecteert, zie je de knop 'Leverancier toevoegen' als je naar een leverancier zoekt en er geen kunt vinden. Je kunt de leverancier vervolgens aanmaken en wanneer je op 'Opslaan' klikt, keer je terug naar de pagina 'Artikel bewerken' en worden de leveranciers automatisch toegevoegd.