Er zijn vier hoofdmanieren om een factuur te genereren in OnRent:
Factuur bestellen (Vooraf / Ad Hoc)
Dit is gekoppeld aan de bestelling en brengt kosten in rekening op basis van de startdatum van de kosten voor de artikelen in de bestelling en een datum die je kiest om tot (en inclusief) kosten in rekening te brengen, wat het erg handig maakt voor vooruitfacturering
Via de Factuurrun
Hiermee worden facturen voor jouw bestellingen in bulk gegenereerd en in een batch gegroepeerd, wat erg handig is voor jouw reguliere maandelijkse of wekelijkse factureringscycli.
Handmatige factuur
Een enkele factuur die je maakt en die optioneel aan een bestelling kan worden gekoppeld. Dit is handig voor het factureren van ad-hoc of diverse kosten aan een klant
Creditfactuur
Een speciaal type factuur waarmee een bestaande factuur geheel of gedeeltelijk wordt terugbetaald
Aan de slag
Factuur bestellen
De Order factuur brengt kosten in rekening voor items op een specifieke order vanaf de startdatum van de kosten tot een bepaalde periode. Dit kan op elk moment worden gedaan, zelfs als de items nog niet zijn verhuurd. Dit betekent dat je dit kunt doen om een voorschotfactuur te maken voor elke gewenste periode. Let op: dit kan pas voor offertes als deze zijn omgezet in een bestelling.
Om een orderfactuur te genereren, navigeer je naar de order en selecteer je de optie Factuurorder in de lijst met acties:
Dan verschijnt het volgende scherm:
Selecteer de factuurdatum en de datum waarop je tot (en inclusief) wilt factureren en selecteer vervolgens OK. Dit berekent de huurkosten en genereert een factuur om af te drukken of te e-mailen naar de klant. Let op: het veld 'Omschrijving' is alleen ter referentie en zal standaard niet in uw document verschijnen.
Je kunt slechts één conceptfactuur voor een bestelling hebben. Als je meerdere facturen voor meerdere datums of ad-hocfacturen wilt maken, moet je de vorige facturen hebben bevestigd/uitgegeven/geboekt.
Factuurrun
De Invoice Run is een zeer krachtige tool die je kunt gebruiken om meerdere orders in één keer te factureren, zodat je niet elke order afzonderlijk hoeft te factureren. Voor meer informatie over dit proces, zie onze Invoice Run-gids op
Handmatige factuur
Handmatige facturen zijn handig voor het in rekening brengen van een borg, transportkosten of andere diverse huur-/verkoopartikelen.
Om een handmatige factuur te genereren, navigeer je naar de bestelling en selecteer je de vervolgkeuzelijst Factuur toevoegen. Hier kun je Factuur of Credit selecteren.
Selecteer Factuur en er wordt een nieuw factuurscherm geopend met de bestelgegevens.
Selecteer Factuur toevoegen en je komt op het scherm Factuuroverzicht. Je kunt hier ook komen door naar Facturering > Facturen en Credit nota's > Factuur toevoegen te gaan, maar je moet een bestelling opgeven in het veld Order als je wilt dat deze wordt gekoppeld.
Je kunt hier alle verhuurartikelen toevoegen, waaronder verhuur, verkoop en niet-voorraad.
Opmerking: Je kunt zichtbare tekst toevoegen aan jouw factuur met behulp van het veld Externe beschrijving in het tabblad Opmerkingen. Wat je hier ook schrijft, wordt standaard in de voettekst van het document weergegeven. Het veld Omschrijving is echter voor jouw eigen gebruik en wordt standaard niet weergegeven.
Wanneer je klaar bent met het toevoegen van artikelen, kun je de factuur afdrukken of e-mailen naar de klant en terugkeren naar de bestelling.
Een factuur versturen
Zodra je een factuur hebt gemaakt, is je volgende stap om deze naar jouw klant te sturen. Voor meer informatie over dit proces, zie onze gids op https://intercom.help/OnRent/nl/articles/5230747-hoe-je-een-enkele-factuur-creditnota-per-e-mail-kunt-verzenden
Houd er rekening mee dat OnRent momenteel alleen facturen individueel kan e-mailen. We zijn echter van plan om een tool voor bulk-e-mailfacturen te bouwen, zodat je met een paar eenvoudige klikken meerdere facturen naar klanten kunt sturen.
Een factuur boeken op jouw rekeningen
Als je OnRent aan een boekhoudpakket hebt gekoppeld, zoals Exact Online, dan kun je jouw facturen hiernaartoe boeken/exporteren door naar een factuur te navigeren en vervolgens op Boeken Factuur te klikken. Wanneer je deze beslissing bevestigt, verschijnt jouw factuur (en alle financiële gegevens) binnenkort in jouw boekhoudpakket.
Als je niet bent gekoppeld aan een boekhoudpakket, dan zal Boeken Factuur een CSV-bestand genereren voor de financiële gegevens voor elk item op die factuur. Dit kan handig zijn als je jouw boekhouding handmatig bijhoudt of als je een koppeling maakt met software waarmee OnRent nog niet is geïntegreerd, aangezien deze vaak gegevens uit CSV-bestanden kunnen importeren.
Let op: Zodra je een factuur hebt geboekt, kun je deze niet meer bewerken of verwijderen, om mogelijke mismatches van gegevens met accountspakketten te voorkomen. Je kunt echter nog steeds een creditfactuur uitgeven als je wijzigingen moet aanbrengen
Heb je hulp nodig? Start een gesprek met behulp van de blauwe helpballon rechtsonder