Om een inkooporder aan te maken, ga je naar Orders > Inkooporders.
Klik in het scherm Inkooporders op de knop Inkooporder toevoegen rechtsboven in het scherm en selecteer Offerte om een inkoopofferte te maken of Order om een inkooporder te maken.
Je wordt gevraagd om de kopgegevens van de Inkooporder in te vullen, die bijna identiek zijn aan die van een Order.
Leverancier – Dit is het account waartegen de inkooporder moet worden aangemaakt. Alleen accounts met het type Leverancier kunnen hier worden gebruikt
Orderdatum – De datum die je op de inkooporder wilt zien staan, in wezen de datum waarop je de inkooporder bij je leverancier plaatst
Afleverdatum – De vereiste/verwachte datum waarop de producten en diensten op de inkooporder, moeten worden geleverd
Factuuradres – Dit is het adres van de leverancier, het adres waarvandaan je verwacht gefactureerd te worden voor de inkooporder. Dit is het standaard adres van het hoofdkantoor van de leverancier
Naam afleveradres – Dit is het adres waar je de producten/diensten op de inkooporder wilt laten afleveren. Alleen plaatsen die zijn ingevoerd in het OnRent-systeem, kunnen worden geselecteerd
Plaats - Maak een leveringsplaats om toe te voegen aan je adressenlijst
Vrij afleveradres - Tik het afleveradres vrij in
Adres zoeken - Zoek een bedrijf of adres via de wereldwijde adreszoekmachine
Open einde - Ja/Nee schakeloptie. Als je producten onderverhuurt van een leverancier weet je mogelijk niet wanneer deze producten worden geretourneerd. Als dat het geval is, zet je optie Open einde op Ja. Als je deze optie op Nee zet, kan je een einddatum instellen
Onderwerp - Vrije tekst om de inkooporder desgewenst een titel/kop te geven
Leveranciersreferentie - Vrije tekst voor het vastleggen van alle relevantie referenties van de leverancier (zoals het bijbehorende order-/offertenummer)
Depot - Dit is het depot binnen OnRent waar de inkooporder is aangemaakt, het systeem zal standaard het depot gebruiken waar je op dat moment bent ingelogd
Eigenaar - Dit is de OnRent gebruiker die eigenaar is van de inkooporder, het systeem gebruikt standaard de OnRent gebruiker die de inkooporder heeft aangemaakt
Project - Wanneer je gebruik maakt van projecten, kun je deze inkooporder koppelen aan dat project
Levering ter attentie van - Vrije tekst voor het geval van levering van producten/diensten bij aankomst moet worden doorverwezen naar een specifieke persoon/team
Leveringsinstructies - Vrije tekst voor het vastleggen van speciale bezorginstructies, bijvoorbeeld "Druk op de bel bij de hoofdingang" of "ID-badge moet altijd worden gedragen"
Telefoonnummer contactpersoon aflevering - Vrije tekst voor het noteren van een contactnummer voor het gebruik bij het afleveren van de producten/diensten
Opmerkingen
Onder het tabblad Opmerkingen bevinden zich twee velden Omschrijving en Externe beschrijving. Dit zijn vrije tekstvelden waarin je grote hoeveelheden tekst kwijt kunt, maar de omschrijving verschijnt niet op de inkooporder, de externe beschrijving wel.
Zodra je de kopgegevens voor de inkooporder hebt ingevuld, klik je op de knop Inkooporder toevoegen in de rechterbenedenhoek om de inkooporder aan te maken.
Je hebt nu een inkooporder aangemaakt! Raadpleeg de volgende gidsen voor meer informatie:
Hoe je producten/diensten kunt ontvangen
Wil je meer weten? Start een gesprek via de blauwe Help-knop rechtsonder in beeld.