El Formulario I-9: Guía de Verificación de Elegibilidad de Empleo para Empleadores
El Formulario I-9, oficialmente conocido como Verificación de Elegibilidad de Empleo, es un documento crucial que todos los empleadores en EE.UU. deben completar para cada nuevo empleado o recontratado. Este formulario cumple dos funciones principales:
Verificación de la Identidad del Empleado – Asegura que el individuo es quien dice ser.
Confirmación de Autorización Legal para Trabajar en los EE.UU. – Verifica que el individuo está autorizado legalmente para trabajar en EE.UU. bajo la ley federal.
Completar el Formulario I-9 de manera precisa y oportuna es un paso obligatorio para que los empleadores cumplan con la ley de inmigración de EE.UU. Este formulario es esencial para evitar empleos no autorizados y mantener un lugar de trabajo seguro y conforme a la ley.
¿Quién Debe Completar el Formulario I-9?
Todos los empleados contratados para trabajar físicamente en los EE.UU., incluidos empleados de tiempo completo, tiempo parcial y temporales, deben completar el Formulario I-9. Este formulario debe completarse para cada nueva contratación, así como para recontrataciones si ha habido una interrupción en el empleo. Incluso los ciudadanos de EE.UU. deben completar el Formulario I-9 para verificar su elegibilidad laboral.
Cómo Completar el Formulario I-9: Visión General de las Secciones
Sección 1: Información y Declaración del Empleado
En esta sección, los empleados deben proporcionar información personal, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento y estado de ciudadanía o inmigración. Deben completar y firmar la Sección 1 en o antes de su primer día laboral. Es fundamental que esta sección se llene con precisión, ya que los errores u omisiones pueden generar problemas de cumplimiento.
Sección 2: Revisión y Verificación del Empleador
Los empleadores son responsables de completar la Sección 2, que implica verificar la documentación e identidad del empleado. Dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleado, el empleador debe examinar físicamente y registrar los documentos proporcionados por el empleado para probar su identidad y autorización laboral. Los documentos comunes incluyen un pasaporte de EE.UU., licencia de conducir y tarjeta de Seguro Social. Es importante que los empleadores completen esta sección con precisión para cumplir con los requisitos federales.
Requisitos de Retención de Documentos y Cumplimiento
Los empleadores deben conservar el Formulario I-9 durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde. Los Formularios I-9 pueden almacenarse en papel, electrónicamente o en una combinación de ambos. Además, los empleadores son responsables de establecer y mantener un rastro de auditoría para verificar que los registros se mantienen con precisión y que la empresa cumple con la ley de inmigración de EE.UU. Las auditorías internas regulares pueden ayudar a identificar posibles errores o información faltante.
Dónde Encontrar Orientación Adicional
Los empleadores pueden consultar el Manual M-274 para Empleadores de USCIS, que ofrece instrucciones detalladas y ejemplos para asegurar el llenado y retención adecuados del Formulario I-9. Esta guía es altamente recomendada para cualquier negocio que contrate empleados en los EE.UU., ya que aclara preguntas comunes y preocupaciones de cumplimiento. Puedes acceder al Manual M-274 aquí.
Errores Comunes a Evitar
Plazos Perdidos: Las Secciones 1 y 2 tienen plazos estrictos que deben cumplirse para evitar sanciones.
Verificación Incorrecta de Documentos: Asegúrate de que los documentos presentados sean válidos y cumplan con los criterios enumerados en las instrucciones del Formulario I-9.
Registros Incompletos o Incorrectos: Verifica que toda la información esté completa y precisa, incluyendo firmas y fechas.
Mantenerse informado y seguir las mejores prácticas para la finalización del Formulario I-9 es esencial para que todos los empleadores en EE.UU. aseguren el cumplimiento, eviten multas costosas y mantengan una fuerza laboral legal.