El Formulario I-9 y E-Verify son herramientas esenciales en el proceso de verificación de elegibilidad de empleo en los Estados Unidos, ambas críticas para garantizar el cumplimiento con las leyes laborales del país. Aunque estos dos sistemas cumplen roles distintos, trabajan en conjunto para confirmar que solo personas legalmente autorizadas sean empleadas. A continuación, se presenta una explicación detallada de sus propósitos, requisitos y cómo se complementan:
Formulario I-9: Verificación de Elegibilidad de Empleo
Propósito: El Formulario I-9 es requerido por ley federal para todos los empleadores en EE.UU. y debe completarse para cada nueva contratación. Verifica la identidad de un empleado y su autorización legal para trabajar en el país.
Requisito: Completar el Formulario I-9 es obligatorio para todos los empleadores, independientemente de su tamaño o ubicación en EE.UU., para cumplir con la ley federal.
Proceso: Los empleadores deben revisar los documentos de identidad del empleado, ya sea en persona o virtualmente (si también usan E-Verify), seleccionando de una lista de documentos aceptables que confirmen tanto la identidad como la autorización laboral. Los empleados completan la Sección 1, mientras que los empleadores completan la Sección 2 (y la Sección 3 para re-verificación o recontratación, si aplica).
Almacenamiento y Acceso: Los empleadores son responsables de mantener los Formularios I-9 completados y deben presentarlos ante una inspección de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) de EE.UU. Para cumplir, deben seguir las directrices de retención del Formulario I-9 de USCIS, asegurando que se mantengan correctamente y durante el tiempo adecuado.
Solución de Auditoría con ZipID: ZipID garantiza que los empleadores estén siempre listos para auditorías, permitiéndoles descargar los Formularios I-9 completos, documentos asociados y una selfie para verificación, optimizando el cumplimiento y reduciendo errores manuales.
E-Verify: Sistema de Verificación Electrónica
Propósito: E-Verify es un sistema basado en internet operado por el gobierno que compara electrónicamente la información del Formulario I-9 de un empleado con bases de datos gubernamentales, verificando la identidad y autorización laboral.
Requisito: Aunque E-Verify es opcional para la mayoría de los empleadores, es obligatorio para contratistas federales y para negocios en ciertos estados o jurisdicciones. Los empleadores pueden verificar si están obligados a usar E-Verify según su ubicación e industria aquí.
Proceso: Después de completar el Formulario I-9, los empleadores ingresan la información del empleado en E-Verify, que emite resultados como Autorizado para Empleo, No Confirmación Temporal (TNC) o No Confirmación Final. Una TNC indica que se requiere acción adicional para resolver discrepancias, necesitando colaboración entre empleador y empleado.
Integración con el Formulario I-9: E-Verify funciona junto con el Formulario I-9, agregando un paso de verificación adicional, pero no lo reemplaza. Los empleadores que usan E-Verify deben completar y retener el Formulario I-9 para cada contratación, así como mantener la documentación de casos de E-Verify.
Para conocer los últimos datos de uso de E-Verify en EE.UU., consulta las estadísticas de E-Verify aquí.
Relación entre el Formulario I-9 y E-Verify: Sistemas de Verificación Complementarios
Sistemas Complementarios: Mientras que el Formulario I-9 se basa en la revisión de documentos, E-Verify proporciona una verificación electrónica, verificando la información del I-9 contra bases de datos federales para mejorar el cumplimiento de las leyes de empleo.
Verificación Mejorada: E-Verify añade una capa adicional de verificación al comparar la información del Formulario I-9 con los registros federales, ofreciendo una mayor seguridad de que los empleados están autorizados para trabajar legalmente en EE.UU.
Requisitos de Mantenimiento de Registros: Tanto el Formulario I-9 como E-Verify requieren mantenimiento de registros diligente. Los empleadores son responsables de resolver con prontitud cualquier discrepancia marcada por E-Verify, como las TNCs, utilizando el Formulario I-9 como referencia. Además, los empleadores que usan E-Verify deben mantener prácticas de contratación no discriminatorias, un requisito esencial para el cumplimiento legal.
Ventaja de Cumplimiento con E-Verify: Los empleadores que eligen E-Verify se benefician de un sistema de verificación más robusto que reduce el riesgo de contratar trabajadores no autorizados. Al cumplir con las reglas de E-Verify, incluyendo la gestión de TNCs y el mantenimiento de prácticas de contratación justas, los empleadores pueden mitigar riesgos asociados con el incumplimiento y la contratación no autorizada.
Mejores Prácticas para el Cumplimiento del Formulario I-9 y E-Verify
Para asegurar un cumplimiento óptimo, se recomienda a los empleadores:
Realizar Auditorías Internas Regulares de sus Formularios I-9 para identificar y corregir errores.
Capacitar al Personal de RRHH en los procedimientos correctos del Formulario I-9, uso de E-Verify y prácticas antidiscriminatorias.
Resolver Discrepancias de Inmediato para evitar retrasos y mantener los estándares legales.
Implementar un Programa Integral de Cumplimiento para el Formulario I-9 y E-Verify que optimice el proceso de verificación.
Al completar el Formulario I-9 de manera precisa y, cuando corresponda, usar E-Verify, los empleadores no solo se protegen de posibles sanciones civiles y penales, sino que también mantienen una fuerza laboral legal y en cumplimiento. Para obtener más orientación sobre el Formulario I-9 y E-Verify, los empleadores pueden consultar el Manual M-274 para Empleadores de USCIS y recursos adicionales en el sitio web de E-Verify.