El Formulario I-9, conocido como Verificación de Elegibilidad de Empleo, es una herramienta esencial para mantener una fuerza laboral legal y cumplir con las leyes en EE.UU. A través de este formulario, los empleadores verifican la identidad y elegibilidad laboral de cada nueva contratación, garantizando que solo personas autorizadas ocupen puestos de trabajo en el país. Este proceso reduce el riesgo de sanciones legales para las empresas y fortalece la seguridad laboral.
Para cumplir con los requisitos del Formulario I-9, es crucial entender los pasos esenciales, las obligaciones de mantenimiento de registros y el potencial de auditorías. Aquí te presentamos los aspectos clave para cumplir con el Formulario I-9:
1. Requisitos de Llenado del Formulario I-9
El Formulario I-9 se divide en tres secciones, cada una con plazos específicos para empleados y empleadores:
Sección 1: Información y Declaración del Empleado
Plazo: El empleado debe completar esta sección en su primer día laboral.
Información requerida: El empleado ingresa datos personales, como nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social (si aplica) y declara su autorización para trabajar en los EE.UU.
Documentación: Se debe presentar un documento de identidad y autorización laboral. Los documentos aceptables incluyen, entre otros, pasaporte de EE.UU., tarjeta de residente permanente o una combinación de tarjeta de identificación y tarjeta de Seguro Social.
Sección 2: Revisión y Verificación del Empleador
Plazo: Los empleadores tienen tres días hábiles desde el inicio laboral del empleado para completar esta sección.
Proceso de Verificación: El empleador debe inspeccionar físicamente los documentos originales del empleado para verificar su identidad y autorización laboral. Luego, registra la información en el formulario de manera precisa.
Documentos aceptables: Las Listas de Documentos Aceptables proporcionadas por USCIS ofrecen varias opciones, como la combinación de licencia de conducir y tarjeta de Seguro Social.
Sección 3: Reverificación y Recontrataciones
Cuándo se usa: Es necesaria cuando expira la autorización laboral del empleado o cuando se le recontrata dentro de los tres años siguientes a la fecha original de finalización del Formulario I-9.
Reverificación: Si la autorización laboral vence, el empleador debe actualizar la Sección 3 para confirmar la elegibilidad continua del empleado.
2. Requisitos de Mantenimiento de Registros del Formulario I-9
2. Suplemento A: Certificación de preparador/traductor
El Suplemento A debe usarse cuando los empleados necesitan ayuda para completar la Sección 1 del Formulario I-9. Esto ocurre en casos donde el empleado no puede llenar el formulario de forma independiente debido a barreras idiomáticas, discapacidades físicas o cognitivas, u otras limitaciones. Los detalles clave sobre el uso del Suplemento A incluyen:
Quién lo completa:
Un preparador o traductor que asiste al empleado en la Sección 1 debe completar y firmar el Suplemento A para certificar que la información proporcionada por el empleado es precisa y completa. Esto garantiza que los empleadores permanezcan en cumplimiento, incluso cuando un empleado necesite ayuda externa para completar el formulario.
Casos específicos en los que se necesita el Suplemento A:
El Suplemento A es especialmente importante en los siguientes casos:
Menores que no pueden proporcionar una identificación con foto o completar adecuadamente la Sección 1:
Los menores que no pueden proporcionar documentos de identidad (como una licencia de conducir o una identificación escolar) pueden completar el Formulario I-9 con la ayuda de un preparador o traductor. Por ejemplo:
Si un menor no puede escribir o completar el formulario de forma independiente, un padre, tutor legal u otro adulto puede completar la Sección 1 en su nombre.
El preparador/traductor debe completar y firmar el Suplemento A para certificar su rol al ayudar al menor.
Nota: Si el menor no puede proporcionar un documento de la Lista B (como una identificación con foto), el empleador puede aceptar una combinación de documentos de la Lista C (por ejemplo, un certificado de nacimiento y una tarjeta de Seguro Social).
Empleados que no hablan inglés:
Los empleados con conocimientos limitados o nulos del idioma inglés pueden necesitar la ayuda de un traductor para completar la Sección 1.
El traductor debe registrar las respuestas del empleado con precisión y verdad, completar y firmar el Suplemento A y certificar que la información es correcta.
Personas con discapacidades:
Los empleados con discapacidades, como impedimentos visuales o físicos que les dificulten llenar el formulario de forma independiente, pueden necesitar la ayuda de un familiar, tutor legal u otro representante.
Responsabilidad del empleador:
El empleador debe verificar que el Suplemento A esté correctamente completado y adjunto al Formulario I-9.
Nota: Actualmente, ZipID no ofrece soporte automatizado para el Suplemento A. Sin embargo, proporcionamos un proceso manual para ayudar a los empleadores a agregarlo al Formulario I-9. Consulte nuestro artículo de ayuda en Tech Stack para obtener instrucciones detalladas sobre cómo gestionar este proceso.
3. Auditorías e Inspección por Agencias Gubernamentales
Los empleadores están obligados a conservar los registros del Formulario I-9 de todos los empleados para garantizar el cumplimiento con los mandatos legales.
Período de Retención: Los empleadores deben mantener los Formularios I-9 completados durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde.
Por ejemplo:
Si un empleado trabaja durante un año, su Formulario I-9 debe conservarse durante cuatro años.
Si un empleado trabaja durante 10 años, su Formulario I-9 debe conservarse durante 11 años.
Eliminación de Formularios: Una vez que haya expirado el período de retención, los empleadores deben eliminar los Formularios I-9 de forma segura para proteger la información personal.
Nota: ZipID no conserva los Formularios I-9 más allá de los 30 días después de la adjudicación. Los empleadores son responsables del almacenamiento seguro y la eliminación de estos formularios, de acuerdo con las directrices Sección 10.3 del Manual M-274.
4. Mejores Prácticas para el Cumplimiento en Recursos Humanos
Para ayudar a los departamentos de recursos humanos a cumplir con los requisitos del Formulario I-9, recomendamos lo siguiente:
Capacitación en RRHH: Capacita a los nuevos miembros de RRHH en los requisitos del Formulario I-9, las políticas de retención de documentos y la preparación para auditorías.
Uso de tecnología: Los servicios de ZipID optimizan el proceso del Formulario I-9 y ayudan a los equipos de RRHH a asegurar que la información esté completa y sea precisa. Aun así, la capacitación en regulaciones del Formulario I-9 es fundamental.
Recursos Adicionales
Para más orientación, los empleadores pueden consultar el Manual M-274 de USCIS, que proporciona instrucciones detalladas para completar, almacenar y auditar los Formularios I-9. Siguiendo estas pautas, los empleadores pueden cumplir con el Formulario I-9, protegerse contra multas y asegurar que solo personas elegibles estén empleadas.
3. Requisitos de Retención de Registros del Formulario I-9
Los empleadores están obligados a conservar los registros del Formulario I-9 de todos los empleados para garantizar el cumplimiento con los mandatos legales.
Período de Retención: Los empleadores deben mantener los Formularios I-9 completados durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de que finalice el empleo, lo que ocurra más tarde.
Por ejemplo:
Si un empleado trabaja durante un año, su Formulario I-9 debe conservarse durante cuatro años.
Si un empleado trabaja durante 10 años, su Formulario I-9 debe conservarse durante 11 años.
Eliminación de Formularios: Una vez que haya expirado el período de retención, los empleadores deben eliminar los Formularios I-9 de forma segura para proteger la información personal.
Nota: ZipID no conserva los Formularios I-9 más allá de los 30 días después de la adjudicación. Los empleadores son responsables del almacenamiento seguro y la eliminación de estos formularios, de acuerdo con las directrices del Manual M-274.
4. Auditorías e Inspecciones por Agencias Gubernamentales
Los Formularios I-9 deben estar disponibles para inspección por agencias federales, como el Departamento de Seguridad Nacional (DHS), el Departamento de Trabajo (DOL) y la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) del Departamento de Justicia.
Para prepararse para auditorías potenciales:
Organice los Registros: Almacene los Formularios I-9 en un lugar seguro pero accesible, separado de los archivos de personal.
Realice Auditorías Periódicas: Las revisiones internas pueden ayudar a identificar y corregir brechas de cumplimiento antes de una auditoría externa.
Cómo Prepararse para Auditorías
Si recibe una notificación de auditoría, es natural sentirse preocupado. Sin embargo, un enfoque proactivo puede hacer que el proceso sea manejable. Aquí hay una guía paso a paso sobre qué hacer y cómo ZipID puede ayudar a su empresa a mantenerse en cumplimiento y lista para auditorías. Leer más.
Realización de Auditorías Internas del Formulario I-9: Por qué son Esenciales y Cómo Comenzar
Las auditorías internas regulares de los registros del Formulario I-9 son una parte crucial para mantener el cumplimiento con las directrices del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) sobre el I-9. Estas auditorías ayudan a los empleadores a gestionar de manera proactiva la documentación del I-9, asegurando el cumplimiento de los requisitos de verificación de elegibilidad laboral y reduciendo el riesgo de violaciones costosas.
5. Mejores Prácticas para el Cumplimiento de Recursos Humanos
Los empleadores pueden reducir riesgos y garantizar el cumplimiento siguiendo estas mejores prácticas:
Capacitación para el Personal de Recursos Humanos: La capacitación regular ayuda a los equipos de recursos humanos a mantenerse actualizados sobre los requisitos del Formulario I-9, incluido el uso adecuado de los Suplementos A y la Sección 3.
Aproveche la Tecnología: Soluciones como ZipID simplifican el proceso de verificación del I-9, reduciendo errores y asegurando un cumplimiento oportuno. Sin embargo, la supervisión humana y el conocimiento de los requisitos de cumplimiento siguen siendo esenciales.
6. Recursos Adicionales para Empleadores
Los empleadores pueden acceder a instrucciones detalladas y orientación sobre el cumplimiento del Formulario I-9 en el Manual M-274 para Empleadores del USCIS. Este recurso cubre temas clave, incluidos las políticas de retención de documentos, procedimientos de re-verificación y preparación para auditorías, y está disponible en el sitio web del USCIS.
Al comprender e implementar estas pautas, incluido el uso adecuado del Suplemento A y la Sección 3, los empleadores pueden garantizar el cumplimiento del Formulario I-9, proteger a su fuerza laboral y evitar sanciones legales costosas.