¿Puedo Realizar una Videoconferencia para una Nueva Contratación, sin Importar Dónde Estemos Ubicados en EE. UU.?
¡Sí! Siempre que tu empresa esté registrada en E-Verify, puedes realizar una videoconferencia para la verificación de documentos I-9 desde cualquier lugar dentro de los Estados Unidos. Ya sea que tú o el nuevo empleado estén en diferentes estados o ciudades, la verificación remota del I-9 es posible y conforme, siempre y cuando ambas partes estén dentro de las fronteras de EE. UU. A continuación, te indicamos lo que necesitas saber para una experiencia de incorporación fluida y en cumplimiento.
Pasos para la Verificación Remota del I-9 con Videoconferencia
Asegura la Inscripción en E-Verify
La videoconferencia para la verificación de documentos I-9 está permitida solo para empresas inscritas en E-Verify. Si tu empresa no está registrada, necesitarás realizar la verificación de documentos en persona o a través de un representante autorizado.
Prepárate para la Verificación en Video
Programa una reunión en video con el nuevo empleado y pídele que tenga listos sus documentos requeridos. Durante la llamada, examina los documentos de cerca, asegurándote de que cumplan con los estándares de identidad y autorización de empleo.
Usa Video de Alta Calidad
Es esencial utilizar una plataforma de video confiable con buena calidad, ya que esto te ayudará a inspeccionar los documentos de manera minuciosa y confirmar su autenticidad. Un video de alta resolución permite una revisión más precisa de las características de seguridad en los documentos.
Registra los Detalles de la Verificación
Guarda un registro de la fecha de la videoconferencia y cualquier observación en la sección "Información Adicional" del I-9, lo cual puede ayudar si surgen preguntas durante una auditoría.
La Verificación en Persona Sigue Siendo Recomendada, si es Posible
Aunque la verificación remota del I-9 es una opción conveniente, recomendamos realizar una verificación de ID en persona siempre que sea posible, especialmente si el nuevo empleado puede visitar alguna de las ubicaciones físicas de tu empresa. Verificar los documentos cara a cara ofrece una mejor oportunidad de inspeccionar su autenticidad y detectar posibles discrepancias.
Recordatorio Importante: Se Requiere Registro en E-Verify
Si tu empresa no está registrada en E-Verify, no estás autorizado para realizar la verificación de documentos a través de videoconferencia. Para las empresas que no usan E-Verify, los documentos deben ser verificados en persona o utilizando un representante autorizado.
Para obtener directrices oficiales sobre la verificación remota de documentos del I-9 y el uso de videoconferencias, consulta las reglas de USCIS sobre verificación remota.
¡Seguir estos pasos garantizará un proceso de incorporación fluido y conforme para tus empleados remotos!