Anslut rätt företag och välj vilka produkter, kunder och beställningar som ska överföras mellan Abicart och Spiris.
Den här guiden är för administratörer med integrationen till Spiris Bokföring & Fakturering, tidigare Visma eEkonomi/eAccounting. Det är inte guiden för Visma Administration 1000/2000. Pro har ett inkluderat ERP-val där den här integrationen är ett alternativ; detta innebär inte ett obegränsat antal ERP-anslutningar. Spiris-abonnemangets integrationsåtkomst krävs separat. Temat påverkar inte synkroniseringsriktningen.
1. Förbered företag, identiteter och åtkomst
Kontrollera rätt Abicart-butik och Spiris-företag, samt integrationsåtkomst i båda.
Ge varje produkt och varje variant/kundval ett unikt artikelnummer. Identiteterna måste stämma överens mellan systemen.
Bestäm vilket system som är källan för produktinformation, pris, tillgängligt lager och kunder innan du aktiverar händelser.
Kontrollera valutor, avgiftsposter, dokumentval och betalnings-/leveransvillkor.
Äldre vyer kan fortfarande kallas Visma eEkonomi. I Spiris måste den aktuella tjänstens integrationsåtkomst aktiveras; följ dess aktuella instruktioner istället för att förlita dig på ett äldre Smart/Pro-paketnamn eller en gammal menyplacering.
2. Anslut rätt företag
Öppna Inställningar → Externa anslutningar → Visma eEkonomi (eAccounting) eller motsvarande Spiris-namn i din admin.
Välj Anslut till Visma eAccounting när det är den anslutningsknapp som visas.
En behörig användare loggar in hos leverantören, väljer rätt företag och godkänner den begärda integrationsåtkomsten. Kontrollera sedan att rätt företagsnamn visas under Anslutning i Abicart.
Om knappen fortfarande visar Anslut: kontrollera att anslutningen slutfördes och att användaren valde rätt företag och hade rätt behörigheter. En inloggning till Spiris utan att återvända till Abicart är inte ett slutfört anslutningskvitto.
3. Mappa avgifter och presentkort
Skapa särskilda artiklar i bokföringssystemet för frakt, postförskott, transaktionsavgift, rabatt och övriga betalningar/presentkort. Ange respektive artikelnummer i Abicarts integrationsinställningar.
Exempelbilderna visar artikelkontering och artikeln för frakt, samt mappningen i Abicart:
Presentkort måste hanteras separat från vanlig produktförsäljning:
Konton och momshantering måste motsvara företagets faktiska försäljning och bokföring. Äldre exempel med 2420/2421 är inte ett allmänt kontoval för alla presentkort. Välj konton och momshantering tillsammans med den person som ansvarar för företagets bokföring.
4. Välj villkor och dokument per betalningsmetod
Standardbetalningsvillkor gäller för nya kunder som överförs. ”10 dagar netto” i bilden är ett exempel, inte ett krav.
Betalningsvillkor i Visma kopplar Abicarts betalningsmetod till leverantörens betalningsvillkor. Leveransvillkor kopplar motsvarande leveransmetod, exempelvis Hämta i butik till butikens hämtningsalternativ. Kontrollera varje rad i stället för att återanvända exemplet utan kontroll.
Dokumentmappningen kan ange order, faktura, fakturautkast eller ignorera för den aktuella betalningsmetoden. En omappad/ignorerad metod förväntas inte skapa ett dokument. Presentkort har särskild hantering. En faktura, en betald faktura och kundens betalning/avräkning är olika bokföringshändelser; välj det flöde som passar betalningsmetoden.
Kontrollera fakturautskicket före automatisk export. Valet Faktura skapar en riktig faktura i Spiris; Fakturautkast är ett separat val. Kontrollera även inställningen Skicka faktura till kund, vilket kan leda till att fakturan skickas via e-post till kunden. För redan betalda köp måste dokument- och betalningshanteringen stämmas av så att kunden inte får en felaktig betalningsuppmaning.
5. Konfigurera riktning och händelser
Data | Välj medvetet |
Produkter | Exportera från Abicart eller importera från Spiris. Import har separata val för nya artiklar och uppdatering av befintliga. |
Befintlig produkt vid import | Alla, lager, pris, pris/lager eller ignorera enligt inställningen. Det lagersaldo som överförs är det tillgängliga saldot, inte det fysiska lagret. |
Kunder | Importera kund eller exportera kundlista enligt den valda källan, utan konkurrerande synkronisering. |
Ordrar | Välj exporthändelse och korrekt dokumentmappning för varje betalningsmetod. |
Lageruppdateringar för befintliga produkter bevarar namn och priser, men kan också ändra lagerhantering och typen av vanliga produkter och tjänster. Kontrollera dessa egenskaper innan du använder lagerläget för hela katalogen. En fullständig import kan dessutom ändra namn, moms, priser och synlighet. Kontrollera dokumentmappning och Skicka faktura till kund separat: Faktura skapar en riktig faktura och kan leda till att kunden får ett e-postmeddelande även när köpet redan är betalt.
Kontrollera ett begränsat, avsett urval av produkter och varianter innan du aktiverar automatisering för hela katalogen.
Händelseinställningarna anger när överföringen ska ske. ”Uppdatera omedelbart” kan fortfarande innebära köad bearbetning. Spara konfigurationen om det är nödvändigt för att visa händelsefälten.
Aktivera inte konkurrerande import och export för samma data utan en genomtänkt synkroniseringsmodell. Kontrollera ett begränsat antal poster som du är behörig att använda och verifiera korrekt företag, artikelnummer, lagersaldo, dokumenttyper och avgifter. Om exportresultatet är oklart, kontrollera om det finns en befintlig order- eller dokumentreferens innan du försöker igen för att undvika dubbletter av fakturaposter.
Snabbstart
Bekräfta integration, korrekt företag och unika artikel-/variantnummer.
Anslut och kontrollera företagsnamnet i Abicart.
Mappa avgifter, villkor och dokument per betalningsmetod.
Välj källa/riktning per datatyp och granska det faktiska överförda resultatet.
Abonnemang och åtkomst
Spiris/eEkonomi är ett alternativ i Pros inkluderade affärssystemval. Leverantörens integrationsåtkomst och avtal behövs också. Visma Administration är en annan produkt; äldre paketnamn och skärmdumpar indikerar inte det nuvarande exakta Spiris-erbjudandet.
