1. Comment gérer les dépenses de votre client 💸
En tant qu'expert-comptable, vous pouvez gérer et valider les dépenses de votre client. Voici comment procéder, étape par étape :
1.1. Téléverser des dépenses 📤
Pour téléverser des dépenses au nom de votre client :
Cliquez sur Téléverser des dépenses.
Cliquez ensuite sur Sélectionner un fichier et choisissez une ou plusieurs dépenses à téléverser.
1.2. Créer manuellement des dépenses ou des notes de crédit 📝
Pour créer manuellement une dépense ou une note de crédit :
Cliquez sur les trois points (menu d'options) pour créer manuellement une dépense ou une note de crédit.
1.3. Consulter le tableau de bord des dépenses 📊
Pour un aperçu complet des dépenses de votre client :
Cliquez sur l'icône graphique pour accéder au tableau de bord.
Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble complète de toutes les dépenses, classées par fournisseur et par catégorie.
1.4. Consulter les frais déductibles et l'aperçu trimestriel 💼
Sur la partie gauche de la page :
Vous trouverez un aperçu des frais déductibles pour l'année en cours.
À côté, vous verrez le montant relatif au trimestre en cours.
1.5. Filtrer les dépenses 🔍
Pour filtrer les dépenses selon différents critères :
Cliquez sur l'icône de filtre pour choisir parmi les différentes options de filtrage et trier les dépenses selon vos besoins.
1.6. Modifier la déductibilité fiscale et TVA ⚙️
Accountable définit automatiquement des pourcentages déductibles pour chaque catégorie.
Si vous souhaitez personnaliser ces pourcentages, vous pouvez les ajuster en faisant défiler la page et en indiquant le pourcentage souhaité.
⚠️ Lorsque vous saisissez un pourcentage déductible personnalisé, celui-ci n'est pas automatiquement appliqué à la catégorie. Vous devrez ajouter ce pourcentage manuellement à chaque nouvelle dépense créée.
1.7. Valider les dépenses ✅
Après avoir vérifié les dépenses saisies par votre client :
Vous pouvez soit enregistrer et valider la dépense, soit l'enregistrer sans la valider.
⚠️ Une fois validée, votre client ne peut plus modifier les dépenses.
Voici à quoi ressemble la facture dans le compte de votre client une fois qu'elle est validée.
L'icône de cadenas apparaît à la fois sur la plateforme experte et sur l'interface du client.
1.8. Comment lier un paiement à votre dépense ?
Vous pouvez lier un paiement de deux façons :
Depuis l'écran bancaire : trouvez la transaction et liez-la directement à la dépense correspondante.
Depuis la dépense elle-même : après avoir ajouté la dépense, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Comment cette dépense a-t-elle été payée ? » Puis sélectionnez la transaction correspondante du même montant.
2. Comment gérer les revenus de votre client 💰
2.1. Créer une facture de revenus 🧾
Pour créer des factures de revenus au nom de votre client, suivez ces étapes :
Cliquez sur « Créer une facture ».
À partir de là, vous pouvez ajouter un client.
Choisissez un client existant ou créez-en un nouveau.
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Lors de l'ajout d'un article à la facture de revenus, vous devez :
Ajouter un nom à l'article.
Ajouter une description si nécessaire.
Sélectionner la bonne catégorie et indiquer le prix.
Vous pouvez aussi sélectionner un article depuis la liste de prix, où le nom, la catégorie et le prix sont déjà configurés.
Une fois la facture établie, vous disposez de plusieurs options :
Enregistrer la facture et l'envoyer au client.
L'enregistrer et quitter.
Enregistrer et préparer l'envoi
Une fois la facture prête, cliquez sur Enregistrer et préparer l'envoi.
Pour envoyer la facture via Peppol, cliquez sur « Envoyer la facture via Peppol » pour l'activer.
Pour envoyer la facture par e-mail, assurez-vous que l'adresse e-mail du client est bien renseignée.
Enregistrer et quitter
Si vous souhaitez enregistrer la facture sans l'envoyer immédiatement, cliquez sur Enregistrer et quitter.
Statut : non envoyée
Si la facture de revenus est marquée comme non envoyée, il s'agit d'une facture brouillon qui ne sera pas prise en compte dans le chiffre d'affaires de votre client.
Si la facture a été envoyée via un e-mail externe, marquez-la comme envoyée en cliquant sur l'icône coche ✅.
Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône e-mail 📧 pour l'envoyer directement au client.
La facture de revenus peut également être liée à un paiement par la suite.
Pour cela, cliquez sur la facture de revenus concernée.
L'option « Devis » vous permet de créer des devis avant de générer une facture et de l'envoyer à votre client.
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Une fois le devis accepté, cliquez sur « En faire une facture » pour créer automatiquement une facture à partir de celui-ci.
En cliquant sur les trois points, vous avez également la possibilité de :
Importer une facture
Créer une note de crédit
Importer une note de crédit
Ajouter un revenu sans facture (ticket)
Créer un devis
Planifier une facture récurrente
Ajouter un revenu sans facture :
Utilisez cette fonctionnalité pour les ventes au comptoir sans facture. Exemples : un médecin ou un kinésithérapeute qui enregistre un revenu, ou un petit commerçant qui enregistre une vente. Le nom et l'adresse du client ne sont pas requis pour ce type de vente. Cette fonctionnalité s'applique aux revenus inférieurs à 250 euros, sauf dans le cadre d'un livre des recettes journalières.
Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour ajouter des entrées au livre des recettes journalières de votre client.
Pour les étapes nécessaires, consultez l'article comment tenir un livre de caisse et un livre de recettes.
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2.2. Consulter le tableau de bord des revenus 📈
Pour un aperçu complet des revenus de votre client :
Cliquez sur l'icône graphique pour accéder au tableau de bord.
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2.3. Consulter le revenu total et l'aperçu trimestriel 📆
Sur la partie gauche de la page, vous verrez :
Un aperçu du revenu total hors TVA pour l'année en cours.
Le montant relatif au trimestre en cours.
2.4. Filtrer les revenus 🔎
Pour filtrer les revenus selon différents critères :
Cliquez sur l'icône de filtre pour choisir parmi les différentes options de filtrage et trier les revenus selon vos besoins.
2.5. Gérer et modifier les clients 👤
Pour gérer et modifier les clients :
Allez dans « Clients ».
Vous pouvez rechercher des clients existants ou cliquer sur « Ajouter un nouveau client » pour en ajouter un.
Lors de l'ajout d'un client, sélectionnez le bon type parmi les 3 options disponibles :
Entreprise ou organisation : pour toute société, indépendant ou organisation.
Particuliers ou organisations sans numéro de TVA.
Diplomate ou organisation diplomatique.
2.6. Gérer la liste de prix 💼
Pour gérer la liste de prix :
Allez dans « Liste de prix ».
Vous pouvez consulter les listes de prix existantes, les modifier ou en ajouter une nouvelle.
3. Aperçu de la page Banque 🏦
Sur cette page, vous pouvez consulter toutes les transactions bancaires liées au compte de votre client.
Chaque transaction peut être :
Liée à une facture de revenu ou de dépense existante.
Catégorisée manuellement sous une catégorie appropriée (par ex. paiement de TVA, remboursement de TVA, etc.).
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.
