Lorsque vous payez des frais à la place d'un client ou engagez des dépenses que vous refacturez ensuite, le traitement TVA correct dépend de la nature de ces frais : s'agit-il de frais avancés ou d'une refacturation de frais ? Cet article explique la différence et vous montre comment gérer les deux cas dans Accountable.
Cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal personnalisé. En cas de doute, posez votre question à votre Coach Fiscal.
Cet article couvre les deux types de frais clients, le traitement TVA applicable à chacun, et la marche à suivre dans Accountable.
1. Quelle est la différence entre frais avancés et refacturation de frais ?
Frais avancés
Par principe, il s'agit de frais que vous payez à la place de quelqu'un d'autre, et la facture liée à la dépense n'est donc pas à votre nom. Vous faites une dépense au nom de votre client et pour son compte, vous lui avancez l'argent, rien de plus.
Exemple : Votre client vous invite au restaurant et, au moment de payer l'addition, il se rend compte qu'il a oublié son portefeuille. Vous payez donc à sa place et il vous demande de lui refacturer le montant.
Refacturation de frais
En pratique, c'est ce qui se produit le plus souvent
C'est aussi simple que cela : il s'agit de tout ce qui ne constitue pas des frais avancés. Si toutes les conditions ne sont pas remplies pour parler de frais avancés conformément à l'art.28, 5° CTVA, on parle alors de refacturation de frais.
Dans le cas d'une refacturation de frais, la facture liée à la dépense est à votre nom et vous l'avez payée. Vous allez, pour différentes raisons, refacturer ces frais intégralement ou partiellement à votre client.
Exemple : Vous êtes plombier et vous devez remplacer la chasse d'eau chez un client. Vous achetez la chasse chez votre fournisseur et recevez une facture d'achat à votre nom, avec vos coordonnées, votre numéro de TVA, etc.
🚨 La distinction se fait donc lors de la dépense, qui paye et à quel nom est la facture d'achat ?
2. Comment gérer la TVA sur ma facture de vente ?
Pour les frais avancés
Quel taux de TVA appliquer ?
En facturant votre client, vous lui demandez simplement le remboursement du montant avancé. Vous devez absolument établir une facture au nom du client et ce, sans TVA, comme le prévoit la loi (art.28, 5° CTVA). Le montant avancé et ensuite facturé pour obtenir le remboursement ne fait pas partie de la base d'imposition.
🚨 Important : Ne pas facturer de supplément ni de majoration ! Les avances ne sont pas comprises dans votre base d'imposition si la facture reprend le montant exact sans appliquer de TVA.
→ Si vous demandez une majoration ou un supplément, vous demandez alors plus que ce que vous avez avancé et cela est alors considéré comme un service effectué pour lequel vous êtes indemnisé. Dans ce cas, la TVA doit être en principe appliquée sur le montant total (Art.26, §1 CTVA).
Pour la refacturation de frais
Quel taux de TVA appliquer sur les frais refacturés ?
A. Refacturation de frais dans le cadre d'une opération principale
💡 Il est question d'une opération principale lorsque vous avez fourni un bien ou un service directement lié à votre activité d'indépendant et que, à cette occasion, vous refacturez au client certains frais directement liés au bien ou au service fourni.
Si les frais sont refacturés dans le cadre d'une opération principale, le taux à appliquer est celui de l'opération principale. En comptabilité et notamment pour la TVA, l'accessoire (ici la chasse d'eau) suit le principal (ici l'installation de la chasse).
🚨 Important : Votre facture doit bien séparer le service fournit et la refacturation de frais et dans ce cas-ci, votre facture aura deux lignes distinctes.
Si vous refacturez les frais dans une facture à part : même principe, le taux de TVA devra suivre le taux de l'opération principale.
B. Refacturation de frais qui ne sont pas liés à l'opération principale
Si les frais ne sont pas liés à l'opération principale, les frais refacturés suivent leur propre taux de TVA. Sur votre facture de vente, le taux de TVA appliqué aux frais refacturés suit le taux de TVA de la facture d'achat.
Par contre, s'il s'agit de frais en dehors du champ d'application de la TVA (c'est-à-dire exemptés de TVA, comme une compagnie d'assurance ou l'enseignement scolaire ou universitaire), il n'y a pas de TVA à appliquer lors de la refacturation.
3. Comment gérer les frais avancés et la refacturation de frais dans Accountable ?
Les frais avancés
⚠️ Frais avancés : Ces factures ne doivent pas être envoyées à votre client via Peppol, mais uniquement par e-mail ou en PDF.
Dans l'onglet Revenus : Créez la facture dans Accountable et envoyez-la à votre client par e-mail ou en PDF (pas via Peppol). Une fois la facture reçue par votre client, supprimez-la, car elle ne peut pas être considérée comme un revenu. Veillez à conserver une copie de la facture en cas de contrôle.
Dans l'onglet Banque : Classez les deux transactions en "Paiement personnel".
🚨 Attention : Il ne faut pas ajouter la facture d'achat dans l'onglet Dépenses puisque la facture n'est pas à votre nom et ne peut donc pas être considéré comme une dépense déductible.
La refacturation de frais
Exemple :Dans le cadre d'une mission pour votre client, vous engagez des frais pour un déplacement en train. Vous achetez un ticket de train que vous refacturez ensuite à votre client.
Dans l'onglet Dépenses : Ajoutez la facture d'achat dans la catégorie correspondante. Dans l'exemple du ticket de train, la TVA sera de 6%.
Dans l'onglet Revenus :
🚨 Rappel : Votre facture doit bien séparer le service fournit et la refacturation de frais et dans ce cas-ci, votre facture aura deux lignes distinctes.
Si vous refacturez les frais dans une facture à part : même principe, le taux de TVA devra suivre le taux de l'opération principale.
Exemple de facture avec refacturation de frais :
Le ticket de train refacturé apparaît sur une ligne distincte et suit le même taux de TVA (ici 21%) que la catégorie de l'opération principale :
Remarque : Le montant de ma dépense pour le ticket de train de 50 € TVA comprise sera le montant hors TVA lors de la refacturation du frais.
Dans l'écran banque : Vous pouvez lier respectivement les transactions à la dépense et au revenu.
À retenir
Les frais avancés sont payés au nom de votre client : établissez la facture sans TVA et supprimez-la de vos revenus après l'envoi.
La refacturation de frais concerne les dépenses à votre nom : appliquez le taux de TVA de l'opération principale (si les frais y sont liés) ou le taux de la facture d'achat (sinon).
N'envoyez jamais une facture de frais avancés via Peppol : utilisez uniquement l'e-mail ou le PDF.
Lors de la refacturation, utilisez le montant hors TVA comme base sur votre facture de vente.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.