1. Qu'est-ce que l'export par e-mail ?
L'export par e-mail est une autre façon d'envoyer les documents de vos clients vers votre logiciel de comptabilité. Il fonctionne en parallèle de la connexion API d'Accountable Connect.
Accountable envoie les documents par e-mail vers la boîte de réception de votre logiciel de comptabilité.
Chaque document est transmis sous forme de fichier UBL, avec le PDF original intégré.
Cette méthode est idéale pour les logiciels sans connexion API.
Pas de mapping TVA ni de liaison de dossiers : vous configurez uniquement des adresses e-mail.
1.1. Pour quels logiciels ?
Par défaut par e-mail :
WinBooks
WinAuditor
Clearfacts
Sage BOB 50
Expert/M
Adsolut
Par défaut via API : Horus, Yuki, Exact Online, Octopus et Odoo. Vous pouvez passer à l'e-mail uniquement si le client est déjà connecté via l'API (voir point 6.1).
⚠️ Sage BOB 50, Adsolut et Expert/M n'ont pas de boîte de réception e-mail propre. Un connecteur est nécessaire, par exemple Clearfacts. Ce connecteur peut engendrer un coût supplémentaire et n'est pas inclus dans l'abonnement Accountable. Dans Accountable, renseignez les adresses e-mail du connecteur. |
⚠️ Clearfacts transfère vers Adsolut ou Expert/M ? Choisissez alors Adsolut ou Expert/M dans Accountable, et non Clearfacts. Ces logiciels requièrent un format de fichier différent (UBL.BE). Si vous sélectionnez Clearfacts, les documents seront refusés dans votre logiciel de comptabilité, sans notification. |
1.2. Conditions
Votre client est une entreprise belge.
Votre client est connecté à votre espace comptable.
Votre client dispose d'un abonnement payant. Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les formules gratuites et Invoicing+.
La configuration se fait depuis Accountable pour les Comptables, dans l'application web.
Si nécessaire, attribuez au client une licence (seat) de votre cabinet, ou demandez-lui de mettre à niveau son abonnement.
2. Configurer l'export par e-mail
La configuration se fait par client.
Étape 1 : Choisissez votre logiciel de comptabilité
Accédez à votre liste de clients.
Cliquez sur l'icône de lien dans la colonne Accountable Connect.
Choisissez votre logiciel de comptabilité.
Étape 2 : Créez d'abord les boîtes de réception dans votre logiciel
Créez une boîte de réception par journal, ou utilisez une seule adresse pour plusieurs journaux.
L'écran renvoie vers le guide de votre logiciel. Voir aussi le point 2.1.
Une faute de frappe dans le nom de domaine est signalée dès l'enregistrement.
Accountable ne peut pas vérifier si une adresse existe réellement. Si elle n'existe pas, vous recevez une notification après l'export.
Étape 3 : Associez une adresse e-mail à chaque journal
Dépenses : factures, reçus, notes de crédit
Revenus : factures, notes de crédit, recettes sans facture
Règles :
Chaque journal est envoyé vers une seule adresse.
Une même adresse peut servir pour plusieurs journaux.
Chaque journal d'une section doit avoir une adresse avant de pouvoir enregistrer.
Il est aussi possible de configurer uniquement les Dépenses.
Étape 4 : Vérifiez votre configuration
Un récapitulatif indique où arrivent les documents de votre client.
Étape 5 : Lancez l'export
Le panneau d'export des Dépenses s'ouvre. Voir le point 3.
2.1. Où créer la boîte de réception ?
Logiciel | Comment | Guide |
WinBooks | Module Email To (Virtual Invoice). Une adresse par journal. Un coût par facture traitée est possible chez WinBooks. | |
WinAuditor | Créez une boîte de réception par journal et choisissez le format. WinAuditor génère l'adresse automatiquement. | |
Yuki | Une adresse par administration (...@yukiworks.be). | |
Octopus | Utilisez l'adresse uid- du dossier (uid-...@import.octopus.be). Ajoutez -A (achats) ou -V (ventes) pour séparer les journaux. | |
Exact Online | Une adresse par administration via Scan & Recognise. Une adresse par type de document est aussi possible. | / |
Odoo | Un alias e-mail par journal. | |
Horus | Horus crée une adresse par dossier. | / |
Clearfacts (aussi pour Sage BOB 50, Adsolut, Expert/M) | Utilisez l'adresse Clearfacts unique du dossier. | / |
3. Exporter
Ouvrez le profil du client.
Accédez à Dépenses ou Revenus. Ces deux sections s'exportent séparément.
Cliquez sur Exporter en haut à droite.
Choisissez une période ou sélectionnez vous-même les documents.
Cliquez sur Exporter.
Bon à savoir :
Qu'est-ce qui est envoyé ? Uniquement les documents validés avec une pièce jointe.
Déjà exportés ? Par défaut, ils ne sont pas renvoyés. Vous pouvez les inclure via une option dans le panneau d'export.
Maximum : 1 000 documents par export.
Fréquence : uniquement manuelle. Les exports automatiques sont prévus prochainement.
Expéditeur : les e-mails sont envoyés depuis une adresse no-reply d'Accountable. Les exports volumineux sont répartis sur plusieurs e-mails.
Historique : dans Exports passés, ces exports portent le badge EMAIL avec le nom de votre logiciel.
4. Comment savoir si l'export a fonctionné ?
⚠️ Un e-mail confirme que les fichiers ont été envoyés, pas qu'ils ont été comptabilisés. Vérifiez toujours la réception dans votre logiciel de comptabilité. |
Après votre premier export, Accountable vous demande si les documents sont bien arrivés dans votre logiciel. Répondez Oui, ou modifiez votre configuration.
Cette question réapparaît si vous modifiez la configuration, si une adresse ne fonctionne pas, ou après environ 90 jours.
Vous recevez un e-mail de notre part uniquement en cas de problème. Aucun résumé n'est envoyé après un export réussi.
5. Résolution des problèmes
Une adresse est marquée "Non délivré"
L'adresse n'existe pas, ou la boîte de réception a refusé notre e-mail.
Les documents repassent en "non exporté".
Vous recevez un e-mail et un message dans le panneau d'export.
Les exports de cette section sont bloqués jusqu'à correction de l'adresse.
Solution : corrigez l'adresse dans les paramètres du client et relancez l'export. Si notre e-mail a été classé comme spam, autorisez notre expéditeur dans votre boîte de réception, puis enregistrez à nouveau l'adresse.
Livraison non confirmée
Pas de confirmation dans les 72 heures ? Les documents repassent en "non exporté".
Ils sont automatiquement inclus dans votre prochain export.
Pour éviter les doublons, n'exportez pas ces documents manuellement entre-temps.
Un document n'est pas inclus dans l'export
Vérifiez que le document est validé et qu'il comporte une pièce jointe.
S'il a déjà été exporté, incluez-le via l'option dans le panneau d'export.
Fichier de plus de 7,5 MB
Ce fichier n'est pas envoyé par e-mail. Téléchargez-le et importez-le manuellement dans votre logiciel de comptabilité.
Documents refusés dans Adsolut ou Expert/M
Vérifiez que vous avez sélectionné Adsolut ou Expert/M dans Accountable, et non Clearfacts.
6. Gérer la connexion
Liste de clients : cliquez sur le logo de votre logiciel dans la colonne Accountable Connect. Vous pouvez y modifier les adresses e-mail ou passer à l'API.
Modifier une adresse : la modification s'applique immédiatement. Les exports précédents ne sont pas renvoyés vers la nouvelle adresse.
Paramètres du cabinet : une ligne par logiciel, par exemple "WinBooks (3 clients via e-mail)". Vous pouvez y consulter les clients, modifier leurs paramètres, supprimer une connexion ou désactiver l'intégration.
Supprimer une connexion : les paramètres du client sont effacés. Une nouvelle connexion nécessite une nouvelle configuration.
6.1. Passer de l'API à l'e-mail
Disponible pour Horus, Yuki, Exact Online, Octopus et Odoo. Cette option est utile si vous préférez traiter vous-même les documents dans votre logiciel plutôt que de les comptabiliser directement.
Le client doit déjà être connecté via l'API.
Cliquez sur le logo dans la colonne Accountable Connect et choisissez la livraison par e-mail.
Les Dépenses et les Revenus passent ensemble à l'e-mail.
La connexion des transactions bancaires est interrompue pour ce client.
Les documents déjà exportés ne sont pas renvoyés.
Vous pouvez revenir à l'API à tout moment.
À retenir
L'export par e-mail envoie les documents de vos clients sous forme de fichiers UBL vers la boîte de réception de votre logiciel de comptabilité.
La configuration se fait par client depuis Accountable pour les Comptables, en renseignant une adresse e-mail par journal.
Seuls les documents validés avec une pièce jointe sont inclus dans l'export, dans la limite de 1 000 documents.
En cas d'adresse invalide ou de livraison non confirmée, Accountable vous notifie et remet les documents en file d'attente pour le prochain export.
Pour Adsolut et Expert/M, sélectionnez bien ces logiciels dans Accountable et non Clearfacts, afin d'utiliser le bon format de fichier.
Une question ? Contactez-nous via le chat ou par email à support@accountable.eu, on est là pour vous aider.