Dans cet article, nous expliquons comment fonctionne le module des formulaires et la façon dont vous pouvez utiliser au mieux cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité est utilisée par les salons pour obtenir plus d'informations en posant des questions aux clients ou en partageant des informations, par exemple après la prise d'un rendez-vous particulier. Important : cette fonctionnalité peut que être configurée à partir du compte d'entreprise.
Comment fonctionne la fonctionalite 'Formulaires'?
La fonction Formulaires se trouve dans le menu sous Paramètres>Formulaires. En haut à droite de l'écran se trouve le bouton "+ Formulaires". En cliquant dessus, l'écran ci-dessous s'affiche.
Nom du formulaire : Il s'agit du titre/sujet de l'e-mail, le sujet de l'e-mail étant le client qui le reçoit.
Contenu du mail associé : Il s'agit du contenu/texte du courrier. Ce texte est écrit par défaut et peut être modifié.
Code d'accès requis : Lorsque vous activez ce bouton, les collaborateurs auront besoin d'un code d'accès pour ouvrir, examiner et envoyer le formulaire.
Envoyer : sous Déclencheur, vous choisissez le moment où le courrier sera envoyé
- Envoi manuel : à partir de la carte du client ou des détails du rendez-vous
- Envoi après la prise de rendez-vous: le salon peut sélectionner des service pour lesquels le questionnaire sera envoyé immédiatement si un rendez-vous est pris pour ce traitement/service.
Règle : après avoir sélectionné votre déclencheur, vous obtiendrez des règles. Ici, vous sélectionnez le traitement auquel le courrier appartient, par exemple 'Coupe Femme'.
Questions : voir ci-dessous pour savoir comment configurer le questionnaire.
Création du questionnaire :
Vous allez maintenant ajouter les questions, en cliquant sur "Ajouter une question".
Vous pouvez choisir parmi les options de questions suivantes :
Ouverte
Choix multiple (1 réponse) : vous pouvez proposer plusieurs réponses au client, qui doit en sélectionner une.
Choix multiple (plusieurs réponses) : vous pouvez proposer plusieurs réponses au client, qui peut en sélectionner plusieurs.
-Pour ce type de question, vous pouvez également indiquer si une réponse est une réponse risquée. Si un client choisit cette réponse, vous pourrez le voir clairement car elle est surlignée en rouge sur le rendez-vous, voir la capture d'ecran si-dessous pour un exemple. (Par exemple, lorsqu'un client indique qu'il a des problèmes de santé).
Conditions : Après avoir complété vos questions, vous pouvez également ajouter des conditions, en cliquant sur "Ajouter des conditions" et en remplissant le lien vers vos conditions, puis en sauvegardant les conditions.
Vous pouvez également modifier ou supprimer votre question si elle n'est finalement pas bonne. Voici un exemple:
Aperçu Formulaires Crée
Si tous les détails du formulaire sont corrects, sauvegarder le formulaire et vous reviendrez à l'écran général.
Vous pouvez y voir une vue d'ensemble de tous les formulaires et faire des ajustements. Vous pouvez également activer les formulaires et, après l'activation, les e-mails seront envoyés automatiquement, ou vous pouvez choisir d'envoyer les formulaires manuellement. Important : si le formulaire est inactif, il ne sera pas envoyé automatiquement et vous ne pourrez pas non plus le trouver pour l'envoyer manuellement.
Comment savoir quel client a reçu quel formulaire ?
Dans le fichier clients (Clients > Clients), vous pouvez rechercher le client et ouvrir la fiche client, vous verrez alors une catégorie intitulée "Formulaires". Vous pouvez y voir exactement quel formulaire a été envoyé et quel est le statut de l'envoi. Vous pouvez également voir les réponses aux questions en cliquant sur le formulaire.
À partir de là, vous pouvez également envoyer un formulaire supplémentaire en cliquant sur "+ Formulaire". Vous verrez alors les formulaires disponibles et pourrez sélectionner le formulaire de votre choix. Vous pouvez alors choisir d'envoyer ou d'ouvrir le formulaire. Si vous cliquez sur "Envoyer", le formulaire sera envoyé par e-mail. Si, par exemple, le client se trouve devant vous dans le salon et qu'il a besoin d'aide pour le remplir, vous pouvez l'aider en cliquant sur "Ouvrir".
Depuis le rendez-vous dans le calendrier, vous pouvez directement voir le titre des formulaires, et vous verrez une icône sur le rendez-vous si un formulaire appartient à ce déclencheur (service/produit) du rendez-vous, ci-dessous vous pouvez voir l'icône.
Pas de réponse à votre question ? Envoyez-nous un chat par l'intercom.