In dit artikel leggen wij uit hoe de module formulieren werkt en hoe je het meeste uit deze functie kan halen. Deze functie is bedoeld voor salons om meer informatie te krijgen door middel van het stellen van vragen aan de klant of informatie te delen, bijvoorbeeld na het boeken van een bepaalde afspraak. Belangrijk: deze functie kan alleen ingesteld worden via het bedrijfsaccount.
Hoe werkt formulieren?
De functie Formulieren bevindt zich in het menu onder Instellingen>Formulieren. Rechtsbovenin het scherm staat de knop "+ Formulieren", door hierop te klikken krijg je het onderstaande scherm te zien.
Formulier aanmaken
Naam formulier: Dit wordt de titel/ het onderwerp van de mail, dus de klant die de mail ontvangt zal dit binnenkrijgen als onderwerp.
Inhoud bijbehorende mail: Dit is de inhoud/tekst van de mail, dit is een standaard geschreven tekst en kan je aanpassen.
Toegangscode vereist: Wanneer je deze knop aanzet, hebben medewerkers een toegangscode nodig om het formulier te openen, in te zien en te versturen.
Versturen: Onder trigger kies je wanneer de mail verstuurd gaat worden.
Handmatig versturen = vanuit de klantkaart of de afspraak details
Versturen na het maken van een afspraak = dan kan de salon behandelingen selecteren waarbij de vragenlijst direct wordt verstuurd als hiervoor een afspraak wordt gemaakt.
Regel: Na het selecteren van de trigger "Versturen na het maken van een afspraak" krijg je regels, hier selecteer je de behandeling waar de mail bij hoort, zoals bijvoorbeeld 'Opsteken'.
Vragen: zie hieronder meer uitleg over het opstellen van de vragen
Vragenlijst opstellen
Nadat je het formulier hebt aangemaakt, kun je de vragen toevoegen. Dit doe je door te klikken op 'Vraag toevoegen'
Je kan kiezen uit de volgende vragenopties:
Open: met een open vraag kan de klant zelf een antwoord formuleren.
Meerkeuze (1 antwoord): hier kan je meerdere opties geven voor de klant, waarbij de klant 1 antwoord dient te selecteren.
Meerkeuze (meerdere antwoorden): hier kan je meerdere opties geven voor de klant, waarbij de klant meerdere antwoorden kan selecteren.
Voor dit type vraag kun je bij een antwoord ook aangeven of het een risico antwoord is. Als een klant dit antwoord kiest, zal je deze goed kunnen zien doordat deze rood gemarkeerd wordt op de afspraak, zie volgende hoofdstuk voor voorbeeld. (Bijv. wanneer een klant aangeeft dat hij/zij gezondheidsproblemen heeft).
Voorwaarden: Na het invullen van je vragen kan je ook voorwaarden toevoegen, dit doe je door te klikken op "Voorwaarden toevoegen" en de link naar jullie voorwaarden in te vullen, vervolgens sla je de voorwaarden op.
Je kan je vraag ook aanpassen (let op; dit kan alleen als er nog geen formulieren zijn ingevuld) of verwijderen als die toch niet goed is. Hieronder zie je een voorbeeld:
Overzicht aangemaakte formulieren
Als alle gegevens van het formulier kloppen sla je het formulier op, dan kom je weer in het overzichtscherm:
Hier zie je een overzicht van alle formulieren en kun je aanpassingen maken. Ook kan je de formulieren activeren en na activatie worden de e-mails automatisch verstuurd, of je kan er voor kiezen om de formulieren handmatig te versturen. Belangrijk: als het formulier op inactief staat dan wordt het niet automatisch verstuurd en kan je het ook niet terugvinden om het handmatig te versturen.
Hoe zie je welke klant welk formulier ontvangen heeft?
In het klantenbestand (Klanten > Klanten) kan je de klant opzoeken en de klantkaart openen, dan zul je een kopje zien genaamd "Formulieren". Hier kan je exact zien welk formulier verstuurd is en de verzendstatus zien. Je kan de antwoorden op de vragen ook inzien door op de regel te klikken.
Vanuit hier kan je ook een extra formulier versturen door te klikken op '+ Formulier', dan zie je de beschikbare formulieren en kan je je gewenste formulier selecteren. Vervolgens kan je ervoor kiezen om het gekozen formulier te versturen of te openen. Door te klikken op "Versturen" wordt die via mail verstuurd, en als de klant bijvoorbeeld in de salon voor je staat en hulp wilt bij het invullen, dan kunnen jullie dat doen door op "Openen" te klikken.
Vanuit de afspraak in de agenda kan je via de klantkaart het kopje formulieren zien, en je zal een icoontje zien op de afspraak als een formulier bij die trigger(behandeling/product) hoort van de afspraak, hieronder zie je het icoontje.
Vraag niet beantwoord? Stuur ons een chat via intercom.