In dit artikel bespreken we de meest voorkomende vragen over het klantenbestand, de functies daarvan & de notificaties die naar klanten gestuurd kunnen worden. We laten ook zien waar je de antwoorden kan vinden.

Q: Hoe kan ik klanten samenvoegen?

A: Als je naar klanten gaat en dan klikt op klanten, dan kun je op naam zoeken. Je klikt de klanten dan niet aan, vervolgens klik je rechtsboven op 'selectie maken' en vink je beiden klanten aan en klik je rechtsboven op 'samenvoegen'. Hierna selecteer je de hoofd klant (met het juiste email-adres) en dan voeg je ze samen, zoals te zien is in het onderstaande scherm.

Q: Hoe kunnen wij klanten uit het systeem verwijderen als ze er bijvoorbeeld dubbel in staan?

A: Een handiger idee is samenvoegen, als je naar klanten gaat en dan klikt op klanten, dan kun je op naam zoeken. Je klikt de klant dan niet aan, vervolgens klik je rechtsboven op 'Selectie maken' en vink je beiden klanten aan>daarna klik je rechtsboven op 'Samenvoegen'. Hierna selecteer je de hoofdklant (met het juiste email adres) en dan voeg je ze samen, zoals je in de screenshot boven dit tekst kopje kan zien.

Q: Hoe kan je een klant verwijderen?

A: Dit kan je doen door naar klanten te gaan, dan rechts boven op ‘selectie maken’ klikken vervolgens de juiste klant selecteren en als laatst rechtsboven op 'inactief' te klikken,zoals hieronder te zien is. Belangrijk: dit is dus niet permanent verwijderen, als je een klant en zijn/haar gegevens uit het systeem helemaal wilt verwijderen kan je na het inactief maken de klant in de 'inactieve' lijst aanklikken, alle gegevens verwijderen en een punt(.) neerzetten en dan opslaan, dan is alles permanent verwijderd.

Q: Kan ik klanten blokkeren/op een blacklist zetten voor online boekingen?

A: Ja, dit kan door middel van onze functie Blacklist. Dit is een functie waarmee je klanten op een lijst kan zetten die je toegang wilt verbieden/weigeren, hierdoor kunnen ze geen afspraak maken zonder contact op te nemen met jullie(de salon). Dit doe je door naar Klanten>Klanten>Selectie maken> Klant selecteren en dan 'Blacklist' aanklikken en opslaan.

Q: Kunnen wij ook een mail sturen om klanten te herinneren dat het weer tijd is voor een afspraak?

A: Dit kan zeker, in het menu moet je via Instellingen>Notificaties> Automatische trigger. Vervolgens kan je aangeven hoeveel weken dat je wilt dat er tussen zit, Let op: dit kan alleen met de aangegeven aantallen, en dit is een notificatie die algemeen is voor het gehele klantenbestand, je kan hem niet aanpassen per klant, hieronder zie je waar je dit kan vinden.

Q: Wat is het verschil tussen een klantnotitie en een afspraak notitie?

A: Een klant notitie is een specifieke notitie voor een klant die geld voor alle afspraken, de notitie zal zichzelf niet verwijderen, bijvoorbeeld als de klant ergens allergisch voor is. Een afspraak notitie is een notitie die is bedoeld voor die specifieke afspraak, bijvoorbeeld 'komt 5 minuten later'.

Q: Wanneer wij een notitie maken voor de klant krijgen zij dit dan ook te zien?

A: Nee, klanten krijgen geen klantnotities te zien.

Q: Verificatiecodes, hoe werkt dat?

A: Verificatiecodes is een extra controle voor een boeking, waardoor je een dubbele 'verificatie’ heb als een klant een afspraak wil maken. Ze moeten eerst alle gegevens invullen in de boekingswidget, daarna krijgen ze een mail met de 'code', en als die goed is krijgen de klanten pas de bevestigingsmail. Deze functie kan aangezet worden bij Instellingen>Online boekingen> Online boekingen instellingen en invoegcode> ‘Boekingsverificatie’ op aan zetten> ‘Boekingsverificatie sturen via’ moet staan op mail, zoals te zien is in de onderstaande screenshot. Deze functie is bedoeld om foutieve boekingen te voorkomen.

Heb je nog meer vragen? neem dan contact op met aimy.