Met Aimy is het mogelijk om verschillende standaard (geautomatiseerde) notificaties te versturen naar jouw klanten via e-mail of WhatsApp, zoals bijvoorbeeld een afspraakbevestiging en/of -herinnering. In dit artikel behandelen we welke standaard notificaties er mogelijk zijn en waar je dit kunt instellen.
Waar kan ik standaard notificaties instellen/wijzigen?
De verschillende mogelijkheden m.b.t. standaard notificaties via e-mail of WhatsApp (zoals afspraakbevestigingen en/of -herinneringen) vind je onder Instellingen> Notificaties.
Hoe kan ik een afspraakbevestiging versturen?
Wanneer je op “Afspraak bevestiging” klikt in het Notificatie menu, zal onderstaande pop-up verschijnen.
Hier kun je de notificaties aan- en uitzetten en instellen via welk kanaal (e-mail of WhatsApp) je jouw klanten wilt berichten. Ook kun je hier instellen of je een annuleringslink wilt meesturen in de mail en de gewenste taal van de mail selecteren. Verder kun je aangeven of je de bevestiging bij iedere afspraak die de klant maakt wilt versturen, of alleen bij een eerste afspraak op de dag. Vervolgens kun je (indien gewenst) het standaard bericht wijzigen. Hierbij is het belangrijk dat je de zogeheten placeholders tussen de # laat staan in het bericht, deze worden door het systeem automatisch ingevuld. Hieronder vindt je de placeholders (let op; hoofdlettergevoelig!) die gebruikt kunnen worden:
#Name# : naam klant
#HairdresserPhone# : telefoonnummer salon
#HairdresserName# : naam medewerker
#Date# : datum
#StartTime# : starttijd afspraak
#Service# : behandeling
Onder het standaard bericht kun je de verschillende contactgegevens invoeren, waaronder ook links naar jouw social media (Facebook & Instagram). Door op “Opslaan” te klikken, bewaar je de instellingen voor de afspraakbevestiging.
De afspraakbevestiging wordt direct na het maken van een afspraak verstuurd naar de klant via de ingestelde kanalen, zodat hij/zij nogmaals de afspraak bevestigd krijgt en deze goed in zijn/haar agenda kan zetten. Wanneer je de annuleringslink hebt meegestuurd kan de klant zijn afspraak annuleren via de mail of wijzigen via een link naar de online boekingswidget (dit kan tot maximaal 24 uur van tevoren).
Hoe kan ik een afspraakherinnering versturen?
Wanneer je op “Afspraak herinnering” klikt in het Notificatie menu, zal onderstaande pop-up verschijnen. Hier kun je de notificaties aan- en uitzetten en aangeven via welk kanaal (e-mail of WhatsApp) je jouw klanten wilt berichten. Hiernaast kun je aangeven hoeveel uur van tevoren je de herinnering wilt versturen en of je de herinnering voor elke afspraak wilt versturen of alleen voor de eerste afspraak van die dag. Naast de afspraakgegevens (die automatisch zullen worden gegenereerd), kun je ook een standaard bericht toevoegen. Door op “Preview Template” te klikken, kun je eerst bekijken hoe de totale afspraakherinnering eruit komt te zien, voordat je deze opslaat.
De afspraakherinnering is een belangrijke notificatie. Door automatisch een afspraakherinnering te sturen, voorkom je dat een klant zijn afspraak vergeet en niet op komt dagen en helpt dus om no-shows te voorkomen.
Hoe stuur ik een annuleringsbevestiging?
Naast een afspraakbevestiging en/of -herinnering, kunnen ook afspraakannuleringen via e-mail teruggekoppeld worden naar de klant. Je kunt de instellingen voor deze notificaties wijzigen via Instellingen > Notificaties > Afspraakannulering. Hier kun je aangeven of je de annulering wilt versturen voor elke annulering of alleen wanneer de annulering gemaakt wordt door de klant.
Hoe kan ik reviews van klanten ontvangen?
Om de service van je salon te verbeteren, kun je klanten na een bezoek automatisch om een review vragen. Wanneer je op “Review afspraak” klikt in het Notificatie menu, zal onderstaande pop-up verschijnen. Hier kun je de notificaties aan- en uitzetten en aangeven via welk kanaal (e-mail of WhatsApp) je jouw klanten wilt berichten. Verder kun je zelf een standaard bericht toevoegen en kiezen hoe de review eruit komt te zien, door de volgende opties naar wens in te stellen:
5-sterren beoordeling (werkt alleen in email): De 5-sterren schaal is een hele handige manier om snel reviews te ontvangen. De klant kan gelijk na ontvangst aangeven met hoeveel sterren hij de service beoordeeld en is dus binnen een paar seconden klaar.
Gedetailleerde review link/knop: Je kunt deze knop toevoegen, zodat je klanten in staat stelt om gedetailleerde feedback toe te voegen. Dit geeft beter inzicht in mogelijke verbeterpunten van je salon.
Opt-out notitie: Je kunt een opt-out notitie toevoegen, zodat je klanten in staat stelt om aan te geven of ze in het vervolg deze berichten niet meer willen ontvangen. Dit zorgt ervoor dat je klanten in het vervolg niet ongewenst berichten stuurt.
Door op “Preview Template” te klikken, kun je eerst bekijken hoe de totale review aanvraag eruit komt te zien, voordat je deze opslaat.
Hoe herinner (trigger) ik mijn klanten om tijdig een afspraak te maken?
Om klanten te helpen herinneren om tijdig een nieuwe afspraak te maken, kun je een automatische trigger versturen. Wanneer je op “Automatische trigger” klikt in het Notificatie menu, zal onderstaande pop-up verschijnen. Hier kun je de notificaties aan- en uitzetten en aangeven na hoeveel weken na de vorige afspraak het bericht verstuurd dient te worden en via welk kanaal (e-mail of WhatsApp) je jouw klanten wilt berichten. Verder kun je zelf een standaard bericht maken voor de trigger. Door op “Preview Template” te klikken, kun je eerst bekijken hoe de trigger eruit komt te zien, voordat je deze opslaat.
Hoe kan ik klanten feliciteren met hun verjaardag?
Om klanten automatische felicitaties te versturen op hun verjaardag ga je naar “Verjaardag klant” klikt in het Notificatie menu. Onderstaande pop-up zal dan verschijnen. Hier kun je de notificaties aan- en uitzetten en aangeven via welk kanaal (e-mail of WhatsApp) je jouw klanten wilt berichten. Verder kun je zelf een standaard bericht maken voor de felicitatie. Door op “Preview Template” te klikken, kun je eerst bekijken hoe de felicitatie eruit komt te zien, voordat je deze opslaat.
Heb je vragen over de software? Neem dan contact op met het team van Aimy.