Votre période d’inscription s’est bien déroulée et vous vous demandez peut-être ce qui va suivre. Ci-dessous, nous passerons en revue quelque scénarios courants.

👉 Si votre période d'inscription n'a pas encore eu lieu, veuillez vous référer à notre liste de contrôle pour vous assurer que tout est en place pour un bon lancement.

🤷 Un client s’est inscrit à la mauvaise activité

Cela peut arriver aux meilleurs d'entre nous, mais heureusement, cela est facilement rectifié ! Votre plan d'action dépendra si l'activité que le client souhaite avoir fait partie du même programme.

Si l'activité fait partie du même programme

Vous pouvez effectuer un remplacement dans le compte du client, ce qui implique de remplacer l'activité pour une autre au sein du même programme. Si le coût de la nouvelle activité est plus élevé, le client doit payer la différence. S'il est inférieur, le montant restant peut être crédité sur le compte ou remboursé.

Si l'activité se retrouve dans une autre programme

Si l'activité est dans un programme différent, vous devez annuler la facture originale. Vous pouvez annuler l'achat sans annuler le paiement et appliquer le paiement existant à la nouvelle facture.

⏪Un client souhaite annuler et se faire rembourser

Il est possible d'annuler une inscription et de rembourser le paiement. Si le client a payé en ligne par carte de crédit, le montant peut être remboursé sur la même carte. Vous pouvez ajouter des frais d'annulation selon votre politique (si vous en avez une).

  • Ouvrez la facture et cliquez sur Annuler/Rembourser articles.

  • Sélectionnez un ou tous les items de facture.

  • Créditez le montant total ou un pourcentage. Vous pouvez ajouter des frais de pénalité, ce qui signifie que le client devra toujours payer un montant résiduel.

  • Appliquez le montant du remboursement (qui doit correspondre au montant crédité) et choisissez de rembourser le client via une carte de crédit en ligne ou un mode de paiement hors ligne.

💵 Un client désire payer en versements personnalisés 

Un client peut vouloir planifier des paiements qui ne suivent pas vos plans de versement. Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer des versements personnalisés dans le compte de facturation du client en cliquant sur Opérations > Effectuer un paiement.

  • Un nouvel écran apparaît. Sélectionnez la ou les factures à payer.

  • Cliquez sur « Effectuer le paiement en plusieurs versements ».

  • Écrivez le montant du versement initial et configurez quand les futurs paiements égaux auront lieu.

🕒 Comment gérer sa liste d’attente  

La liste d'attente suit les clients qui souhaitent être avertis si une place se libère pour une activité complète. Vous pouvez activer une liste d'attente dans la configuration de l'activité.

Les listes d’attente automatisées envoient automatiquement des notifications par courriel lorsqu’une place se libère, offrant la possibilité de s’inscrire pendant une période limitée. Les listes d'attentes manuelles sont gérées par les administrateurs, qui doivent inscrire manuellement les participants à partir de la page de gestion de la liste d'attente.

📑 La liste de présence

Vous pouvez utiliser la liste de présence électronique ou imprimer des versions papier pour suivre ceux qui participent à vos activités.

À partir du sous-onglet Activités > Inscriptions, choisissez le programme, cliquez sur le nom d'une activité et choisir l'onglet Liste de présence.

📆 Conversion des places de session

Supposons que votre activité de session a un total de 15 places, dont 3 sont encore disponibles. En les convertissant, vous déduisez ces 3 places de votre disponibilité de session et les transformez en 3 places sans à la carte (par occurrence d'activité). Vos places de session seraient considérées comme « complètes » et 3 places à la carte seront disponibles pour chaque occurrence d'activité.

Si l'activité a lieu tous les mardis et vendredis pendant 4 mois, jusqu'à 3 participants peuvent s'inscrire à la carte les mardis et/ou vendredis (respectivement) sur la période de 4 mois.

  • Activez la fonctionnalité À la carte. inscrivez 0 pour les places disponibles. Sauvegardez votre activité.

    👉 Si vous offfrez déjà des places à la carte, ne changez pas les places disponibles. Les places de session converties seront ajoutées au nombre total de places disponibles à la carte.

  • Dans le sous-onglet Activités>Inscriptions. Ajoutez une coche à l'activité.

  • Cliquez sur Opérations>Conversion des places de session.

  • Vous remarquerez que vos places de session sont maintenant pleines. Dans le sous-onglet Activités > Édition, les places disponibles à la carte seront augmentées du nombre de places de session que vous avez converties.

📉 Une activité a peu d’inscriptions  

Si une activité est à la traîne dans les inscriptions, essayez de la partager sur Facebook pour augmenter la visibilité et encourager plus d'inscriptions.

Si vous annulez l'activité, l'inscription des participants sera annulée et un crédit sera émis sur leur compte. Si nécessaire, vous devrez effectuer un remboursement sur chaque compte. Dans la boutique, l'activité s'affichera comme annulée.

Les clients ne pourront pas s'inscrire. Autrement, vous pouvez cachez l'activité du boutique en sélectionnant le statut « Caché » dans la configuration de l'activité.

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Préférences de messagerie

Annuler / Rembourser un paiement (sans annuler la facture)

Paiements à venir

Comment annuler une seule occurrence d'activité

Créer des groupes de participants

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