L’outil de remplacement permet aux admins d’échanger une activité (ou une affiliation individuelle de l'ancien module) par une autre, sans devoir passer à la boutique en ligne.
Dans cet article :
1. Remplacer une activité ou une affiliation individuelle
Les administrateurs disposant des permissions nécessaires doivent développer la facture dans la facturation du client et cliquer sur Remplacement.
Sélectionnez un item admissible à remplacer. Vous ne pouvez remplacer qu’un seul article à la fois.
Sélectionnez l’item de remplacement.
Les détails du remplacement affichent une Note de crédit pour l’item annulé et une Facture pour le nouvel item. Vous pouvez ajouter des frais supplémentaires ou des rabais personnalisés.
1.1 La facturation du client après un remplacement
Ci-dessous, un item de 75 $ est remplacé par un item de 100 $. Un solde de 25 $ est maintenant dû.
Une note de crédit et une facture sont créez pour l’item annulé et le nouvel item.
Sur la facture d’origine, l’item « remplacé » est grisé.
En savoir plus dans notre FAQ.
1.2 Ce qui peut être remplacé (et autres faits à savoir)
Le remplacement fonctionne pour les activités de session, les activités à la carte, les affiliations individuelles et corporatives (il doit être activé dans les paramètres de l'ancien module des affiliations). Les abonnements ne sont pas éligibles au remplacement.
Les activités de session peuvent être remplacées par :
✔️Une activité de session qui partage le même formulaire d'inscription.
✔️Une activité à la carte (choisir l’occurrence) avec le même formulaire d'inscription.
Les activités à la carte peuvent être remplacées par :
✔️ Une activité à la carte (choisir l’occurrence) avec le même formulaire d'inscription.
❌ Vous ne pouvez pas remplacer une activité à la carte par une activité de session.
Qu'impliquent les remplacements ? | Ce qu'il ne fonts pas |
Lors du remplacement d’un item payé par versements, les paiements planifiés sont appliqués au nouvel item. | Lors du remplacement d’un item, les exigences de compétences, de marchandises et d’affiliation ne s’appliquent pas. |
Lors du remplacement d’une activité au prorata, le prix est également calculé au prorata. | Les abonnements, les affiliations familiales et les bourses ne sont pas prises en charge actuellement. |
Lors du remplacement, seulement quelques rabais sont applicables. | La liste d’attente n’est pas déclenchée lors du remplacement d’une activité qui était complet. |
2. Les remplacements et les rabais
Certains rabais (mais pas tous) fonctionnent avec le remplacement. Ces rabais doivent être actives au moment du remplacement, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être expirées our désactivées. Les rabais pour multi personne et combo ne fonctionne que pour les activités de session.
✔️ Les rabais admissibles | ❌ Les rabais inadmissibles |
Inscription hâtive, par âge, par ville, par communauté, par affiliation requise, multi personne (pour activités) et combo (pour activités). | Code promotionnel, coupons de réduction, question, fidélité, coupon externe, multipersonne (plusieurs rabais) et combo (plusieurs rabais). |
2.1 Lors du remplacement d’un item admissible pour un rabais
Supposons que vous remplaciez un item à prix réduit par un autre item aussi admissible pour un rabais.
Dans la Note de crédit, l’item remplacé (et son rabais) sont annulés. Si l’item est une activité admissible à un rabais-multipersonne/combo, toutes les activités admissibles pour ce rabais sur la facture d’origine sont annulées. C'est normal.
Dans la Facture, les items sont mis à jour et refacturés pour déclencher le nouveau rabais.
Si l’item de remplacement coûte le même prix que l’item annulé et est admissible aux mêmes rabais, il ne devrait pas y avoir de solde dû.
2.2 Lors du remplacement d’un item non admissible pour un rabais
Si l’item de remplacement n’est pas admissible pour un rabais actif, il restera très probablement un solde dû à la suite du remplacement.
Ci-dessous, une activité admissible à un rabais par âge est remplacée par une autre activité qui n’est admissible à aucun rabais.
Selon la facture présente, constatez que le client devra payer un solde de 5 $.
3. Suivre les remplacements dans vos rapports
Reportez-vous à vos rapports de ventes dans le sous-onglet Rapports > Standard pour obtenir une vue claire des ventes de vos activités et les ventes d'affiliations, y compris les rabais accordées ou révoquées.
📃 Détails des ventes
Suivez vos ventes (et les annulations de ventes), y compris les rabais accordés et révoqués. Ci-dessous, une activité admissible à un rabais a été remplacée par une activité non éligible à un rabais.
Ligne 1 - Un client inscrit à une activité, affichant une vente et un rabais de 4,35 $.
Ligne 2 - L’activité a été remplacée (annulée), annulant ainsi le rabais de 4,35 $.
Ligne 3 - L’annulation de l’activité elle-même est indiquée dans la colonne Annulation des ventes.
Ligne 4 - L’activité de remplacement apparaît comme une nouvelle vente (aucun rabais n’est accordé).
📃 Ventes par poste comptable
Ce rapport fournit la somme totale des ventes par poste de comptabilité (de l’item vendu).
Affichez le montant total des ventes, des annulations, des rabais accordés et des rabais annulés par poste de comptabilité (de l’item vendu).
📃 Sommaire des ventes
Ce rapport fournit la somme totale des ventes par type de produit (activités vs marchandises, etc.). Il inclut une page détaillée pour chaque type de produit.
Affichez le total des ventes, des montants d’annulation, des rabais accordés et des rabais annulés par type de produit. Cliquez sur la page appropriée pour plus de détails.
📃 Détails des rabais et frais accordés (annulations non incluses)
Ce rapport affiche tous les rabais et les frais personnalisés qui ont été appliqués durant la plage du rapport. Il comprend un résumé par rabais et par frais, avec un aperçu de chacun sur des pages séparées. Il ne montre aucune annulation de rabais ou de frais personnalisés.
4. Foire aux questions
Quelles permissions ai-je besoin pour faire le remplacement ?
Au moins 2 permissions sont requises (*) pour faire le remplacement.
🔑 Sous le groupe Clients :
Sommaire de facturation du client* : affichez la page de facturation du client et ses transactions.
Facturation* : ajouter un achat au compte du client.
Facturation et crédit manuels : ajoutez une facture ou une note de crédit à partir du compte d’un client et ajoutez un item personnalisé à la caisse. Sans cette permission, vous pouvez toujours effectuer un remplacement, mais vous ne pouvez pas ajouter des items personnalisés.
Comment puis-je trouver rapidement la facture que je recherche ?
Dans le dossier du client, allez dans le sous-onglet Achats et cliquez sur l’icône Facture à droite du titre de l’inscription.
Puis-je remplacer plus qu’un item sur la facture ?
Un seul remplacement peut être effectué à la fois, mais vous pouvez revoir la même facture par la suite et effectuer un autre remplacement pour un autre item sur la facture d’origine.
Si l’item a déjà été remplacé sur la facture, vous ne pourrez plus le remplacer. Chaque item ne peut être remplacé qu’une seule fois à partir de la facture d’origine
Puis-je remplacer une activité par une affiliation ou vice versa ?
Une activité ne peut être remplacée que par une autre activité et une affiliation de l'ancien module d'affiliations (individuelle ou corporative) ne peut être remplacée que par un type d’affiliation similaire. Les abonnements, les affiliations familiaux et les bourses ne sont pas admissibles au remplacement. Les nouvelles affiliations (2024) ne sont pas éligibles au remplacement pour le moment.
⚽ Une activité est admissible à un remplacement si :
Le programme est actif (c’est-à-dire qu’il n’est ni expiré ni archivé). Peu importe si le programme est visible uniquement pour les clients ou les administrateurs ;
L’activité partage le même formulaire d’inscription ; et
Il s’agit d’une activité à laquelle le client n’est pas déjà inscrit.
🎫 Une affiliation est admissible à un remplacement si :
Il s’agit d’une affiliation individuelle ou une affiliation corporative ; et
Le « remplacement » est activé dans les paramètres de l’affiliation.
Comment savoir si des places sont disponibles dans une activité de remplacement ?
Si l’activité de remplacement a un nombre maximum de places disponibles, les places restantes seront affichées lors de la sélection de l’activité de remplacement.
La marchandise ou les abonnements requis sont-ils offerts lors d'un remplacement d'activité ?
Si de la marchandise et/ou des abonnements sont requis pour acheter la nouvelle activité, ils ne seront pas offerts.
L'historique de présence est-il conservé après un remplacement d'activité ?
Inclure les annulations lors de la génération d'une liste de présence pour voir qui a annulé.
La liste d’attente informe-t-elle les clients si une place se libère après un remplacement d’activité ?
Non. Si une activité qui était complète a une place libre à la suite d’un remplacement, la liste d’attente n’est pas déclenchée pour aviser les participants. Dans ce cas, les admins peuvent accéder à la liste d’attente et envoyer manuellement des notifications par courriel.
Comment les frais de revenus sont-ils facturés lors d’un remplacement ?
Si le remplacement a plus de valeur que ce qui a été remplacé, la différence sera facturée sur votre prochaine facture Amilia. Si le remplacement a moins de valeur que ce qui a été remplacé, le montant sera crédité sur votre prochaine facture Amilia. Vous pouvez en savoir plus sur comment Amilia facture votre organisation ici.
Que se passe-t-il s’il y a un solde ou un crédit à la suite d’un remplacement ?
Un solde peut rester si l’item de remplacement a plus de valeur que ce qui a été remplacé, ou n’est pas admissible aux mêmes rabais que l’item remplacé.
Un crédit peut rester si l’item de remplacement a moins de valeur que ce qui a été remplacé, ou est admissible à plus de rabais(s) que l’item qui a été remplacé.
Vous pouvez enregistrer un remboursement ou effectuer un paiement selon la situation.
Les notifications sont-elles envoyées après un remplacement ?
Lors du finalisation du remplacement, vous devez cochez "envoyer un courriel de confirmation" pour envoyer les notifications par courriel au responsable du compte, soit pour l'annulation d'un item et la facturation pour le nouvel item. Dans le compte personnel du client, les détails de facturation sont disponibles dans l'onglet Facturation, ainsi que les confirmations de facturation et d'annulation dans l'onglet Communication.
Les admins peuvent définir leurs préférences de messagerie pour recevoir des notifications lorsqu'un achat est effectué. Lors de la finalisation du remplacement, vous devez cocher la case "envoyer un courriel de confirmation".
Les invitations iCal sont envoyées au client et à l'admin LIE A L ACTIVITE après un remplacement d'activité.
Puis-je remplacer des items personnalisés sur une facture ?
Les frais supplémentaires sont annulés et crédités de la même manière qu’une inscription à une activité. Ils ne peuvent pas être remplacés.
Un rabais personnalisé ne peut être annulé que si vous annulez et créditez l’item auquel il est lié. Lorsqu’il est remplacé, le rabais n’est pas appliqué au nouvel item de facture.
Apprenez-en plus dans cet article sur les items personnalisés.
Les nouvelles affiliations peuvent-elles être remplacées ?
Actuellement, notre nouvelle fonctionnalité d’affiliation lancée en 2024 n’est pas encore éligible au remplacement. Vous devez annuler l'adhésion et effectuer un nouvel achat en boutique.
* Dernière mise à jour en juin 2022