À quoi servent les étapes ?
Le cœur d'Avest est un pipeline de vente : chaque fiche vendeur avance, étape après étape, de sa création jusqu'à la vente signée. L'étape d'une fiche indique où en est la relation commerciale avec le propriétaire et, plus tard, où en est la transaction.
💡 Le pipeline se lit en deux temps :
Avant le mandat (vue Prospects vendeurs / Suivi des opportunités) :
Nouveau → Relance → Estimation (R1) → Remise R2 → Mandat signéAprès le mandat (vue Mandats de vente) :
Mandat signé → Offre acceptée → Promesse signée → Clauses levées → Vente signée
La colonne Mandat signé est la charnière : c'est la fin du travail de prospection et le début du suivi transactionnel.
Vous pouvez changer l'étape d'une fiche de trois façons : le bouton « Changer d'étape » en haut à droite de la fiche, le tag de l'étape courante dans la barre latérale (clic direct pour ouvrir le sélecteur), ou lorsqu'une activité est en cours le bouton « Répondu ».
🆕 Nouveau
Le point d'entrée de tous les leads vendeurs.
Toute nouvelle fiche vendeur arrive ici, qu'elle vienne du site web, d'un import ou d'une création manuelle. C'est votre liste de leads à qualifier en priorité.
Ce qui se déclenche automatiquement :
À la création de la fiche, la séquence de qualification se lance toute seule : 4 tentatives d'appel sont planifiées, de J0 à J+5, soit le plafond réglementaire de quatre tentatives sur trente jours vers une même personne. Un appel que vous ajoutez vous-même dans le mois qui suit s'ajoute à ce compte.
Selon le résultat de l'appel :
Non répondu → le prochain appel est planifié (dès le lendemain).
Faux numéro → la fiche part automatiquement en Prospection Terrain (la vue dédiée au démarchage physique).
Répondu → Avest vous propose de changer d'étape ou d'archiver.
Votre objectif ici : entrer en contact avec le propriétaire et décrocher un rendez-vous d'estimation.
💡Astuce : Afin d'assurer un suivi avec vos prospects, une fiche ne doit jamais rester sans activité.
🔁 Relance
Les contacts à retravailler dans le temps.
Cette étape regroupe les prospects avec lesquels vous avez déjà eu une conversation et et qui nécessitent d'être relancés plus tard pour tenter d'obtenir un rendez-vous d'estimation.
Exemple : vous avez eu un propriétaire en ligne qui souhaite vendre, mais seulement d’ici 6 mois. Vous pouvez créer une activité à la bonne échéance pour penser à le relancer au bon moment.
La colonne Relance sert donc d’étape intermédiaire entre l’entrée d’un lead et le rendez-vous d’estimation.
📅 Estimation (R1)
Le rendez-vous d'estimation est calé.
Faire passer une fiche dans cette colonne signifie que vous avez obtenu un R1 (premier rendez-vous) chez le propriétaire pour estimer son bien.
Ce qui se déclenche automatiquement :
Une modale s'ouvre et vous demande :
la date du rendez-vous ;
la plage horaire.
Une activité « Estimation » est créée et planifiée à la date/heure renseignées. Vous pouvez ainsi ajouter cet événement à votre agenda Google/Outlook.
💡 Vous pouvez saisir une date dans le passé si vous mettez la fiche à jour après coup (rattrapage d'un oubli).
📊 Remise R2
Vous avez remis votre avis de valeur (le R2, deuxième rendez-vous).
Cette colonne regroupe les biens estimés, en attente de signature du mandat. C'est la phase de négociation du prix et de la confiance avec le vendeur.
Ce qui se déclenche automatiquement :
Une modale demande la fourchette d'estimation : prix minimum et prix maximum (dans la devise de l'agence).
Si l'intégration Yanport est active et liée à la fiche, une synchronisation de l'avis de valeur est lancée à la confirmation.
Votre objectif ici : transformer l'estimation en mandat. Une fiche qui stagne ici est une fiche à relancer (ou à rétrograder en Relance si le projet retombe).
✍️ Mandat signé
Le mandat est signé : le bien entre en commercialisation. 🎉
C'est l'étape pivot du pipeline. Elle clôt la prospection et ouvre le suivi transactionnel.
Une modale de saisie du mandat s'ouvre automatiquement : type (simple / exclusif), n° de mandat, durée et durée maximale, prix net vendeur, honoraires, prix FAI (calculé automatiquement), charge des honoraires. Un effet confettis marque l'obtention 🎊.
💡 Si un dossier Mynotary a été créé en remise d'estimation et que le mandat de vente a été signé, vous n'aurez pas à ressaisir les informations du mandat : elles seront directement reprises dans votre fiche Avest, et le projet de vente passera automatiquement en Mandat signé dès que le mandat aura été signé par toutes les parties.
🤝 Offre acceptée
Un acquéreur a fait une offre, le vendeur l'a acceptée.
La fiche passe d'un bien « en vente » à un bien « sous offre ». Sur votre site web, la pastille « Sous offre » apparaît automatiquement.
Ce qui se déclenche automatiquement :
Une modale en deux sections s'ouvre :
Offre : prix net vendeur, honoraires, prix FAI, charge des honoraires, financement (comptant / crédit).
Acquéreur lié : recherchez et rattachez le(s) acquéreur(s) concerné(s) à la vente.
Si vos annonces sont publiées sur les portails, une modale propose de les dépublier avant de continuer.
📝 Promesse signée
Le compromis (ou la promesse) de vente est signé.
L'engagement est désormais formalisé entre vendeur et acquéreur. On entre dans la phase juridique et le décompte des conditions suspensives.
Ce qui se déclenche automatiquement :
Une modale reprend les données financières de l'offre et y ajoute les dates clés :
date de signature du compromis ;
date limite d'obtention du prêt (condition suspensive crédit) ;
date d'expiration du compromis ;
date prévue de l'acte authentique.
✅ Clauses levées
Les conditions suspensives sont levées.
Concrètement, l'acquéreur a obtenu son financement (et les autres conditions du compromis sont satisfaites). Le principal risque de la transaction est écarté : la vente est quasi certaine, il ne reste plus que l'acte authentique.
Ce qui se passe :
La fiche est considérée comme sécurisée : direction l'étape finale Vente signée une fois l'acte authentique passé.
La séquence d'activités de suivi prend le relais jusqu'au closing.
Si une commission est renseignée, la modale de commission peut s'afficher à ce passage.
🏁 Vente signée
L'acte authentique est passé chez le notaire : la vente est conclue entre le(s) acquéreur(s) et le(s) vendeur(s). L'agence encaisse ses honoraires. La fiche atteint l'étape finale du pipeline.
💡Si une annonce est publiée sur le site web de l'agence, une modale propose de la mettre à jour : prix de vente FAI, statut « Vendu », adresse exacte et lien public (recommandés pour le référencement).
Tableau récapitulatif
Étape | Phase | Ce qu'elle signifie | Action automatique clé |
Nouveau | Prospection | Lead vendeur à qualifier | Séquence de 4 appels de qualification |
Relance | Prospection | Contact à retravailler dans le temps | Proposition de créer une activité de relance |
Estimation (R1) | Prospection | R1 d'estimation calé | Modale date/heure + activité « Estimation » |
Remise R2 | Prospection | Avis de valeur remis | Modale fourchette de prix + sync Yanport |
Mandat signé | Transaction | Mandat signé, bien en commercialisation | Modale mandat 🎊 |
Offre acceptée | Transaction | Offre acceptée par le vendeur | Modale offre + acquéreur lié + commission |
Promesse signée | Transaction | Compromis signé / Promesse signée | Modale dates clés (prêt, acte…). Si des annonces sont encore publiées sur les portails, une modale propose de les dépublier avant de continuer. |
Clauses levées | Transaction | Conditions suspensives levées |
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Vente signée | Transaction | Acte authentique passé chez le notaire. : La vente est conclue entre le(s) acquéreur(s) et le(s) vendeur(s). Encaissement des honoraires pour l'agence. | i une annonce est publiée sur le site web de l'agence, une modale propose de la mettre à jour — prix de vente FAI, statut « Vendu », adresse exacte et lien public (recommandés pour le référencement). |