À quoi sert cet espace
Auparavant, les acquéreurs à traiter étaient éparpillés entre le fichier acquéreurs et le suivi des visites. Les Prospects acquéreurs réunissent tout dans une file unique, que vous traitez comme votre boîte mail : plus aucun contact ne passe à la trappe.
Deux types d'acquéreurs entrent dans la liste :
ceux qui ont fait une demande sur un bien précis (depuis un portail comme SeLoger ou Leboncoin, ou depuis votre site) ;
ceux qui ont simplement rempli un formulaire de recherche, sans viser un bien en particulier.
Cette distinction est importante : elle détermine le déroulé de la qualification (voir plus bas, Cas A et Cas B).
Y accéder
Dans le menu latéral, section Acquéreurs, ouvrez Prospects acquéreurs.
La liste : votre file de qualification
La colonne de gauche présente vos prospects sous forme de mini-cartes, regroupées par échéance.
Le groupement par échéance
Les prospects sont classés selon la prochaine action à mener (le plus souvent, un appel de qualification), et non selon leur date d'arrivée. Vous traitez donc toujours le plus urgent en premier :
Groupe | Ce qu'il contient |
En retard | L'action prévue est passée, à rattraper en priorité |
Aujourd'hui | Une action est attendue aujourd'hui |
À venir | Une action est planifiée pour plus tard |
Pas de prochaine activité | Aucune action n'est encore planifiée sur la fiche |
Chaque groupe affiche un compteur du nombre de fiches. Lorsqu'un prospect vient d'être qualifié ou archivé, il rejoint transitoirement un groupe Traité, le temps que la liste se rafraîchisse : vous gardez ainsi la trace de ce que vous venez de faire.
Lire une mini-carte
Chaque carte va à l'essentiel :
le nom de l'acquéreur ;
l'étiquette Vendeur (en vert) si cet acquéreur est aussi vendeur, qui indique une opportunité de vente pour vous ;
la source de la demande : le logo et le nom du portail lorsqu'ils sont connus (SeLoger, Leboncoin, Bien'ici…), sinon le type de source ;
le bien concerné : l'adresse du bien sur lequel porte la demande, affichée en badge (uniquement pour les demandes sur un bien) ;
l'échéance de la prochaine activité ;
une pastille bleue et un affichage en gras tant que la fiche n'a pas encore été consultée. La pastille disparaît dès que vous ouvrez le prospect.
Naviguer vite au clavier
L'inbox est pensée pour un traitement au clavier. La touche ? affiche l'aide des raccourcis :
Un clic droit sur une carte ouvre un menu : Ouvrir dans un nouvel onglet, Archiver, Qualifier et Retirer de cette vue.
Les filtres
En haut de la liste, une barre de filtres vous aide à cibler votre file :
Agent : positionné automatiquement sur vous. Vous ne voyez donc par défaut que vos propres prospects.
Étiquette : filtre par étiquette.
Mandat de vente : ne conserve que les acquéreurs liés à un bien précis (recherche par vendeur ou par adresse).
Tous les filtres : ouvre le panneau complet pour combiner davantage de critères.
Un bouton + permet de créer une fiche acquéreur directement depuis l'inbox, et une action de réinitialisation efface les filtres en cours.
La fiche du prospect
Quand vous sélectionnez un prospect (ou, sur ordinateur, dès l'ouverture de l'inbox, le premier de la liste), sa fiche s'ouvre à droite.
L'en-tête et les actions
En haut, un bandeau reprend le contact et propose les actions principales :
Archiver (voir la section dédiée plus bas) ;
Qualifier : le bouton vert qui lance la modale de qualification ;
Ouvrir la fiche : ouvre la fiche acquéreur complète dans un nouvel onglet ;
un menu plus d'actions pour les opérations complémentaires.
L'onglet Qualification : votre plan de travail
L'onglet Qualification (le premier, affiché par défaut) organise le traitement en trois temps numérotés :
Contacter : les coordonnées de l'acquéreur, l'appel de qualification à passer (voir plus bas), et les informations de contexte (priorité, destination, source, projet). Vous pouvez lancer l'appel ou l'email d'ici.
Capturer : les critères de recherche de l'acquéreur (zones, budget, type de bien, surface, pièces, chambres…). C'est ici que vous complétez ou corrigez la recherche, avec l'indicateur de complétion à côté du titre.
Proposer : la demande d'origine et les autres biens rapprochés automatiquement, que vous pouvez proposer à l'acquéreur.
Une barre d'action, en bas de la fiche, reste toujours accessible avec Archiver et Qualifier (ou, si l'acquéreur a une demande sur un bien, un bouton pour traiter cette demande directement).
L'indicateur de complétion des critères
Dans la section Capturer, une petite jauge verte indique le taux de remplissage des critères de recherche, sous la forme « {pourcentage} % complété » suivi du nombre de critères renseignés sur le total.
Un bouton d'information (« Comment est calculé le pourcentage ? ») détaille le calcul : il mesure les critères renseignés (zones, budget, type de bien, surface, puis les critères propres au type recherché, comme les pièces et chambres pour une maison ou un appartement, le terrain pour une maison, l'étage pour un appartement). La liste des critères manquants s'affiche également, pour savoir d'un coup d'œil ce qu'il reste à compléter.
Pourquoi c'est important : la qualité du rapprochement dépend directement de ces critères. Plus la fiche est complète, plus les scores de rapprochement sont fiables et vos propositions pertinentes. Profitez de l'appel pour viser 100 %.
Une édition en direct, enregistrée automatiquement
Tout se modifie sans quitter la fiche, pendant que vous avez l'acquéreur au téléphone : les critères de recherche, la priorité (Chaud, Tiède, Froid, Chasse), la destination, la source ou le type de projet. Chaque modification est enregistrée automatiquement, sans bouton « Enregistrer » à cliquer.
Les autres onglets de la fiche
À côté de Qualification, la fiche donne accès, sans changer de page, aux onglets habituels de l'acquéreur : Activités, Rappro. (les biens en vente rapprochés de sa recherche), Demande / visite, CR & Offres (ses comptes rendus de visite et ses offres), Emails, Notes, Fichiers et Journal.
Traiter l'appel de qualification
Dans la section Contacter (et dans l'onglet Activités, sous Prochaine activité), l'appel à passer s'affiche dans un encadré, avec le bien concerné dans son titre et sa date d'échéance (en orange s'il est dû ou en retard). Un champ de notes vous permet de saisir le compte rendu de l'échange pendant l'appel.
Une fois l'acquéreur au bout du fil, trois issues closent l'appel :
Répondu (bouton vert) : l'acquéreur a décroché. Ce bouton ouvre directement la modale Qualifier le prospect.
Non répondu : l'appel n'a pas abouti. Une confirmation rappelle qu'une prochaine tentative est planifiée automatiquement : le prospect reste dans l'inbox, il n'est pas perdu.
Faux numéro : le numéro est erroné. Après confirmation, la fiche est archivée et le numéro marqué comme invalide (message « Faux numéro signalé, prospect archivé »).
La modale Qualifier le prospect
C'est le cœur du traitement. La modale Qualifier le prospect s'ouvre depuis le bouton Qualifier, depuis l'issue Répondu d'un appel, depuis le raccourci Q ou depuis le menu contextuel. Elle vous guide par une courte séquence de questions, différente selon que l'acquéreur a fait, ou non, une demande sur un bien.
Cas A : l'acquéreur a fait une demande sur un bien
Question 1 : « L'acquéreur est-il intéressé par le bien sur lequel il a fait une demande ? » Le bien concerné est rappelé sous la question.
Oui : vous choisissez l'étape où placer cette demande (par défaut Visite planifiée) et, s'il s'agit d'une visite, vous renseignez la date et le créneau (par tranches de 30 minutes). Puis Suivant.
Non : la demande d'origine est classée sans suite sur ce bien, et la séquence enchaîne sur la question suivante.
Question 2 (si l'acquéreur n'était pas intéressé) : « Son projet d'achat est-il toujours d'actualité ? »
Non : le bouton devient Archiver l'acquéreur. Son projet est archivé.
Oui : vous passez à l'étape Proposer.
Question 3, étape Proposer : « Proposer les rapprochements à cet acquéreur ». L'outil affiche les autres biens qui correspondent à sa recherche. Pour chacun, vous pouvez :
le proposer (par email, par SMS ou par téléphone) ;
l'envoyer en suivi des visites (à une étape précise) ;
ou le classer sans suite.
Quand vous avez terminé, cliquez sur Terminer.
Cas B : pas de demande sur un bien
Quand l'acquéreur a seulement rempli un formulaire de recherche, il n'y a pas de bien d'origine. La séquence commence donc directement par « Son projet d'achat est-il toujours d'actualité ? » :
Non : Archiver l'acquéreur.
Oui : étape Proposer, où vous lui présentez les biens correspondant à sa recherche, exactement comme au Cas A.
S'il n'y a aucun autre bien à proposer
Si aucun bien ne correspond à sa recherche pour le moment, l'outil vous l'indique. En validant, la demande est classée sans suite et l'acquéreur reste en recherche : sa fiche n'est pas archivée. Vous pourrez le re-solliciter plus tard, par exemple après une nouvelle entrée en portefeuille.
Le récapitulatif « Qualification terminée »
À la fin, un écran Qualification terminée résume tout ce qui a été fait :
le statut de la fiche est passé en « En recherche » ;
la demande d'origine a éventuellement été classée sans suite ;
le nombre de rapprochements proposés (avec le canal : par email, par SMS, par téléphone) ;
ceux envoyés en suivi des visites ;
ceux classés sans suite ;
la demande passée à une nouvelle étape (par exemple une visite planifiée, avec sa date).
Fermez l'écran : le message « Prospect qualifié » confirme l'action, et le prospect quitte votre file.
Archiver un prospect
Le bouton Archiver (en-tête de la fiche, raccourci E ou menu contextuel) est un raccourci pour clore un prospect sans dérouler toute la qualification, par exemple quand l'échange a eu lieu hors de l'application. Il ouvre une mini-séquence :
Si l'acquéreur n'a pas de demande sur un bien : l'écran « Archiver le projet d'achat » vous prévient que la fiche passera en « Archivé » et n'apparaîtra plus dans les prospects. Confirmez avec Archiver.
Si l'acquéreur a une demande sur un bien : la séquence commence par proposer d'indiquer la demande de visite sans suite, avant de finaliser.
Le message « Prospect archivé » confirme l'action.
💡 Bon à savoir : archiver n'est pas classer sans suite. Archiver met fin au projet d'achat de l'acquéreur (sa fiche sort des prospects). Classer sans suite ne concerne qu'une demande sur un bien : c'est réversible et cela n'archive pas la fiche, qui reste en recherche.
Bonnes pratiques
Faites de l'inbox votre routine du matin. Ouvrez Prospects acquéreurs, descendez votre file du plus urgent (En retard, Aujourd'hui) au reste, appelez et qualifiez. Quand la file est vide, vos acquéreurs sont à jour.
Complétez les critères pendant l'appel. Visez 100 % de complétion : c'est ce qui rend les rapprochements et les propositions pertinents.
Proposez toujours via l'outil. Passer par la sélection dans l'étape Proposer conserve la traçabilité du canal et de la date. Un contact « hors outil » ne laisse aucune trace.
Préférez le sans suite à l'archivage dans le doute. Une demande classée sans suite se re-sollicite facilement ; un projet archivé sort de vos prospects.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre « Archiver » et « classer sans suite » ?
Archiver met fin au projet d'achat de l'acquéreur : sa fiche passe en « Archivé » et quitte les prospects. Classer sans suite ne concerne qu'une demande sur un bien : l'acquéreur reste en recherche, sa fiche n'est pas archivée, et l'action est réversible.
Que se passe-t-il si aucun autre bien ne correspond à la recherche ?
La modale vous le signale. En validant, la demande d'origine est classée sans suite et l'acquéreur reste en recherche (sa fiche n'est pas archivée). Vous pourrez lui proposer un bien plus tard.
J'ai appelé un acquéreur qui n'a pas répondu. Est-ce que je le perds ?
Non. En choisissant Non répondu, une nouvelle tentative est planifiée automatiquement et le prospect reste dans votre inbox, dans le groupe correspondant à sa prochaine échéance.
Pourquoi certains prospects n'affichent-ils pas de bien sur leur carte ?
Parce qu'ils ont rempli un formulaire de recherche sans viser un bien précis (le Cas B). Leur qualification commence directement par la question sur l'actualité du projet.
Comment savoir ce qu'il reste à qualifier ? Chaque groupe de la liste (En retard, Aujourd'hui, À venir…) affiche son propre compteur de fiches. Traitez-les jusqu'à vider votre file.