Cas d'usage : une personne appelle l'agence au sujet d'un bien. Le négociateur veut créer la fiche acquéreur et la demande sur le bien sans saisie manuelle : il envoie un email.
1. Le principe
Le CRM lit les emails qui lui parviennent, en extrait les informations, puis :
crée (ou retrouve) le contact,
crée (ou met à jour) la fiche acquéreur,
crée la demande acquéreur rattachée au bien si une référence est reconnue,
attribue le tout à un négociateur selon les règles de l'agence,
ajoute une note sur la fiche avec le message écrit dans l'email.
2. Où envoyer l'email
Deux configurations existent selon le client :
a) L'agence a une adresse de transaction dédiée (type transaction@monagence.com), avec l'adresse de collecte Avest intégrée en pied de page ou en redirection.
→ Le négociateur écrit simplement à cette adresse de l'agence. Rien d'autre à faire : le CRM retrouve l'agence grâce à l'information présente dans le pied de page du message, où qu'elle se trouve (destinataire, copie, corps du message, signature). C'est le cas le plus confortable pour le client.
⚠️ La condition sur l'expéditeur — et quand elle s'applique vraiment
Le CRM doit aussi identifier d'où vient la demande. Deux cas :
Transfert d'un email de portail (SeLoger, Leboncoin, Bien'ici…) : le portail est reconnu au contenu du message. L'expéditeur n'est pas vérifié — le transfert fonctionne depuis n'importe quelle boîte.
Email rédigé à la main (le cas de l'appel téléphonique) : aucun portail n'est reconnu, donc le CRM se rabat sur l'expéditeur, qui doit être déjà connu :
l'adresse email professionnelle du négociateur telle qu'enregistrée dans le CRM pour cette agence, ou
l'adresse email de l'agence enregistrée dans le CRM
cette adresse doit relever de la même agence ou du même groupe que l'identifiant trouvé dans le message.
Si l'expéditeur n'est pas reconnu dans ce second cas, rien ne se crée, sans message d'erreur pour l'utilisateur (une alerte partant seulement côté équipe Avest).
3. Les informations à mettre dans l'email
Obligatoire — sans ça, rien n'est créé
Email OU téléphone de l'acquéreur potentiel (au moins l'un des deux). Seul vrai prérequis de contenu : sans coordonnée, pas de contact, donc pas de fiche.
Indispensable pour rattacher la demande au bien
La référence du bien, écrite explicitement et précédée du mot Référence ou Réf. :
soit la référence du dossier de vente visible dans le CRM (4 lettres + 4 chiffres, type
ABCD1234),soit la référence de l'annonce diffusée.
Sans référence reconnue : seule la fiche acquéreur est créée, pas de demande sur le bien. Le rattachement ne se fait jamais sur des critères (prix, ville, surface) — uniquement sur la référence.
Fortement recommandé
Nom et prénom de la personne
Le contexte de l'appel : il devient une note sur la fiche
L'origine de la demande en clair (voir §4)
Utile si la personne l'a dit au téléphone
Ville(s) ou codes postaux recherchés · type de bien · budget (min/max) · surface · nombre de pièces/chambres · nature du projet (résidence principale, secondaire, investissement) · financement (prêt en cours, prêt relais, sans prêt) · souhaits particuliers (ascenseur, extérieur, parking, piscine)
4. Le cas de la « source » de la demande
Il n'y a pas de champ « source » à renseigner : l'origine est déduite du contenu.
Si un nom de portail apparaît quelque part dans l'email, la demande est étiquetée avec ce portail. Si l'appelant dit « j'ai vu votre annonce sur SeLoger », écrire SeLoger dans l'email donne la bonne origine.
Si aucun nom de portail n'apparaît, l'origine reste générique (« demande reçue par email »). Il n'existe pas de valeur Appel téléphonique, et Site web ne peut pas être forcé par un mot-clé.
Écrire malgré tout l'origine réelle dans le corps du message (« appel entrant du 8 septembre, a vu le panneau ») : elle reste lisible dans la note de la fiche.
⚠️ Effet de bord : citer un portail « pour information » alors que la demande vient d'ailleurs fausse les statistiques de sources de l'agence.
5. Modèle d'email
Destinataire : l'adresse de transaction de l'agence (ou l'adresse de collecte Avest)
Expéditeur : l'adresse professionnelle du négociateur, celle enregistrée dans Avest
Objet : Demande acquéreur – Réf. ABCD1234 – Mme Dupont
Corps :
Appel reçu ce jour à l'agence.
Nom : Dupont
Prénom : Marie
Téléphone : 06 12 34 56 78
Email : marie.dupont@exemple.fr
Référence du bien : ABCD1234
Origine : appel téléphonique, la cliente a vu l'annonce sur SeLoger
Demande : souhaite visiter, disponible en fin de semaine. Budget jusqu'à 450 000 €, cherche une maison 4 pièces sur Bordeaux et alentours, résidence principale, prêt à faire valider.
Une information par ligne, avec un intitulé devant : c'est le format le plus fiable à la lecture automatique. Et surtout, ne pas supprimer le pied de page du message.
6. Ce qui se passe ensuite
Attribution : d'abord le négociateur en charge de l'annonce, puis celui en charge du dossier de vente, puis un négociateur identifié dans l'email — chacune de ces règles n'agit que si l'agence l'a activée dans ses paramètres. À défaut, les règles habituelles de l'agence s'appliquent (secteurs géographiques, planning de permanence, tour de rôle).
Alerte : le négociateur destinataire est notifié par email.
Note : le message écrit dans l'email est déposé en note sur la fiche.
Pas de doublon : contact et fiche existants sont mis à jour, pas dupliqués ; un même bien + un même acquéreur ne créent qu'une seule demande. On peut renvoyer un email sans crainte.
Séquences : une fiche créée par ce canal peut déclencher les séquences automatiques de l'agence (emails/SMS au prospect). À garder en tête avant tout envoi de test avec de vraies coordonnées.
7. Pièges fréquents
Symptôme | Cause la plus probable |
Rien n'apparaît dans le CRM, sur un email rédigé à la main | Expéditeur non reconnu par le CRM (adresse du négociateur absente ou différente de celle enregistrée) |
Fiche acquéreur créée mais non rattachée au bien | Référence absente, mal orthographiée, ou ne correspondant à aucun bien de l'agence (ou du groupe) |
Le contact arrive sans nom | Nom/prénom absents ou noyés dans une phrase |
La demande est classée sur un mauvais portail | Un nom de portail figure dans le message (signature, historique de conversation transféré) |
Bonnes pratiques
Éviter les suites de lettres+chiffres inutiles dans le message (numéros de dossier interne, codes divers) : elles peuvent être prises pour la référence du bien.
Une demande = un email. Ne pas regrouper plusieurs prospects dans un même message.